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Tutoriel: fonctionnement avec «Microsoft Excel»

Ce tutoriel vous indique les fonctions de base pour démarrer avec l'app «Microsoft Excel pour Android»

Màj 10 janvier 2017

Conseils: allez au rythme du programme et attendez juste le temps qu'il fait pour se rafraîchir avant de lancer l'action suivante; vous verrez qu'il est finalement rapide. Quand vous avez fini de travailler avec le fichier, fermez-le; vous éviterez des plantages au "rallumage". Pour la meilleure ergonomie possible, je vous conseille l'usage d'un stylet, le plus fin possible.

POUR SAISIR UNE VALEUR DANS UN CHAMP
Cliquez 2x sur la cellule, puis en haut dans la Barre des formules, faites votre saisie. Si c'est une date la syntaxe est "J.M.AA" (1). Si vous voulez saisir un saut de ligne, gardez appuyé après la saisie de la dernière lettre, attendez, une bulle de texte "Nouvelle ligne" vient à l'écran, cliquez sur elle, ou cliquez avec le clavier "Hacker's Keyboard" "ALT+Enter"

CHERCHER LES ARTICLES DANS LA LISTE ET SAISIR LES QUANTITÉS À FACTURER
Voici la succession exacte des touches à presser lors de la saisie de quantités sur Android avec Microsoft Excel
Sur la feuille "Doc", ouvrez le filtre en A58 (1) (Note, si vous pensez connaître le nom de Catégorie, mais pas le nom d'article, ouvrez le filtre en B58 et faites la suite; vous pouvez aussi paginer pour vous rendre à l'article souhaité). Note: Vous devez localiser la colonne dans laquelle vous aller plus tard saisir la quantité, ici la colonne "Z", document 23 (2)

Cliquez sur "Filtrer les éléments" pour ouvrir le filtre (3). Plus tard, au prochain cycle, vous recommencerez l'opération et devrez "Effacer le filtre" (4) puis refiltrer (3)
Important: il ne faut en aucun cas trier la liste ("De A à Z" ou "De Z à A")

Saisissez un mot ou quelques lettres de l'article à facturer (5) (il n'est pas nécessaire de respecter la casse maj/min, mais il faut indiquer les évent. accents). Cliquez sur l'article trouvé (vous pouvez en sélectionner plusieurs au besoin) (6). Puis "Terminé" (7)

Le filtre s'est refermé. Cliquez sur la cellule à remplir, à la bonne intersection ligne-colonne (8), Cliquez sur la "Barre des formules" (9) ce qui a pour effet d'ouvrir le clavier virtuel

Saisissez la quantité (10), puis Validez (11). Le cycle est terminé. Un cycle de saisie ne demande donc qu'un minimum de 11 clics.
Pour le prochain article, pressez sur A58, le bouton de filtre et videz celui-ci comme indiqué plus haut (étape (4)).

POUR OUVRIR UN LIEN (P.EX POUR SE DÉPLACER LATÉRALEMENT DANS LA FEUILLE "DOC")
Cliquez 1x sur la cellule qui contient le lien (1) (souvent en violet, p.ex. ligne 1 de feuille "Doc" ou B1-B10 de feuille "Doc") puis cliquez "Ouvrir le lien" (2)

AJUSTER À L'AFFICHAGE LA HAUTEUR D'UNE CELLULE (OU PLUSIEURS CELLULES)
Si c'est dans la feuille "Doc", cliquez sur la cellule B57 (1) les cellules des colonnes A-B se sélectionnent (2), pressez le Menu (3) 

Pressez 2x (en attendant quelques secondes) "Renvoyer à la ligne automatiquement" (1)
Si vous voulez ajuster la hauteur des lignes de la feuille "Print", en feuille "Doc" cliquez sur la cellule C57 "Sél. Print" 

FILTRER DANS LA FEUILLE "PRINT" AVANT D'IMPRIMER
Dans la feuille "Print", avant d'imprimer ou faire un PDF d'un document, faites ainsi Sélectionnez tout (1) sauf "Lignes vides" (2). Puis cliquez sur "Terminer" pour valider

EFFACER UN FILTRE
Sélectionnez le filtre et choisissez "Effacer le filtre" (1). Note : Ne jamais trier dans ExcelgestionMobile v6 sous peine de dysfonctionnement; si vous l'avez fait, quittez le programme sans enregistrer ou revenez à la version précédente

