ExcelgestionMobile version 1, fichier-programme de facturation fonctionnant sur Android via "WPS/Kingsoft Office v7" et sur PC/Mac via tout logiciel compatible Excel (format XLS)
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Simple et puissant à la fois, même sur Android Avec ExcelgestionMobile version 1 et un minimum de connaissances sur un programme tableur : Depuis plus de 15 ans à votre service avec professionnalisme. Souvent copié, jamais égalé!
• simple à utiliser, rapide et efficace
• tables des articles (max 226 articles) et stocks, des clients/fournisseurs (max env. 300), des factures/documents
• devis/facturation pour les biens et les services, simples ou sophistiquées, désignations d'articles sur plusieurs lignes, catégories, rabais individuels (note: les articles apparaissent sur la facture dans l'ordre des numéros)
• avec (ou sans) TVA (2 taux + 0)
• archivages des documents et réimpressions de ceux-ci avec ou sans modification(s)
• impressions (A4 ou Letter) via Google Cloud Print et en PDF au look professionnel (votre raison sociale et logo comme vous le voulez), sur plusieurs pages au besoin, affichage d'une 2e monnaie, n° de facture auto, prévisualisation, multiples textes de conditions de vente, affichage de l'adresse du client à gauche sur demande, adresse de livraison sur demande, etc.
• gestion du stock évoluée partiellement automatique et facultative: cumul des entrées et sorties, stock minimal, stock initial, stock actuel
• recherche des articles et des clients par mots-clé et/ou filtrage
• commandes aux fournisseurs (gestion des achats, n° de fournisseur, prix d'achat, entrées en stock)
• nombreuses statistiques: TVA, Balance, CA, Tableaux croisés dynamiques, etc.
• importation/exportation aisée de données (articles, clients, etc.) par simples copier-collage spécial (Valeur)
• bilingue français/anglais (autres langues possibles par vos soins)
• sur Android avec le programme gratuit WPS/Kingsoft Office qui lit les fichiers Excel
• sur PC/Mac, avec Microsoft Office v2007 pour PC, 2011 pour Mac, et suivantes (avec macros) ou un autre programme compatible XLS (sans macros)
• sur Android, l'utilisation d'un stylet et/ou d'un clavier bluetooth/USB peuvent vous aider
• solution souple et évolutive en tout temps (simple fichier Excel/XLS), bas coûts en cas de personnalisations/modifications
• documentation détaillée, tutoriels, aide par e-mail, téléassistance possible, service soigné
• seulement CHF 29.95 / € 24.99, dans le prix est inclus l'ajout de votre raison sociale et de votre logo, ainsi que quelques envois de mails de votre part (et notre réponse) pour débuter
Infos sans engagement: excelgestion@bluewin.ch ou +41 (0)26 401 05 08 (8h-19h30 lu-sa)
Nombreuses réalisations de gestion à notre actif >Exemples >Ce que disent nos clients...
Télécharger ExcelgestionMobile v1 (version démo pleinement fonctionnelle mais pas à votre nom)
Table des Tutoriels
1.- Réaliser une facture et l'imprimer en PDF
2.- Lors d'une facture, sortir du stock. Fonctionnement du Stock
3.- Réaliser une commande à un fournisseur et passer l'entrée en stock
4.- Remettre à zéro après avoir réalisé un document
5.- Enregistrer un paiement d'une facture, voir la balance
6.- Statistiques: Tableau croisé dynamique
7.- Faire des sauts de lignes et ajuster la hauteur des lignes dans la feuille "Print"
Un fichier d'aide complet en français/english au format Excel est disponible ici (mais quelques changements dans le programme ont été faits ultérieurement)
ExcelgestionMobile v1, différents moyens pour vous en dire plus
Exemple fictif de document (cliquer pour voir en grand).
À l'achat, votre raison sociale + logo seront placés sur la facture.
