Blog de Christian Roux consacré aux applications Android

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50.- Les Bases de données dans l'univers mobile (4 programmes testés, comparaisons et analyses)

28.07.2016 / màj 13.10.2016 - Une base de données sert à stocker toutes sortes de textes et valeurs : noms et adresses, dates, numéros de téléphones, adresses e-mail et internet, y compris de longs textes (plusieurs milliers de caractères soit plusieurs pages de texte). Elle stocke des photos et vidéos (pas les photos elles-mêmes mais leurs adresses, pour y accéder). Elle permet de retrouver facilement toutes ces données (filtres, tris, recherches et remplacements), de les manipuler manuellement ou automatiquement si associé à un programme (voir "macros-VBA", p.ex. une quantité en stock qui évolue selon les factures faites). Mais ce n'est pas tout: une base de données doit permettre de présenter les données d'une façon ergonomique, de les imprimer et d'en faire des PDF. Sur mobiles, une base de données peut être composées au maximum de centaines, milliers, voire dizaines de milliers d'enregistrements, selon le volume de ceux-ci. Pour davantages de données, il vous faudra un PC/Mac.

J'ai testé un grand nombre de programmes dédiés de base de données sur iOS et Android et, tenez-vous bien, aucun n'égale la souplesse et la puissance d'une simple feuille Excel, à condition de faire les bons choix de logiciels et d'utilisation. Sur Android, trois programmes sont à recommander, avec certaines différences importantes, pour gérer vos bases de données au format Excel.

Mais avant de les présenter je dois dire une chose évidente mais capitale: les fichiers Excel (en XLSX ou en XLS et XLSX pour certains programmes) peuvent être lus et édités sur PC-Mac-Linux aussi, en parfaite alternance (passer de l'un à l'autre aussi souvent que souhaité), non seulement via MS Excel, mais aussi via plusieurs autres programmes compatibles et souvent gratuits, qui sont parfois meilleurs que les originaux... et ce sur Android mais aussi sur iOS-PC-Mac-Linux.

Voici 3 programmes compatibles Excel (XLS et/ou XLSX) que je recommande sur Android: (Voici aussi un tableau fruit d'un test comparatif)

1.- Microsoft Excel, l'original, est à recommander pour les gros fichiers, 2.5MB ou plus, soit 1000 pages env. Vous pouvez monter jusqu'à 10 voire 20MB, son filtre est pratique et rapide (ralentit selon la taille du fichier et d'autres critères), mais MS Excel nécessite l'accès au Cloud OneDrive (ce qui n'est pas si grave car vous n'en avez pas besoin à l'usage), dont l’usage peut être payant, et l’app est payante, si je ne me trompe pas, pour les tablettes de plus de 10.1", ne supporte que le XLSX. Dans la copie d'écran ci-dessous, un filtre a été posé et rempli (1) (par le mot "PHYS"), voir plus bas quelques explications sur les filtres. J'ajoute que la création de PDF est désormais possible mais nécessite de se connecter à internet (pourquoi???) et prend du temps.

Il n'est possible d'afficher que 3 lignes dans l'éditeur de formules (1), ce qui est très peu, mais mieux que d'autres programmes qui n'en n'affichent qu'une. Heureusement, pour éditer le texte (ajouter, supprimer, déplacer), on peut aussi le faire directement dans la cellule

Vous pouvez enregistrer le fichier en "local". Enregistrer sous (1), Cet appareil, Documents (p.ex.) (2), indiquer le nom (3) puis Enregistrer (4)

2.- WPS Office, dont je parle par ailleurs abondamment sur cette page a une excellente ergonomie, c'est celui qui offre le plus de fonctionnalités «Excel», mais il ne supporte que des feuilles de max. 4MB env. Il a de très nombreux avantages par rapport à MS Excel et serait parfait s'il supportait de plus gros fichiers.

Exemple de possibilité d'indiquer une chaîne de caractère dans un filtre: Contient (1), "Phys" (2), Ok (3)

Deux lignes d'édition (2), touche Tabulation ou Saut à la ligne (3), Clavier ouvert (4) et en bas touches de navigation (5) du clavier Hacker's Keyboard

3.- PlanMaker (pas la version HD, qui est pour tablette et que je connais moins, je parle de la version pour smartphone, qui semble très sommaire et demande quelques réglages initiaux pour bien démarrer) a lui aussi plus d'un tour dans son sac! Il supporte les très gros fichiers en XLS (pas seulement XLSX comme MS Excel, ce qui offre plusieurs avantages exclusifs), avec rapidité en toute circonstance (ouverture, enregistrement, recherche, etc.), a une fonction Aller à, qui permet d'aller à une cellule donnée (WPS Office aussi), d'afficher le 100% du contenu (pas tronqué, tout y est) de cellule ayant un contenu jusqu’à env. 3-4000 caractères, et d'éditer directement dans la cellule (tout comme MS-Excel, énorme avantage dans l'utilisation d'une base de données). Il est le seul sur Android qui laisse les fichiers Excel 100% intègres (inclus ActiveX). Les PDFs créés sont propres. Du côté limites, son filtre est très sommaire et n'affiche que 140 options au maximum, en fait il n'est pas utilisable. De plus il est impossible (en fait trop compliqué!) de générer des sauts de lignes dans une cellule. Mais il a d'autres forces. Au final, un excellent outil!