ENREGISTRER VOTRE DOCUMENT (FICHIER)
Il est mieux d'enregistrer des versions successives de vos fichiers sous un nom différent (doc1, doc2, etc). En haut à gauche de la fenêtre dans le programme, cliquez sur les "3 lignes horizontales", puis "Enregistrer sous", choisissez un emplacement (1) sur votre smartphone/tablette (plus simple que sur le Cloud, mais vous pouvez le faire aussi). Indiquez un nom progressif (2) puis pressez "Enregistrer" (3)

RÉALISER UN PDF DEPUIS MICROSOFT EXCEL POUR ANDROID (1ère possibilité)
Dans les Paramètres (outil "Engrennage") vous devez être enregistré comme utilisateur et avoir un compte. Vous devez aussi activer le Service en ligne de Microsoft (1)

Lancez la tâche d'impression ("Imprimer")

Le preview s'affiche. Malheureusement Microsoft contraint d'avoir une énorme marge en bas de page autour du "miroir". Pressez "PDF" (1), le document s'imprime

RÉALISER UN PDF DEPUIS MICROSOFT EXCEL POUR ANDROID (2e possibilité)
Depuis la feuille Print, pressez en haut à gauche sur le Menu (1)

Partager (2)

Partager comme pièce jointe (3)

PDF (4)

Attendre (6). (Note: Vous devez être connecté à Internet)

Dans "Partager comme pièce jointe", choisissez "Copier dans" (7)

Choisissez le dossier dans lequel vous voulez mettre le PDF (8), il n'est pas nécessaire de cocher "Afficher Fichiers" (9), puis pressez OK (10)

En principe vous devez renommer le fichier (11) et lui donner un nom plus parlant, p.ex. le nom et la 1ère lettre du prénom de votre client (12)

--- Débiteurs ---
TROUVER LA FACTURE LORSQUE VOUS RECEVEZ UN PAIEMENT
Vous recevez un paiement, comment trouver la facture correspondante? Dans votre fichier ExcelgestionMobile v6, ouvrez la feuille "Doc" et cliquez sur l'en-tête de ligne 6 (Client) (1) pour sélectionner la ligne. Cliquez sur l'outil de recherche (2), indiquer quelques lettres du nom (3), pressez l'outil "En avant" (4) une ou plusieurs fois jusqu'à ce que vous soyez sur la colonne de la facture que vous cherchez (outre le nom du client en ligne 6 (5), vous voyez en ligne 2 le numéro du document, en ligne 5 la date, et en ligne 14 le montant). Note: vous pouvez aussi sélectionner la ligne du numéro de document dans l'étape (1) ou une autre ligne utile.

ENREGISTRER UN PAIEMENT D'UN DE VOS CLIENTS
Sur feuille doc, aller sur le document que le client paie (ici Facture "6") (13), modifiez le statut (ici "Imprimer") en "Payé" (13) . En ligne 15 "Paiement(s) montant" indiquez le montant reçu (14) (en principe le même montant que la ligne 14 "Total (acompte déduit)". Indiquez auss la date du paiement (ligne 16), le type de paiement (ligne 17) et une éventuelle remarque (ligne 19), la balance s'affichant automatiquement en ligne 18. Toutes ces données n'influencent pas le programme, mais sont utiles pour votre comptabilité

IMPRIMER DEPUIS MICROSOFT EXCEL POUR ANDROID SUR IMPRIMANTE CONNECTÉE EN USB
Dans ce tutoriel, je vais imprimer sur une HP 8620. L'Android (un Samsung Note 3 USB-Host* *c'est indispensable) est connecté, à son extrémité par un câble USB femelle que l'on connecte à l'imprimante (il y a donc deux câbles bout-à-bout)

En arrière-plan vous voyez que je suis sur le programme "Microsoft Excel pour Android". J'ai lancé le menu "Imprimer", et j'ai choisi "USB HP Officejet Pro 8620" (1)

Dans les Paramètres et options: Qualité: Meilleur (1), Mise à l'échelle: Remplir la page (2) ainsi que Recto-verso et impression en Noir-Blanc (imprime les polices et les filets en noir et non en 4 couleurs comme d'autres modèles d'imprimantes). Bien sûr faites vos propres tests et choix, ils peuvent différer. L'impression se fait, la qualité est tout-à-fait correcte. Elle est même meilleure que si je choisis d'imprimer en Wi-Fi.