Exemple: La feuille "Saisie", à la fois feuille d'Articles, pour la saisie des factures et les commandes aux fournisseurs
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Regardez ces vidéos |
Exemple de facture en pdf réalisée depuis WPS Office/Android avec ExcelgestionMobile v1
Comparaison des fonctionnalités entre les versions 1, 3 et 4
| Fonctionnalités | Version 1 | Version 3 | Version 4 |
| Nombre d'articles | 226 (max. théorique possible 254) | env. 3000 | 254 (max possible env. 500) |
| Nombre de lignes de facturation | 226 (max. théorique possible 254) | 20 (max. possible env. 50) | 100 |
| Nombre de partners | approx. 300 | approx. 3000 | approx. 300 |
| Nombre de documents archivables | approx. 300 | approx. 3000 | approx. 300 |
| Programme(s) requis sur Android | WPS Office | PortoDB (pour "manager") WPS Office (pour imprimer) |
WPS Office |
| Programme(s) possible(s) pour utilisation sur PC/Mac | MS Office (avec macros, recommandé) WPS Office PC (sans macros) |
MS Office WPS Office (recommandé) |
MS Office (avec macros, recommandé) WPS Office PC (sans macros) |
| Possibilité de travailler sur PC/Mac | Oui | Oui, essentiellement pour imprimer | Oui |
| Macro, automatisation sur PC/Mac | Oui | Non | Oui |
| Fonctionnalités (liste partielle des fonctions de base) | 1) Facturation
(articles dans l'ordre des numéros) 2) Gestion des clients 3) Gestion du stock 4) Affichage des statistiques 5) Commandes aux fournisseurs 6) Impressions/PDF |
1) Facturation 2) Gestion des clients 3) Gestion du stock (à venir) 4) Affichage des statistiques 5) Commandes aux fournisseurs (à venir) 6) Impressions/PDF |
1) Facturation
(articles dans l'ordre de la saisie) 2) Gestion des clients 3) Gestion du stock 4) Affichage des statistiques 5) Commandes aux fournisseurs 6) Impressions/PDF |
| Tâches manuelles requises sur Android | 3), 4), 5) par copier-coller | Les tables Articles et Factures doivent être copiées-collée dans le fichier XLS pour 3), 4), 5), 6) | 3), 4), 5) par copier-coller |
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Commander la version avec votre logo et votre raison sociale (veuillez nous envoyer vos coordonnées et votre logo par e-mail pour que nous les ajoutions sur votre exemplaire) seul. CHF 29.95/€ 24.99 tout compris (payables par cartes de crédit via Paypal).
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TUTORIELS
sur ExcelgestionMobile v11.- Réaliser une facture et l'imprimer en PDF
Ouvrez le programme "WPS Office", ouvrez le document "xlgm1_xxx.xls". Assurez-vous que vous êtes en mode d'édition, pour cela si en haut à gauche s'affiche "Modifier", cliquez pour modifer en "Terminé"
(1). Allez sur l'onglet et la feuille "Partners" (2). Au besoin remplissez sur la prochaine ligne libre le prochain client (3) (ou fournisseur si c'en est un), dans la colonne A, ligne 6, vous indiquerez N° de client "5" etc sur chaque colonne (voir plus bas comment faire pour passer d'une colonne à l'autre facilement)
Allez sur la prochaine feuille à Droite, sur "FirstData" (1), cliquez sur le mot Facture (2) et ouvrez la liste déroulante en (3) Choisissez "Devis" (1) en A3. Puis sur la cellule d'en-dessous (B4) s'affiche le numéro "5" (2) mais le programme propose en A4 comme prochain numéro le "6". Notez au milieu en bas (pas de flèche) l'icône "Clavier" que vous allez utiliser au prochain point pour ouvrir le clavier. Veuillez distinguer les cellules au fond bleu (qui sont des listes déroulantes à ouvrir et choisir en-dehors du mode "Clavier", et les cellules au fond vert qui sont à remplir (si besoin, ou à laisser comme elle sont) à l'aide du mode "Clavier" Vous voyez toujours la cellule B4 activée (rectangle vert) (1). Ouvrez