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SEMI-AUTOMATIC INVOICING PROGRAM WITH STOCK MANAGEMENT
ExcelgestionMobile v7 free is free and ExcelgestionMobile v7 with your logo and 1000 items costs only CHF 14.90 (about € 11), for life.

A different program, a concentrated vitamin, the only one with stock management

Presentation tutorial on Youtube (french-english)

Tutorial: Operation illustrated with «Microsoft Excel Office on iPad» (in english)

Tutorial: Operation Illustrated with «Microsoft Excel on Android» (in french, in english to come)

WPS Office User Guide on iPad (in french, in english to come)

A different program, a concentrated vitamin, the only one with stock management
Well thought out, well done, down to the smallest detail

I recognize that ExcelGestionMobile v7 is not the easiest one to get started. If you read my Tutorials, everything will be better.
Excelgestion v7 is now in english downloadable in free version (the Full version can be ordered if you ask me by email).

View of the invoice ExcelgestionMobile v7 free, made on iPad,
put your address in sheet "Set" in column M. On the paid version, your logo will be added

1.- See the status of your stock, 2.- Sign your documents, 3.- Send your invoice directly by e-mail

Fill the invoice directly on the invoice!

Just enter a few letters in the drop-down list (1), the program displays only the appropriate cells, with "WPS Office 2016 on PC", select, then press "Tab" and enter the quantity.

GENERAL PRESENTATION

ExcelgestionMobile v7 consists of one (1) simple Excel file (without VBA macros). It's a sophisticated template. It is used to make invoices and all commercial documents, to manage inventory, debit payments and statistics. It works ergonomically alternately on iPad and PC, as well as Android (tablets and smartphones). It's a offline program, which works without an internet connection, even to create PDFs (under certain conditions).

ExcelgestionMobile v7 works via the following free* programs (follow the links, under conditions) on Android, iOS et PC. Simply copy the XLSX file from one machine to another (eg via the practical program "Send Anywhere" de "Estmob", in any Wi-Fi network, or put the file on one of different Cloud and resume it on "WPS Office", or for "Microsoft Excel" on OneDrive).

Example of use: Start by typing or copying and pasting your articles and customers while on a PC, then put the Excel file on your iPad or Android device to bill also out of your office, it's as simple as that!

ExcelgestionMobile v7 is particularly ergonomic on iPad (with "Microsoft Excel on iOS") and PC (with the Excel compatible program "WPS Office")
On iPad billing, keep the virtual keyboard open throughout the process of entering articles
On PC by billing, indicate a few letters of an article and it appears immediately
On Android billing, fill in first the Designations of all the articles, then the Quantities


THE BIG PLUS
• Inventory Management (Purchase - Sales = Permanent Inventory), Min. Stock, Order Proposal, Orders in Progress.
• Individual discounts per item, final total rounded to 5cts (for Switzerland, no rounding on request).
• Detailed management of payments (down payments, payment types) and sales reports (= detailed statistics per day/week/month/year) including billed/paid balance. Directly in the file, do your accounts and statistics, eg month-to-month comparisons, etc. There is place for this ("Stats" sheet).
• Presentation in tables, simple, logical and exhaustive. Everything is in one (1) Excel file, which you can copy, save, etc., as you need!
• Do not need import-export of customers or articles because you are already in Excel, simply copy and paste (Paste Special, Values).
Personalization of the invoice (at the top of it, the presentation of your visual identity can be done exactly to your taste). Just ask me!
• Open and directly save the excel file to the most popular clouds and share it with others at any time.
• Make not only Quotes, Invoices and Assets, but also Delivery Bulletins, Supplier Orders, Notes of fees, Receipts and all other types of documents.
• Always see the document as it will be printed. By default the sheets are 100% of their size, but you can zoom out to decrease the size of the display (and see more content) or zoom to enlarge!
detailed tutorials (in videos/by screen shots/with step-by-step instructions) are very easy to access. I reply to your emails usually within the hour.
• ExcelgestionMobile v7 free is free and ExcelgestionMobile v7 with your logo and 1000 items costs only CHF 14.90 (about € 11), for life.