POUR EFFACER TOUTES LES DONNÉES D'UN DOCUMENT
Sur la feuille "Doc" en ligne 58, cliquez sur le numéro qui s'affiche à gauche de la cellule, puis sélectionnez "Ouvrir le lien". Ouvrir le menu "Accueil" (1) >Effacer (2)

Une fois dans le menu (1), cliquez cette fois sur "Effacer" (2), toutes les valeurs s'effacent

FERMER LE FICHIER APRÈS USAGE
Bien que ce ne soit pas une absolue nécessité, je recommande de fermer le fichier quand vous basculez définitivement (pas juste courtement) sur un autre programme. Allez dans Menu >Fermer.

FAIRE UN PDF DANS LE PROGRAMME "WPS OFFICE"
Si la marge du bas des PDF dans "MS Excel" est trop large pour vous, ou si vous n'avez pas l'option de créer un PDF, vous pouvez aussi ouvrir brièvement votre fichier *.xlsx dans "WPS Office" afin de créer un PDF depuis là. Sur "MS Excel" préparez votre fichier tel que vous voulez l'imprimer et enregistrez, puis fermez le fichier (il n'est pas nécessaire de fermer le programme "MS Excel"). Depuis le programme "Explorateur de fichier" ou équivalent de votre choix, cliquez sur votre fichier ".xlsx" (dans lequel vous avez préparé l'impression) et choisissez "Terminer l'action avec" "WPS Office"

Attendez que le fichier soit chargé (cela peut prendre 1-2 minutes et vous le voyez quand la disquette en haut (1) devient noire). Pressez le "Modifier" en haut à gauche qu'il devienne "Terminé" (1). Puis pressez "Outils" (2)

Menu "Fichier" (1), "Imprimer" (2)

Assurez-vous que la feuille est "Print" (1), puis "Imprimer" (2)

Postscript (1)

Choisissez l'emplacement où stocker le fichier (1), que c'est un "PDF" (2), modifiez au besoin son nom (3) puis pressez "Exporter vers PDF" (4)

Voici le fichier PDF ouvert depuis le programme "Lecteur PDF Drive". Vous pouvez choisir le lecteur PDF de votre choix

IMPRIMER UN DOCUMENT SUR PAPIER
Possible si vous avez une imprimante connectée à internet et une app qui permet de recevoir des tâches d'impression. Sélectionnez la feuille "Print" (1) et préparez le document pour qu'il soit prêt à être imprimé. Notamment mettez le filtre sur toutes les valeurs sauf les cellules vides en A15 (2), puis pressez en haut à gauche (3). Pressez sur "Imprimer" (non illustré)

La tâche d'impression se transmet sur Internet et connecte votre imprimante par Wi-Fi ou internet câblé.

Une liste d'imprimante peuvent s'afficher en (1). Dans l'exemple il s'agit d'une imprimante connectée via "Google Cloud Print" (donc rattachée à un ordi PC ou Mac) mais ça peut être une imprimante connectée à Internet par Wi-Fi et reconnue via un plug-in de service d'impression (voir mon tutoriel). Cliquez sur Imprimer (2). La/La ou les e page(s) s'imprime(nt)

EFFACER TOUTES LES QUANTITÉS D'UNE COLONNE
Si vous voulez remettre à zéro une colonne d'un document, commencez par effacer les quantités (cela modifiera le stock, demandez-nous comment faire si vous voulez conserver les valeurs de votre stock). Sur la feuille "Doc" (1) affichez le clavier virtuel, cliquez sur la valeur en haut à gauche de la ligne 58 (2), pressez "Delete" (3)

REMONTER RAPIDEMENT EN HAUT DE LA FEUILLE
Si vous êtes dans la feuille "Doc" (aussi valable pour la feuille "Art") et que vous êtes relativement en bas de la feuille (ou tout en bas) (1), plutôt que de "remonter" péniblement en haut de la feuille, sélectionnez une cellule de la ligne 4 (2), ouvrez le clavier et pressez "Enter" (3), la feuille s'ouvrira sur les lignes 5 et suivantes, en haut de la page. Ceci est valable sur iOS et Android, quel que soit le programme utilisé

REMONTER RAPIDEMENT EN HAUT DE LA FEUILLE (2e possibilité, sur tous les programmes)
Cliquez en A4 sur "Statut". Puis au besoin déplacez-vous à droite sur la colonne sur laquelle vous êtes en train de travailler

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Tutoriel: fonctionnement avec «PlanMaker Free»

Ce tutoriel vous indique les fonctions de base pour démarrer avec l'app «PlanMaker Free»

Màj 24 août 2016

Pour la meilleure ergonomie possible, je vous conseille l'usage d'un stylet, le plus fin possible. Pour vous déplacer dans les feuilles, glissez lentement le stylet de façon continue