le clavier et cliquez "6" (2) (au besoin effacez le montant "d'avant" en pressant sur la flèche "Effacer" sous notre numéro et flèche 4 (pas d'illustration). Pour passer à la prochaine cellule tout en gardant le clavier ouvert, vous pouvez presser "Enter" (3) qui vous fera aller en bas, ou "TAB" (4) qui vous fera aller sur la prochaine cellule non protégée à droite. Ici, pressez "Enter" (3) et remplissez toute la feuille "FirstData" Pressez sur votre appareil la touche physique "Retour" pour fermer le clavier et allez sur la prochaine feuille à droite "Saisie". Sur les lignes 17 et suivantes d'affichent les articles. en col A le numéro (que vous pouvez changer à votre guise), en col B la Désignation (idem), en col C la Qté qui est la quantité que vous voulez offrir/facturer, etc, en col D l'unité (ou catégorie), en col E le prix unitaire de vente brut (PUVB), en col F le rabais unitaire (à choix, par article), indiquez "10" pour "10%", en G le programme affiche le total net, en H vous indiquez le code TVA (0-1-2, les taux sont en feuille "Variables"). Les autres colonnes sont expliquées dans d'autres tutoriels. Dans l'exemple nous saisissons les quantés et rabais de 3 articles. Le total actuel par article s'affiche sur la ligne (col G), le total final s'affiche en feuille "FirstData" Allez sur la prochaine feuille "Print" (1) pour imprimer le devis. Cette feuille est entièrement protégée, seule la cellule C16 (2) est libre et il faut ouvrir la liste déroulante (3), choisir Multiple (4), Sél. tout (5), et enfin décocher (enlever le "vu") à côté du "0" (6). Cliquez à côté de la liste (7) pour valider votre sélection La liste est correcte, vous pouvez contrôler le document "Devis" (1). Si vous n'avez pas de modification, nous allons l'imprimer. Allez en bas et cliquez sur Outils (2) Sélectionnez l'onglet "Fichier" (1) puis "Imprimer" (2) Assurez-vous que "Print" est la feuille choisie (1), puis bouton "Imprimer" (2) Postscript (1) Modifiez au besoin l'emplacement (1) et le nom du document (2), modifiez PS en "PDF" (3), pressez "Exporter vers PDF" (4). Le fichier est créé, vous pouvez l'ouvrir depuis le programme PDF inclus à "WPS Office" Voici le document tel qu'il s'affiche, le PDF est propre et sans défaut 2.- Lors d'une facture, sortir du stock. Fonctionnement du Stock D'abord quand vous facturez (soit lors de la réalisation du document "Facture" soit du document "Bon de livraison" s'il y en a un, à vous de voir), vous devez savoir si le niveau de stock vous le permet. Ci-dessous nous avons prévu de facturer 50x l'article 3 (1 + 2). Le niveau de stock le permet-il? Nous sommes en mode édition (= "Terminé") (3) sur la feuille "Saisie" (4). Déplacez-vous à droite de la feuille (5) Et nous voyons que pour l'article 3 (1), le stock avant ces 50 est de "215.0" (2), il est donc suffisant. Nous voyons aussi que le cumul des entrées (col N) indique "250" unités, alors que le cumul des sorties (col O), indique "35.0", il n'est donc clairement pas temps de passer commande. Nous avons réglé le stock minimal (col K) à zéro et le stock initial (col L) était lui aussi de zéro au début de notre mise en service du programme (lors d'un inventaire) Nous sautons ici les étapes de facturation, un tutoriel leur est consacré, et allons simplement sortir ces 50 du stock. Sur la feuille "Stock" (1), vous voyez en ligne 3 les "50" (2). Cliquez sur l'entête de la ligne 3 (sur le chiffre 3) (3), afin de sélectionner cette ligne Puis tapez doucement sur l'écran, sur la ligne sélectionnée (1) pour activer le menu contextuel et cliquez sur "Copier" (2) Placez-vous sur la cellule A5 (1) (qui est cachée maintenant), sur laquelle vous tapez doucement pour ouvrir un nouveau menu contextuel, allez à droite de celui-ci et cliquez sur "Collage spécial" (2) Dans le menu qui s'est ouvert, sélectionnez "Valeurs" (1) et ouvrir la liste déroulante "Opération" (2) puis choisissez "Ajouter" (3). Validez avec le bouton "Coller" (4) Le cumul des sorties (qui était à 35) est maintenant passé à "85" (1). C'est tout, le stock est maintenant mis à jour (en feuille "Saisie") il était de 215 et est descendu à "165"