FEATURES

1.- Neat presentation of the invoice (in particular: delivery address, terms of payment, texts on top and bottom of page).

2.- Automatic numbering of documents / archiving of documents.

3.- Individual discounts, VAT (2 rates + zero) VAT inclued/VAT excluded (or without VAT on request).

4.- Max 1000 items (2-300 recommended on Android/iOS), max 50 positions per invoice, multi-line items as needed, multi-page invoices as needed. Tested successfuly at full charge.

5.- Create invoices by barcode scan (In this case the maximum quantity of items can be extended to 1000, also on Android/iPad), POS function (Point of Sale). Use of the internal scanner (or an external scanner on Android USB-OTG, and PC). On iOS scan via the internal scanner in conjunction with the app "BarcodeFacile" (from myice92) and "ai.type keyboard" (from ai.type Ltd). Addition of a simple way, by scanning it, of the serial number or the lot during the invoicing.

6.- Sales Reports (Sales statistics) (with and without taxes) and by Quantity depending on selection of dates and/or an article number. Visualization of the payments and the Balance.

7.- Supplier Orders - Return merchandise.

8.- Printouts (via "Apple AirPrint", "Google Cloud Print" and other possibilities depending on platform) and PDF creation.

9.- Signature of documents - Easily send documents by e-mail, add photos as needed.

10.- Search for articles, customers and documents by pagination, search function and filters.

11.- On mobiles, ideal for short and/or direct bills. Allows manual retrieval of a document (eg to transform an "Offer" into "Invoice").

12.- Available for any questions: excelgestion@bluewin.ch, Tel. +41 (0)26 401 05 08 (9am-7pm).

By manually doing some tasks, you understand how the program works and stay in control of operations

Requires a Copy and Paste (Paste Special: Values) to archive documents. Then you have to erase the data from the last document (by pressing "Reset" and then "Delete content") before starting a new one. These limits are counterbalanced by many PLUSs (see box above).

Fully functional demo version (just not your name).

Download all Excelgestion free and demo versions in a ZIP.

ExcelgestionMobile v7 with your logo and 1000 items costs CHF 14.90 (about € 11). To order it, send me by email (at excelgestion@bluewin.ch your logo and invoice header so that I put them on your copy and pay on paypal.com the sum of CHF 14.90 to the address: c.roux@bluewin.ch.

I realize invoicing programs on Excel since 1997.
My programs are guaranteed without malware of any kind.

(>Top of page)

Tutorial: operation illustrated with «Microsoft Excel on iPad»

Updated October 08, 2018

Very important: unfortunately the latest version of the compatible program "WPS Office for iOS" contains a bug that makes it unusable... (the size of pages rendered in PDF is not correct...), I am forced to you advise to use "Microsoft Excel for iOS", which, in its latest version, is perfectly fine (its only flaw: it must be connected to the internet to make/write PDF...). I have not yet changed the tutorial because the two programs are very similar in their use. So you can refer to the tutorial below and simply adapt the operation in "Microsoft Excel").

Preamble: Browse briefly for the first time this tutorial, for a list of topics covered. So if a point does not seem complete or clear, you will know where to find what is missing. See also the "WPS Office User Guide on iPad" (at this time, in french).

START AND COPY THE FILE "EXCELGESTIONMOBILE v7"
Place the file "xlgm7-xxx.xlsx" in the My Documents folder of "WPS Office". You can do this through the program (available for PC, iOS, Android, etc.) "Send Anywhere " (link to my tutorial, to adapt for sending from your PC to your iPad), or you can also place the file on a cloud, "WPS Office" can open the files of many clouds (see the button "Cloud" in top of the screenshot below). Click it as shown to open it. Later if you are alone to use it, I advise you to save the file on your iPad.