Voici en quoi le fichier est différent:
1) les feuilles sont zoomées à 50% (au lieu des 100% jusqu'ici) pour apparaître à la bonne taille en «PlanMaker Free»
2) Comme il n'est pas possible (en fait c'est possible mais compliqué) de faire des sauts de lignes dans les cellules, j'ai mis 4 sauts de lignes «vides» dans 20 lignes de clients et dans un certain nombre de lignes de descriptions d'articles. Dites-moi combien vous avez besoin et je le ferai sur-mesure pour vous

DÉMARRAGE
Vous avez installé l'app «PlanMaker Mobile Free» depuis Google Play. Depuis le programme "gestionnaire de fichier" de votre choix, vous avez cliqué sur le fichier ExcelgestionMobile6_xxx.xls. Vous choisissez "Terminer l'action avec" (1)

DÉCOUVRIR LA FEUILLE "DOC"
Observez la présentation à l'écran qui doit être différente de votre écran. Vous êtes sur l'onglet Doc (1). Il va falloir presser sur le bouton (en principe extérieur à l'écran) "Menu" (2) en bas à gauche (sur certains modèles de smartphone il est à droite). Pressez-le

DÉCOUVRIR LES MENUS
Observez les 5 menus. Certaines opérations se feront depuis là. En haut de la liste, il y a le menu "Fichier". C'est là que vous enregistrez le document (enregistrez-le avant de basculer dans un autre programme), c'est aussi là que vous trouvez le menu "Exporter en PDF...". Je vais vous montrer comment régler l'affichage pour que votre affichage soit conforme à ce que vous voyez. Pressez "Affichage" (1).

DÉCOUVRIR LE MENU "AFFICHAGE"
Et mettez ou enlevez les coches comme indiqué (1).
Très important: tout en bas vous pouvez masquer ou afficher le Clavier. Pour l'ouvrir vous pouvez aussi cliquer sur une cellule; pour le fermer, cliquer sur le menu "Retour". S'il ne prend pas trop de place à l'écran, vous pouvez le laisser ouvert très souvent.
Notez aussi dans la liste: "Zoom personnalisé" que j'ai mis à 50%, (voire 45% pour la feuille "Art"). Vous pouvez mettre manuellement la valeur de votre choix, aussi à l'aide des doigts. Si vous passez le fichier sur PC ou iOS, il faut remettre à 100%. Il faut le faire feuille par feuille. Fermez le menu en pressant sur le bouton Retour (en bas à droite [parfois à gauche sur certains modèles] de votre appareil Android)

OUVRIR UNE LISTE DÉROULANTE
Quand vous voulez ouvrir une liste déroulante ou un filtre, il peut être judicieux de le faire (exactement) comme indiqué ci-dessous. Activez une autre cellule (1). Cliquez une fois sur le filtre à ouvrir (2)

LES OPTIONS DANS UNE LISTE DÉROULANTE
Voici un exemple de filtre ouvert. Voici 3 options que vous utiliserez souvent: 
sélectionner "50min" (ou une autre valeur) (1) = sélectionner une [1] option, 
sélectionner "(Nonvide)" (2) = sélectionner toutes les cellules/lignes qui ne sont pas vides, 
sélectionner "(Tous)" (3) = sélectionner toutes les lignes (souvent pour enlever/désactiver le filtre)
Note: attention le filtre ne montre jamais plus que 144 possibilités. Il est inutile de l'ouvrir sur une liste de 1000 possibilités, ça ne sert à rien et peut faire planter le programme. Utilisez le filtre pour filtrer les Catégories (cellule B58 de "Doc" et C58 de "Art")

SAISIE DIRECTEMENT DANS LA CELLULE
Avec «PlanMaker Free», la saisie se fait directement dans la cellule, voyez comme j'indique une date (syntaxe): "J/M/AA" (1)

Et ici comment je remplis un nouvel article (1)

ALLER DANS LA CELLULE SUIVANTE OU PRÉCÉDENTE, OU EN-DESSOUS
Une fois la saisie faite, vous pouvez allez à la prochaine cellule (sur le clavier Hacker's Keyboard [gratuit], que je recommande) en pressant sur "Tab" (1) ou Maj+Tab (2) pour aller sur la cellule précédente. Vous pouvez aussi presser sur "Enter" pour aller sur la cellule d'en-dessous