3.- Réaliser une commande à un fournisseur et passer l'entrée en stock
Vous devez faire une commande à un fournisseur quand la colonne "Proposition de commande" (3) (col J de la feuille "Saisie" (2)) indique une quantité positive. Ici, dans l'exemple, J17 indique 36.0 (4) (le programme indique un zéro après la virgule, pour les fractions d'articles, utile dans certains cas). Assurez-vous que vous êtes en mode d'édition ("Terminé") (1). La colonne Q (que vous avez remplie comme le reste, préalablement, indique que le fournisseur porte le numéro "4" (5) et que sa description est complète (6)
Vous revenez à gauche de la feuille et en C17 (1), vous ouvrez le clavier et indiquez une commande de 100 pièces (2), puis pressez Enter (3). Répétez l'opération pour tous les articles du fournisseur "4" qui doivent être commandés
Rendez-vous sur la feuille "FirstData" (1), en B3 ouvrez la liste déroulante et sélectionnez "Bon de commande" (2)
Remplissez le reste de la feuille sans oublier de mettre en B7 "4" comme N° de partner, éventuellement "8" comme Condition de paiement "Veuillez nous livrer..." ou créez une condition qui vous convient en feuille "Variables"
La feuille "FirstData" doit ressembler à la copie ci-dessous.
Puis préparez l'impression, faites l'impression/pdf comme indiqué dans le tutoriel "Réaliser une facture et l'imprimer en PDF". Faites une copie pour vous, comme cela à réception, vous pourrez vous y retrouver plus facilement.
A noter que le document indiquera non le Prix de vente unitaire brut, mais le Prix d'achat unitaire du fournisseur (col S, de la feuille "Saisie")
Quand vous recevrez la marchandise, vous ferez une entrée en stock, feuille "Stock" (1). Le moyen le plus simple est d'entrer au clavier (3) la nouvelle quantité dans la colonne de l'article correspondant, en ligne 4 "Cumul Entrées" (2), ici en B4 il y a "5" et vous recevez "100" vous cliquez donc la nouvelle valeur de "105" (4). Idem pour chaque article
4.- Remettre à zéro après avoir réalisé un document
Après avoir créé un document et l'avoir imprimé, votre feuille "Saisie" (1) doit apparaître ainsi, avec des données (visibles ou non en haut de l'écran) en colonne C et F (2 + 3). Vous allez avoir à ouvrir le filtre (4). Il faut que vous ayez activé le mode édition ("Terminé" en haut à gauche (5))
Le filtre étant ouvert comme dit plus haut, choisissez "Multiple" (1), "Sélectionner tout" (2) et décochez les "Blancs" (3), (enlever le "vu"). Puis cliquez à côté du menu pour le valider et le fermer (4)
Vous voyez que la colonne a maintenant un symbole entonoire (1). Sélectionnez la 1ère valeur (C17) (2) et ouvrez le clavier (3)
Vous voyez la première quantité restante "10" (1). Pressez la touche "Effacer" (2) puis "Enter" (3) et répétez l'opération (Effacer, Enter, etc.) pour effacer toutes les données, puis fermez le clavier (touche sur votre Android). C'est fait!
VARIANTE: Si vous avez beaucoup d'articles qui ont été vendus ou offerts, il est plus simple de faire ainsi: Sélectionnez tous les articles (1), puis ouvrez le menu "Outils" (2)
Sélectionnez l'onglet "Cellule" (1), puis "Effacer" (2)
Et choisissez "Contenu" (1). Vos données sont effacées. Fermez le menu (2). Vous pouvez faire de même avec les rabais ("%", col F.) C'est fait!