SHOW A COLORED CROSS POINTER to be where you want
Select "Viewing" (1), "Clear Reading" (2) and the colored cross pointer appears at the intersection of the cell (s) active (3). Very practical, especially on the sheet "Art(icles)", see below. To be at the right intersection line/column. To use in many cases.

DELETE DATA FROM THE PRECEDING INVOICE
On the "Print" sheet (1), select the data to be erased (B-C columns) from the top left corner cell (2) to the corner bottom right (3). Then click on "Clear contents" (4).

(Other way: Rather than emptying the "Print" (or "Print2") sheet, as shown above and below, you can enter the next invoice or document in the existing one and only modify/delete data that changes or is no longer useful)

The sheet is emptied of its item data. If necessary, do the same on column F, which contains a possible discount. On the "Print2" sheet, you must delete columns A, C and F.

You will open the filter (reset it), which now displays only a few lines. Press the filter icon (1), press "Check All" then re-tick "Blank" (2, in the illustration it is unchecked). Press "Done"(3)

All the document is free of data of articles

INSERT YOUR ARTICLES IN THE INVOICE
On the sheet "Print" (fill by Designation, col.B) [or "Print2" (fill by number, col.A), see below], go to B17 (1), then press the keyboard Open icon (2), 2nd from the right.

The keyboard opens. Choose the numeric keypad (1). Press the drop-down button to open it (2).

The drop-down list opens. You can scrool (drag vertically) the (1) list to reach the item you want to bill. Items are in the order you put them in "Art(icles)" sheet. (Note: The numbers shown on the left in the screenshot below are no longer relevant). When you are on the desired article, click on its name to select it. The name of the item goes into the cell. (Note: If you do not know the exact name of the article, see the previous point, go to the sheet "Art" in cell F1, and do a search there. Beware, on iOS, research make the difference between uppercase and lowercase letters, so if you are looking for "Bread or bread," type "read").
Then press the "Tab" button (Tabulation) (2)

Always with the keyboard open , it is easy to enter the quantity (1). I'm indicating that you can use (2) directional arrows as needed (if you're not in the right cell, but do not try to select protected cells, otherwise you will get an error message and the keyboard will close). If you press the "Enter" key (3) and that you have followed exactly the procedure, you must go now on the lower left cell (cell B18).

You are on cell B18, you can repress the button from the drop-down list (1), select your new article, press Tab (2) to go to column C. When you have filled the entire document with your articles, close the keyboard (3) (please do exactly as shown) and then press the drop-down button (4). To hide the empty lines (press "Check All", uncheck the "Blank" at the bottom of the list), useless to display.

The filter has been opened (1). You select "Check all" (2), except blank lines, uncheck (3), then "Done" to validate and close the filter (4).

Blank lines are hidden (1). Always double-clicking the drop-down lists (single-click for normal cells), you can choose the type of document (2), enter a header text (3), the name of the customer (4), the possible rebate (5) is no longer displayed here but in col. F of each article position. And a possible down payment (6), payment terms (7) and choose a footer text (8, not visible here). Save the document (9) or save it with another name (10).

As follows. This is also where you go to create a PDF, and further down to print the document.

IMPORTANT: Print the document and/or make a PDF BEFORE to pass the document to Archive (because when it is passed to Archive, the document number has already incremented the following number).

Indicate the folder if necessary (if you want to save on a cloud, this is where you have to choose it) (1), the file name (2), then "Done/Enter" (3).

MAKE A SEARCH
ExcelgestionMobile v7 offers a great range of tools to find the article or customer you are looking for. And you can combine them, for example filter on a Category, then scrool down.

Search for an article by paging (scrooling)
This is the simplest method. You can drag/downin the list of articles with your finger or your stylus, this is the easiest way if your article list is not too long or you know that the article is more beginning

Do a simple search on a word or a short/long string of characters
By using the ad hoc function of "WPS Office". Select the column A (by clicking on its heading) (1). Press the Loupe/Search tool at the top (not shown), enter a few letters (2) (here the letter can be indifferently capitalized or lowercase, but you must respect the accents), then press on the "Next" ">" (3) or "Previous" "<". The next cell found is colored with a yellow background (4). If necessary, memorize or copy the number or designation, etc.