RECHERCHER UN TEXTE (PAR EX. ARTICLE OU NUMÉRO, NUMÉRO DE FACTURE OU NOM DE CLIENT)
Si vous cherchez un numéro d'article ou un article, sélectionnez l'en-tête de la colonne A (1), puis pressez le bouton (externe) "Menu" (2)

Sélectionnez "Édition" (1)

Sélectionnez "Rechercher" (1)

Cliquez le numéro ou une chaîne de caractère qui compose la désignation d'article (1+2) puis pressez "Rechercher" (3)

Le colonne s'est mise en négatif, sauf la cellule qui contient les données (1). Mettez-vous dans la colonne perpendiculaire de la colonne souhaitée pour saisir la quantité (2)

Pour sélectionner un numéro de document, cliquez sur l'en-tête de ligne 2 (1) ou pour un nom ou une coordonnée de client, cliquez sur l'en-tête de ligne 6 (2)
Puis, comme plus haut, pressez le bouton "Menu", "Édition", "Rechercher", etc. 

MODIFIER LA BARRE D'OUTIL POUR AVOIR LES COMMANDES LES PLUS UTILISÉES
Ouvrez >Menu >Compléments >Personnaliser les barres d'outils, et modifiez la "Standard toolbar" selon le modèle en bas de la copie d'écran ci-dessous (ou d'une autre façon qui vous convienne). Pour visualiser cette barre, cochez >Menu >Affichage >Toolbar. Ainsi ce programme s'avère des plus ergonomique!

S'IL N'EST PLUS POSSIBLE D'ALLER SUR LES CELLULES DU HAUT
Malheureusement il peut arriver que l'affichage de certaines lignes se bloque et que vous ne puissiez afficher les lignes 5-56, sélectionnez la ligne 4, ouvrez le clavier et pressez la flèche Bas (1) ou Enter, les lignes se réafficheront (2)

Si à l'enregistrement du fichier, ce message apparait, ignorez-le et pressez "Ok"(1)

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Tutoriel: fonctionnement avec «WPS Office» pour Android

Les tutoriels ci-dessous vont progressivement remplacer la feuille "Mode d'emploi" du fichier ExcelgestionMobile v6. Cependant cette dernière donne aussi des explications de détail pour utiliser le programme de façon satisfaisante et complète.

MàJ 29 août 2016

VOUS ALLEZ RÉALISER VOTRE PREMIER DOCUMENT DE PIED EN CAP
Toutes choses ayant un commencement, cliquez sur le fichier xlgm6-xxx.xls depuis votre "explorateur de fichier" (ici X-plore, recommandé) pour l'ouvrir (1)

Sélectionnez le programme WPS Office (1): La dernière version de ce programme doit être installé sur votre Android

Voyez certaines feuilles pour commencer, glissez le texte de l'onglet pour passer d'une feuille à une autre (ici tout à gauche pour voir le ModeEmploi)

Ici la feuille Art (Articles) où vous saisissez les articles (soit en une fois, par copier-coller p.ex., soit progressivement au fur et à mesure de vos besoins). Les articles peuvent être dans l'ordre que vous voulez, p.ex. les plus utilisés en haut de feuille. Indiquez bien une référence (max 13 chiffres pour EAN13)

La feuille Doc est la principale, la plus utilisée. Au début, quand vous ouvrez le fichier, vous aurez le texte Modifier (1) en haut à gauche. Il faut cliquer sur Modifier pour passer en mode d'édition. Notez que vous êtes sur le haut de la feuille dans la partie Récapitulatif (2). TRÈS IMPORTANT: chaque colonne (p.ex. ici la colonne D) (3) est un document complet (en haut le récapitulatif, en bas, depuis ligne 23, les articles que ce client commande)

Vous êtes maintenant en mode d'édition (1), "Terminé" s'affiche. Le "Type de document" est "Vierge" (2) ainsi que le sont le "Statut" (3) et la "Date" (4). Pour le "Type" et le "Statut", ouvrez simplement une liste déroulante pour sélectionner l'option voulue. Note importante: cette opération est LE point faible de ce programme, car il faut beaucoup de temps pour que ces deux listes se mettent à jour. Il faut patienter. Je suis désolé!