5.- Enregistrer un paiement d'une facture, voir la balance
D'abord, vous devez avoir facturé un article. Ici sur la feuille "saisie", l'article 10, vous enregistrez une facture de 100 pièces (1)
Sur la feuille "FirstData" (1), vous avez rempli les données ad'hoc, la facture (2) n° 6 (3) est payable à 30 jours, au 31.5.15 (4)
Cette facture a été imprimée (feuille "Print"), les lignes filtrées sur la feuille "tempArch" (vous voyez ici la sélection des lignes 2 et 12 (1), de la facture "6" (2)
Ces lignes sont copiées-collage spécial (1) en feuille "Archives" (2) sur la dernière cellule en bas (3), et vous dites "Valeurs", "Coller" dans le dialogue qui s'est ouvert (non illustré)
Occupez-vous maintenant du paiement, qui vient d'arriver dans l'exemple. Toujours sur la feuille "Archives" (1), plaçez-vous sur la colonne AA (Date de paiement) (2), sur la même ligne que la ligne de la facture (en A20, client "3", "fact6" d'un montant de "2138.90" (3). En ouvrant le clavier (4), vous allez remplir la date (2), le montant en AB20 ("2138.90") (5), le moyen de paiement "Cash" (6) et (colonne presque masquée) un statut, p.ex. "Ok" ou "partiel"
La feuille "Archives" remplie du paiement indiqué ci-dessus
VOIR LE PAIEMENT EN STATISTIQUES: Allez en feuille "TabBord" (= Statistiques), avec les dates de départ (ligne 2) et de fin (ligne 3), un numéro de partner (ligne 4) qui ici n'a pas d'importance, mais un type de document (ligne 5) en "Facture" (ouvrez la liste au besoin) et un numéro d'article (ligne 6) "3", en ligne 7, vous voyez que le montant des factures est de 2138.90 (1) mais le montant dû (=Balance) est de "0" (2). La facture est donc payée. La balance donne un solde de "zéro" en votre faveur
Autres exemple de ce que permettent les statistiques (feuille "TabBord") (1). Pour le client "3", l'article "6", nous voyons que "2518.67" sont facturés (lignes 7, 10 et 12 nous le montrent) et ouverts (ligne 8) pour une quantités de "34.5" pièces (lignes 9 et 11) et une TVA de taux 1 de "186.57". Si nous aurions eu de nombreuses écritures, nous aurions pu isoler n'importe quel élément ou groupe, p.ex. toutes les factures du client n° 3 des 6 derniers mois, ou tous les articles "6" en décembre 2015
6.- Statistiques: Tableau croisé dynamique
Voyez comment réaliser un Tableau croisé dynamique. Sur la feuille "Archives", pointez une cellule à l'intérieur du tableau (1), puis pressez "Outils" (2)
Sélectionnez l'onglet "Insérer" (1) puis "Tableau croisé dynamique" (2)
Il s'affiche la zone de données que le programme à sélectionné (1), vous voyez un liseré en bas de cette zone (2), si c'est Ok, cliquez sur "Terminé" (3)
Vous allez avoir à indiquer trois choses. Faites un clic sur la colonne à gauche (1) et indiquez "Désignation", sur la ligne en haut "Type Document" (2), et au milieu "Qté" (3)
Le programme crée le Tableau, comme vous pouvez le voir, les articles à gauche, les types de document en haut et le quantités relatives dans la partie du milieu
Si vous allez en bas à droite du tableau vous trouvez des totaux, le total par Facture (1), le total général (2). Si vous souhaitez conserver ce tableau, cliquez sur "Exporter" (3), un feuille sera ajoutée à votre fichier "ExcelgestionMobile". Sinon cliquez sur Annuler.
7.- Faire des sauts de lignes et ajuster la hauteur des lignes dans la feuille "Print"
Si votre/vos articles a/ont une description longue, il faut faire qu'il(s) s'affiche(nt) en entier dans la feuille "Saisie". D'abord, avez-vous besoin de faire un saut de ligne dans votre description?