Search for an article by filtering by its Name or by its number ("Ref")
By column A (Résumé) (1) by the "Art" sheet, open the drop-down list (2). Click a few letters (3) and display the corresponding number and designation. Save this number or this Designation to select the item (see "Insert your items in the invoice" section below). Note: the search is case-sensitive, so "Installation" (upper case) is not the same as "installation" (lowercase). So if you do not know, omit the 1st letter and look for "nstall".

Another way to search: Category or Unit
Always on the "Art" sheet open the drop-down list in column D (Category or Unit) (1). You see your different Categories and/or Units, select one or more (2) depending on what you are looking for. Remember the name of the article you have found to select it (see next item: "Insert your articles ...").

INSERTING YOUR ITEMS IN THE INVOICE FROM THE "ART" SHEET, ON THE "PRINT2" SHEET
Above, I indicated how to complete the document/invoice according to the Designations of Articles (Col. B). Here I will detail the procedure to insert your articles by selecting them on the sheet "Art(icle)", then by inserting them at once into the sheet "Print2". Note: with this method, the articles will be listed in the document in the order of the list.

INFORMATION: you can also enter your articles by typing their "Ref". in column A of the "Print2" sheet or by scanning their number: Adapt the present tutorial.

On the "Art" sheet, search for your articles by pagination (or according to the other methods, see "Make a research..."). Make the colored cross pointer (1) visible. Enter the quantities you want to bill in the column M (2). When you have entered everything, filter the list, press "Check All" by unchecking "Blank" (3).

Select all lines in column M by dragging your finger (here from line 12 to line 98), you see and can help you select (1) handles. Click on "Copy" (2).

Later, you will do the same with the column B ("Ref") (1), select it and press "Copy".

Go to the "Print2" sheet. You will paste Quantities: Activate cell C17 (1), click on "Paste Special" (2), then validate "Values". Do the same with the "Ref", "Paste Special Values" in A17 (3).

If the data is more than one line in height, the cells must be adjusted. Select the Designations (Col. B) as shown (1). Click on the "Common" menu and then twice on "Wrap text"(2).

The content adjusts the cells to (here) 2 lines (1). You will print or make a PDF of the document and control it, move it to Archive. Then you will come back on the sheet "Art", erase the quantities in column M, remove the filter. Thus, you will be ready for the next invoice/document.

SEND THE DOCUMENT TO ARCHIVE

Select the Archive (1) sheet. At the very top of line 1, column B, click and softly reclick on this cell (2)

Note (not shown on the screenshot below): Now in cell C1, "Print" appears, if you double-click you can display "Print2" (or "Print" choice). Depending on whether you want to archive one sheet or the other, choose "Print" (in red) or "Print2" (in blue).

The menu bar opens, go to the right (click on the small arrow on the right to open the menu "Hyperlink".

Then "Jump" which selects a wide range of cells, in fact all the data of your invoice (including blank/white lines).

Select by softly clicking and keeping pressed the selected cells, choose "Copy".

Go to the bottom of the sheet, starting from line 52 (1), on the next empty cell in column A (2), click exactly and 1st move on cell A61 (2).

Click a second time to call the menu bar, as shown, and click "Paste Special".

Click "Value"

You see that the data is sticking in the background (1+2)

Now the data is copied as it should. You can save your document.
Note: I tell you in the User Guide how to hide unnecessary lines (press "Check All", uncheck the "Blank" at the bottom of the list) when you have a lot of lines, archived documents.