4.- Quelques mots à propos de, à mon avis, la meilleure base de données (donc pas un programme "compatible Excel", mais au format "SQL Lite") sur Android, PortoDB. Vous pouvez gérer des tables importantes (ici 65000 enregistrement courts, plus de 5MB. On parle qu'il est possible de gérer jusqu'à 3-4GB! J'en doute). Si vous n'avez pas de longs textes sans sauts de lignes (car le texte sans saut de ligne s'affiche sur une ligne, quelle que soit sa longueur...), elle peut rendre de grands services. Vous pouvez filtrer simplement (mais un seul niveau de filtre et pas d'outils de recherche, ce qui est pauvre). L'import-export avec Excel est possible via WPS Office et le format CSV.

L'édition d'une fiche (1). Enter pour faire un saut de ligne (2), les touches de navigation (3)

Je pourrais compléter cet article de nombreuses autres caractéristiques de ces logiciels, et ce sur chacune des plates-formes que j'ai indiquées plus haut. Demandez-moi toute question que vous auriez, j'y répondrai avec plaisir

Le plus important est qu'Excel, qui outre des data (données), peut stocker des liens hypertextes (p.ex. adresses de pages internet), des formules (calculs p.ex. mais bien d'autres) est le format de base de données à recommander sans aucun doute sur Android et iOS (en plus de PC et Mac; mais là il y a des alternatives, bien que personnellement je gère également sur Excel PC-Mac diverses bases de données, avec sous certaines conditions, des fichiers de plus de 50MB)

Différence entre XLS et XLSX : XLS est le format historique (plus ancien) d’Excel, le fichier prend un peu plus de place, mais l’exécution est parfois plus rapide (cela dépend). Du code de programmation VBA peut être inclus qui permet sur PC-Mac des automatisations de tâches. XLSX est le format «nouveau» qui est plus compressé et que Microsoft veut que les utilisateurs utilisent. Pas de possibilité de programmation (il faudrait le XLSM, non reconnu sur mobiles), plus lent à l’ouverture, puis parfois plus rapide ou plus lent. Beaucoup de programmes permettent de passer de XLS à XLSX ou de XLSX à XLS

Un dernier mot : depuis longtemps j’utilise des tablettes* Windows (pas Windows Mobile, mais un vrai Windows) pour utiliser les fichiers Excel. Une tablette Windows fonctionne comme une tablette Android ou iOS, mais l’ergonomie est quelque peu inférieure dans son usage tactile. Or là, les possibilités sont plus étendues, surtout à niveau de l'édition dans les cellules qui est multiligne. Si vous voulez le top, tout en étant mobile, c’est ici que cela se passe! (*tablettes, convertibles 2 en 1, petits PC-Mac - même pas récents - de toutes sortes.)

La grande différence sur Excel PC (dans l'illustration, même sur un vieux Excel et un simple écran 1024x768px) ou Mac est que l'éditeur de texte affiche de nombreuses lignes (plusieurs dizaines si nécessaire), et que l'on peut éditer (ajouter, supprimer, copier, coller, etc.) à l'intérieur de ces lignes, ce qui est évidemment fort pratique... si vous stockez des données longues (voir mes exemples). Si vous ne stockez que des données courtes (une rue, une adresse e-mail, p.ex.) un programme plus limité comme le sont ceux sur iOS et Android fera tout-à-fait l'affaire.

Exemple du programme de devis-facturation Excelgestion PC/Mac full en service avec Microsoft Excel sur une tablette Emdoor de 7" (tablette PC sur Microsoft Windows 8.1 d'un prix de moins de € 90, demandez-moi si vous êtes intéressé par une solution clé-en-main). La tablette peut être pilotée de façon tactile (doigt ou stylet) ou connectée à un simple clavier-souris sans fil. Polyvalent! ...et économique! Des macros (programmation VBA) automatisent le travail de facturation, gestion de stock, archivage des documents, commandes aux fournisseurs, etc. Ce programme coûte € 70 seulement. Il est possible d'avoir plusieurs dizaines de milliers d'articles et clients. Tout est très rapide et efficace.

NEW: Une version plus limitée (1000 articles maxi), mais spécialement conçue pour iOS/Android, sans programmation (néanmoins automatique) ExcelgestionMobile v6 existe. Elle fonctionne via WPS Office sur iOS, via Microsoft Excel sur Android. Sur PC-Mac-Linux elle fonctionne bien évidemment via des programmes payants ou gratuits, me consulter au besoin. Une version existe déjà pour ceux qui font de la location, d'autres adaptations sont possibles.

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