POUR FAIRE UN "SAUT DE LIGNE" dans un champ de "WPS Office" (dans une description d'article), pressez la touche "Enter" du clavier (virtuel) dans la feuille "Saisie", éditez la cellule en question, dans le clavier virtuel, sur le champ d'édition, placez-vous à l'endroit où vous voulez ajouter un saut de ligne (1). Puis appuyez long sur "Tab" (2), la touche "Flèche bas" apparaît (3), cliquez sur celle-ci, un saut de ligne vient s'ajouter (4)
AJUSTER LA HAUTEUR DES LIGNES: Passons maintenant à l'ajustage de la/les ligne(s): Sur la feuille "Print", sélectionnez la ou les ligne(s) que vous voulez adapter (1), puis cliquez "Outils" (2)
Choisissez "Cellule" et "Adapter à la hauteur"
La/Les ligne(s) d'adaptent (ici passe de 2 à 4 lignes). Notez dans l'exemple le "Avec sauts de lignes" qui s'est mis à la ligne
Liste chronologique (inverse) des ajouts et correctifs
29.04.15 version 117 a été ajoutée d'une feuille "FirstData" et complètement remaniée.
31.03.15 version 107 dû à un bug dans "WPS Office" qui "mange" les boutons de macros, j'ai publié une version qui utilise des raccourcis clavier (faire rubrique "Macro" dans la feuille "Aide". Il est donc possible de passer le document d'une plate-forme à l'autre sans problème mais il n'y a plus de boutons!
12.01.15 version 101 traduction du programme en Anglais, les feuilles "Start", "Aide" et "Variables" sont en français/anglais
01.01.15 version 094 une nouvelle feuille "Stock" facilite la mise à jour. Le programme est parfaitement mature
12.08.14 version 089 un bug dans les feuilles "tmpRePrint" et "tmpArch" pouvait créer des erreurs de calculs. Corrigé!
08.08.14 version 084 remet la nécessité de faire le "Cumul des ventes" manuellement, car le programme WPS-Office n'est pas assez puissant quand il y a beaucoup d'articles. Mais la feuille "TabBord" est, elle, mise à jour dès qu'un document est passé dans la feuille "Archives", et donc on a accès à de nombreuses statistiques depuis là
07.08.14 version 082 offre de choisir entre français et anglais (bilingue) pour l'utilisation du programme
05.08.14 version 081 offre la gestion automatique du stock lors de factures ou avoirs pour tous les articles (226)
04.08.14 version 080 corrige plusieurs erreurs en feuille "Print" et en feuille "TmpArch"
31.07.14 version 074 ajoute des macros pour les utilisateurs MS-Excel (PC/Mac), ainsi on augmente en facilité et productivité. Si en passant le programme d'une plate-forme on a le message ci-dessous, simplement donner un nom
23.07.14 version 069 permet les commandes aux fournisseurs, avec leurs n° d'articles, descriptions, prix et monnaie
22.07.14 version 066 dû à la relative faiblesse de calcul des smartphones revient à 226 articles maxi dont 50 avec gestion automatiques des Sorties (pour un fonctionnement rapide), les Décompte TVA sont limités en taille mais extensibles par simple copier-coller
18.07.14 version 064 a été limitée à 100 articles et 1 article en décompte TVA (mais extensible par copier-coller)
18.07.14 version 062 offre des décomptes détaillés de TVA
16.07.14 version 060 offre la gestion des paiements (de vos clients)
14.07.14 version 057 offre le cumul des sorties 100% automatiquement selon les Factures et Avoir en feuille Archives
05.07.14 version 054 1ère version vraiment stable et fiable. Ajout de numérotation automatique
02.07.14 version 034 ajoute la gestion simple de stock (Cumul Entrées, Cumul Sorties, Stock)
30.06.14 version 023 permet d'archiver les documents et de les reprendre. Fonctionnalités de statistiques.
28.06.14 version 014 Lancement sur www.excelgestion.com/mobile, démo et tutoriel sur youtube (voir plus haut).
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