Pour la date, c'est l'une des rares places où il faut la saisir manuellement. Double-cliquez sur la cellule G5 pour ouvrir le clavier et cliquez la date (1) (comme indiqué) puis Enter (Grosse flèche en bas à droite) vous vous trouvez sur la cellule qui indique les coordonnées du client (2), il est affiché pour l'instant "Aucun"

Donc allez sur la feuille Set où se trouve la liste des clients. P.ex. éditez l'adresse de M. Dupond (1). Vous mettez l'adresse telle qu'elle viendra imprimée dans la facture. Pour faire un retour à la ligne entre le nom et la rue p.ex., placez vous à la fin de la ligne du nom puis faites un clic prolongé sur Tab (2), une "flèche vers le bas" apparait, glissez votre doigt ou votre stylet et sélectionnez-là

Revenez sur la feuille Doc et cliquez sur la cellule du nom du client (G6) (1)

Une liste déroulante s'ouvre, qui contient tous les clients qui se trouvent dans la feuille Set, choisissez le client souhaité (1)

Voyez maintenant l'ensemble des données du Récapitulatif de la feuille Doc. Vous aviez déjà vu le Type de document et le Statut. Tout en haut s'indique un "4", c'est le numéro de facture (la valeur de départ ["1"] peut être modifiée, voyez le ModeEmploi)
(1) est les coordonnées du client, (2) un texte préliminaire, (3) un éventuel rabais (ici "2%"), (4) un éventuel acompte, (5) la date de cet acompte et un éventuel commentaire, (6) une liste déroulante avec les conditions de paiement, (7) s'affichent le prix brut, % déduit et net final, acompte déduit, (8 et en rose à gauche) des éléments qui concernent le paiement, voyez ModeEmploi), (9) le nombre de jour d'échéance (ici "10 jours"), (10) une note de bas de page (sur une ou x lignes, ici "vierge", voyez le ModeEmploi). (11) Enfin, dans la partie Quantités (là où vous saisirez les quantités commandées une par une), vous avez mis une quantité de "30" en regard de l'article "Utiliser Excelgestion facilement..." 

Comme vous aviez choisi le Statut "Imprimer" dans la copie d'écran précédente, c'est CE document qui est sélectionné pour être imprimé ou pour faire un PDF. Rendez-vous sur la feuille Print et cliquez sur le triangle vert en A16 (1) puis choisissez Multiple (2), Sél. tout (3) et décochez les "(Blancs)" (4), c'est prêt votre document est prêt à être imprimé. Note: Généralement il faut faire cette opération 2 fois (1 à 4), pour que le filtre soit bien réinitialisé. Note: si vous pressez le filtre par inadvertance, pressez sur la touche "Retour" de votre Android pour annuler une recherche en cours.

Observez que tout est conforme à ce que vous aviez fait plus haut, les coordonnées du client (1), la quantité (2), le rabais (3), l'acompte (4), l'échéance (5), le prix total final (6), les conditions de paiement (7). Pressez Outils pour imprimer (8)

Allez dans Fichier (1), Imprimer (3) (le point [2] n'est pas requis ici, il sert à enregistrer le document sous un nouveau nom). Vous allez réaliser un PDF

Pressez Imprimer (1)

Postscript (1)

Sélectionnez le chemin (path) de stockage (ici /documents/excelgestion) (1), modifiez le "ps" par "pdf" (2) et Exporter vers PDF (3)

Retournez brièvement sur la feuille Doc et modifiez le Statut d'"Imprimer" à "En attente" (un seul document doit avoir "Imprimer" à la fois)
Rendez-vous sur votre navigateur de fichier, le fichier doit être listé (1), double-cliquez sur son nom

Sélectionnez encore WPS Office (1)

Voici la visualisation du fichier. La qualité est parfaite et correspond parfaitement à ce que vous aviez sélectionné précédemment. Si vous achetez la version payante, je mettrai votre logo+adresse en haut de la facture

FILTRER PAR CATÉGORIE OU POUR VOIR TOUS LES ARTICLES D'UN DOCUMENT
Faites maintenant un saut dans la partie Quantités de la feuille Doc (lignes 22 et en-dessous). Voici deux brèves explications. La liste déroulante en (1) vous permet de filtrer les données sur une catégorie d'articles, p.ex. "Fruits". Le triangle vert en (2) vous permet de filtrer les articles actuellement sélectionnés pour cette facture (la valeur "30"). Un chiffre 1 s'affiche pour indiquer qu'un [1] article est facturé. Déroulez maintenant la liste déroulante en (1)

 et sélectionnez "Fruits"

Des lignes sont affichées (lignes qui contiennent "Fruits"), les autres sont masquées temporairement. En regard de "Pommes Gala" (1) à l'aide du clavier, cliquez une quantité de "30" (2). Pour enlever le filtre, cliquez à nouveau sur son triangle, sélectionnez immédiatement "Effacer le filtre"