And go on the sheet "Stats" (1)
THE "STATS" SHEET DISPLAYS THE SUMMARY OF INVOICES PLACED IN THE ARCHIVE
It displays the total of all the invoices stored so far, including the last one you just added

COPY CURRENT DATA TO CREATE A SALES REPORT
At regular intervals (once a day-week-month?), you want to create a Sales Report (= freeze the status of your dynamic statistics). Here's how to do it: Go to the "Stats" sheet (1). You see in column B your current statistics, for the period indicated on lines 2 to 3 and according to the date online 1. Note on line 10 the balance still due to you (2). Click on the column heading B, the menu bar appears, select "Copy". Select by clicking on line 1 of the next free column (here column E), so E1. Re-click softly which opens the menu bar. Choose "Paste Special", "Values". The data in column B sticks in column E (or the chosen column). Note that cell B9 displays all the payments counted and as said cell B10 displays the balance, ie amounts still due (invoiced but not paid).

STOCK MANAGEMENT AND PERMANENT INVENTORY
On the "Art" sheet, you can manage your Inputs (Col. G point 1) by adding one by one all your entries in stock. Do it manually (syntax: "= 20 + 5" means an entry of 20 and an entry of 5, then 25) and Outputs (col H, 2) (which is indicated automatically according to your invoices / assets). You have a permanent inventory of your articles (Col. I, 3). Note: columns whose header is in gray are editable, those in purple are updated automatically. The stock status ("Stock Qty") only works from the moment an entry into stock (Cumulative purchase quantity) has been made.
In column D, enter your "Unit Sales Price", col. O (9) your "Unit Purchase Price". Your stock value at the purchase price (11) and sale (12) is shown.

SUPPLIER ORDER / STOCK ENTRY
In J (4) indicate your Minimum Stock, the threshold from which you want an order proposal to be generated (col.K, 5) (When the value is positive is that there is a proposal for an order).
Enter the order for 1 vendor you are filtering on column N (supplier's abbreviation), (8), enter the quantity on column L (6).(Other operation: The column M (7) allows you to make an invoice, ask me if you need). Enter the quantities.
In both cases (order or invoice), I advise to keep the keyboard open as much as possible and to scrool to find the items and fill your quantities.
To finish the order supplier (or invoice), filter in (6) or (7) (press "Tick all" uncheck "Blank") and (for the Supplier Order) in (8) the selected provider. Select (see also next screenshot) the lines filled in col. L (or M), copy, and Paste Special (Values) in column C, sheet "Print2". In the same way, select the lines filled with a column B, Copy and Paste Special (Values) item numbers in column A from the "Print2" sheet.
Do the same procedure as with the "Print" sheet to prepare and print/make PDF, then archive the document.
When you receive your order from the supplier, only display the lines that concern it (L and N columns), (6) and (8) and add (as indicated above) the quantities in col. G (1), erase the values ordered in col. L (6).

SELECTING MULTIPLE LINES IN ONE (1) COLUMN, A FREQUENT OPERATION
REMINDER: You have filtered column L (press "Check all", uncheck "Blank") (1) and N (the vendor abbreviation) (2), selected with the finger or stylus data from the column L (3). The iPad displays the contextual menu in black, choose "Copy" (4), go on sheet "Print2" and paste (Paste Special, Values) in C17 "Quantity". Then do the same with the item number: select and copy column B, go to "Print2", in A17, and Paste Special (values).

ENVOYER LE FICHIER PAR E-MAIL
Locate the file in the file manager of "WPS Office" and click on the (i) on the right (1). Click as shown (2). Click on "Email file (3)". Fill in as shown and send the e-mail (top right) (4th screenshot).

Thank you for your attention!
Read also the full user manual (in french)

(>Top of page)

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «Microsoft Excel sur Android»

Updated June 29, 2018

Préambule: deux nouvelles fonctionnalités importantes ont été ajoutées: 1.- le rabais n'est plus global, en bas de facture, mais individuel, en colonne F. 2.- Une feuille "Print2" a été ajoutée, qui est une copie de la feuille "Print", mais vous indiquez le numéro d'article (col. A) pour remplir les articles. En feuille "Archive", en C1, vous choisissez (en double-cliquant sur la cellule) si vous voulez archiver la feuille "Print" ou "Print2". 3.- Enfin notez que la feuille "Art(icles)" a vu l'ordre des colonnes totalement changé, pour plus de logique.