CRÉER, ÉDITER ET VISUALISER LES DONNÉES ARTICLES
La feuille "Art" (1) permet de saisir et tenir à jour ses articles. En plus elle affiche des résultats. Voyons colonne par colonne:
A) Saisissez le Numéro de votre article, p.ex. un code à 3 ou 4 numéros simples ou un EAN13 de 13 caractères
B) La Désignation. Vous pouvez saisir des descriptions longues, mettre des sauts de lignes, etc.
C) Catégorie. Créez votre liste des catégories en feuille "Set" et ici, ouvrez la liste déroulante pour en sélectionner une
D) Prix de Vente Unitaire, p.ex. "58.90"
E) TVA type: 0, 1 ou 2, selon la feuille "Set"
F) Prix d'Achat Unitaire, p.ex. "24.17"
G) Emplacement dans le stock, p.ex. "A1"
H) Remarque, p.ex. "En cde" ou "Sem 27"
I) Stock Quantité Entrée, p.ex "=100+30+50", veut dire: stock inventaire: 100, Entrée de 30, puis Entrée de 50
J) Vente Quantité, calcul des ventes selon feuille "Doc"
K) Stock Quantité, différence entre col I - col J
L) Stock Valeur, produit de col. F multiplié par col. K
M) Marge Nette art. par art. et totale, du document en cours (ayant "Imprimer" en col. A de feuille "Doc")
D'autres statistiques se trouvent sur les col. B-C de la feuille "Doc"

GÉRER LE STOCK: STOCK DE DÉPART ET ENTRÉES EN STOCK
Sur la feuille "Art" (1), identifiez la ligne de l'article dont vous voulez gérer le stock (2). Placez-vous dans la colonne "Stock Entrée" (3). Dans la ligne d'édition saisissez selon le schéma suivant (4): le signe égal ("=") indique que vous entrez une suite de valeur, puis "100" était votre stock de départ (d'inventaire), ("+") pour additionner, "30" est une réception de marchandise, ainsi que "10". Quand vous validez s'affiche "140" qui correspond à votre stock de départ et toutes vos entrées. Note: la colonne "Vente Qté" indique le total de vos ventes, et "Stock Qté" indique votre stock exact à l'instant

SI PAS DE STOCK, PAS DE STOCK !
Si, dans l'exemple, vous n'avez pas de stock initial (p.ex. pour un service) ni d'entrées sur un article (1), il y aura bien des Ventes qui s'inscriront (2), mais il n'y aura pas de stock visible (en négatif), le stock restera à zéro (3)

ENTRER UN PAIEMENT D'UN DE VOS CLIENTS (DÉBITEUR)
Exemple d'utilisation: Entrer en paiement fractionné (p.ex. si deux personnes veulent se partager la facture)
Sur la feuille "Doc", vous sélectionnez le champ "Paiement(s)" (6) puis ouvrez le clavier numérique (1) (il doit y avoir un gros "T"). Vous cliquez un "=" (2) puis le ou les montant(s) (3). Effacement possible (4), Validation (5), le montant s'indique en (6) et le solde restant en (7)

AFFICHER UN SURLIGNAGE
Si vous le souhaitez vous pouvez afficher un surlignage, comme le montre la copie d'écran ci-dessous. Pressez >Outils (1) >Afficher >Surlignage

Ajoutez vos clients selon la structure donnée en exemple, en mettant les données comme vous voulez qu'elles s'impriment. Faites des sauts de ligne dans la cellule.
POUR CHERCHER DES CLIENTS qui correspondent à un critère précis (FILTRAGE)
Sur la feuille "Set" s'affichent (col A à D) vos données Clients. Ici vous ouvrez le filtre en A1 (1), choisissez "Unique" (2), Personnalisé (3) et là vous remplacerez le "Egal" par "Contient" et mettrez sur la ligne quelques lettres du client que vous cherchez, par ex. "Roux", puis presserez "Ok". Note: pour valider et fermer le filtre, cliquez à côté de celui-ci.

Voici comment apparaît la feuille "Print". Il faut juste filtrer la liste sur les articles visibles (1). Puis imprimer depuis le programme "WPS Office" sur Android/iOS en Wi-Fi ou réseau 3G/4G/LTE (via Google Cloud Print et PC connecté à une imprimante, ou via un câble USB sur certains modèles de smartphones, nous vous renseignons volontiers) ou créer un PDF d'excellente qualité

COMMENT FILTRER SELON LA CATÉGORIE POUR CHERCHER UN ARTICLE ?
En B22 (1) ouvrir la liste déroulante, et choisir Unique (2) puis la catégorie souhaitée (3), pressez à côté du filtre pour le fermer et le valider. Note: vous pouvez aussi choisir Multiple dans le filtre, puis cocher la/les différente(s) option(s) que vous voulez afficher

PRÉVISUALISER LA COMMANDE EN COURS (p.ex. pour l'énoncer au client)
En ligne 22 de la colonne de la commande en cours ouvrir la liste déroulante (1), puis "(Non blancs)" (2), pressez à côté du filtre pour le fermer et le valider

FAIRE UNE RECHERCHE SUR LE NUMÉRO D'UN DOCUMENT
Contrôlez que vous êtes en mode d'édition (1), "Terminé" doit s'afficher, assurez-vous que vous êtes sur la feuille "Doc" (2). Cliquez sur l'en-tête de ligne, sur le numéro "2" (3) pour sélectionner la ligne 2. Puis pressez Outils (4). [Note:. de la même façon vous pouvez sélectionner la ligne "4" (Statut) et, p.ex., chercher le document qui contient le texte "Imprimer", ou la ligne 3, pour chercher une, parmi plusieurs offres. Ou encore la ligne 6 et chercher les documents adressés à "Monsieur Untel", etc.]

Sélectionnez "Afficher" (1), puis "Rechercher" (2)

Le clavier virtuel s'est ouvert. Dans l'exemple nous cherchons le document 122 et saisissons ce nombre (1), puis lançons la recherche avec l'icône Loupe (2)

Immédiatement le programme se déplace sur cet article (1), pressez le bouton physique "Retour" pour fermer l'outil de recherche, puis pressez sur l'écran (2) pour désactiver la ligne 2

FAIRE UNE RECHERCHE D'UN ARTICLE PAR SA DESCRIPTION DANS LA FEUILLE "DOC"
Cliquez sur l'en-tête de colonne "A" (1) puis (comme vu trois copies d'écran plus haut) à nouveau sur Outils, Sélectionnez "Afficher" puis "Rechercher" (2). Le clavier virtuel s'est à nouveau ouvert, cliquez dans l'exemple quelques lettres de l'article recherché (ici "carot") (3) puis cliquez sur l'icône de Loupe (4) pour lancer la recherche. La première ligne correspondante sera trouvée. S'il y a plusieurs articles qui contiennent "carot", pressez plusieurs fois (4) puis, une fois trouvé, fermez l'outil de recherche en pressant le bouton physique "Retour" et cliquez sur l'écran dans la colonne "Quantité" pour pouvoir saisir la quantité que vous voulez facturer

FAIRE AVEC L'APPAREIL DE PHOTO UN SCAN, UNE RECHERCHE D'UN ARTICLE PAR SON NUMÉRO
Installez et ouvrez l'app "QR & Barcode Scanner" (gratuite avec pub). Placez l'objet à scanner au milieu de la fenêtre; le code-barres est reconnu

La fenêtre ci-dessous s'ouvre, avec le numéro indiqué. Il est automatiquement copié dans la mémoire de votre Android

Vous voulez ajouter ce numéro à un article que vous êtes en train de créer. Placez-vous sur la feuille "Art", sur la bonne ligne et, dans la cellule de la col. A "Réf", et double-cliquez sur elle. Faites "Coller" avec la fonction ad'hoc d'Android (1) ou pressez "CTRL+V" (2) si vous avez un clavier qui le permet (ici "Hackers'Keyboard"). Le programme "WPS" vous demande quel type de données vous entrés. Choisissez "ABC" (3)

RECHERCHE DU NUMÉRO POUR LA SAISIE D'UNE FACTURE
Je vous montre maintenant comment faire une recherche sur ce même numéro. Sélectionnez la feuille "Doc" et pressez sur l'entête de colonne "A" (1) pour sélectionner cette colonne (si vous ne sélectionnez aucune colonne, le programme cherchera le numéro dans toutes les colonnes; c'est aussi possible mais un peu plus lent). Puis pressez "Outils" (2)

Sélectionnez "Afficher", "Rechercher" (1)

Placez-vous sur la ligne de saisie (1) et pressez Coller avec la fonction incluse d'Android, ou de même que plus haut, avec le clavier CTRL+V (2), puis Ok (3)

Le cellule qui contient le numéro est immédiatement trouvée (1). Placez-vous à l'intersection de cette ligne et de la colonne du document facture que vous êtes en train de remplir (2) puis double-cliquez et entrez la quantité. C'est fait!


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