RÉALISER VOTRE 1ÈRE FACTURE
OUVRIR LE FICHIER
Installez et ouvrez "Microsoft Excel" pour Android. Cliquez sur "Ouvrir" (1), localisez le dossier (2-3) dans lequel vous avez mis le fichier ExcelgestionMobile v7 ("xlgm7-xxx.xxx.xlsx") et cliquez pour l'ouvrir. (Note: je recommande le clavier virtuel "Hacker's Keyboard").

Le fichier est ouvert (allez sur la feuille "Print" au besoin) (1). Cliquez sur l'adresse du destinataire (2) qui fait apparaître le petit icône d'ouverture de liste (2). Vous pouvez changer au besoin: le type de document (3), l'intitulé de document (4), la date du jour au besoin (ajoutez à la formule qui s'affiche un "+1" pour indiquer un jour après la date du jour si vous le souhaitez), les conditions de vente (5) et un texte de pied de page (6). Il faut commencer par effacer la facture précédente (celle qui s'affiche ici), pressez délicatement le petit "Reset" (7).

Cliquez sur "Ouvrir le lien" (1).

La zone des cellules d'articles en colonnes B et C se sélectionne (1), faites un clic doux et long sur la zone en grisé, une barre de menu s'ouvre, choisissez "Effacer" (2), Les articles s'effacent.

Sélectionnez les rabais (colonne F) comme indiqué (1), puis faites à nouveau un clic long sur la zone en grisé, une barre de menu s'ouvre, choisissez "Effacer" (2), Les rabais (%) s'effacent.

REMPLIR LE 1ER ARTICLE
Cliquez sur la cellule B17 (1), cliquez sur l'icône d'ouverture de liste (2), la liste s'ouvre, vous pouvez glisser en haut/bas les articles (3), sélectionnez-en un (4) en pointant sur son nom (attendez au besoin un instant que la cellule s'actualise).

Faites de même pour tous les articles que vous voulez facturer, en vous positionnant tour-à-tour sur les lignes en-dessous. Vous allez saisir les quantités. Placez-vous en C17 (1). Faites un clic léger et choisissez "Modifier" (2).

Le clavier s'ouvre, au besoin basculez sur le Pavé numérique d'Excel en pressant sur son icône (1). Cliquez les quantités (2) en passant de l'une à l'autre par "Enter" (3). Attention, la touche virgule ne va pas pour faire une décimale, il faut utiliser votre propre clavier et cliquer un point ".".

Quand vous avez saisi les quantités, vous pouvez faire de même pour les rabais (colonne F). Entrez p.ex. "15" pour "15%". Contrôlez que vos choix indiqués plus haut sont justes (1-2-3-4-5) puis pressez sur Fichier (6) pour créer un PDF.

Sélectionner toutes les lignes à l'affichage, ou ne sélectionner que les lignes pleines
J'ai oublié un point: en principe, pour remplir vos articles (surtout si vous ne savez pas combien vous en avez), vous devez rendre toutes les lignes visibles, comme c'est le cas de la copie d'écran ci-dessous. Un fois que vous avez saisi tous les articles, voyez maintenant comment filtrer la liste et cacher/masquer les lignes blanches. Cliquez en cellule A16 sur l'icône d'ouverture de liste (1).

Cliquez sur "Sélectionner tout" (1) (comme je l'ai déjà fait maintenant s'affiche "Effacer tout"). Puis désélectionnez "Vide" (2). Et cliquez en dehors de la boîte de dialogue pour valider votre choix (3). (Note: pour afficher toutes les lignes, vous devez bien évidemment faire le contraire et sélectionner toutes les lignes, aussi les lignes vides.)

CRÉER UN PDF (OU IMPRIMER)
Note 1: il est indispensable d'imprimer le document ou de créer un PDF AVANT d'archiver le document, étape que vous verrez après

Note 2: à la différence d'iOS ou PC, il faut être connecté à Internet pour pouvoir créer un PDF.
Astuce: Comment imprimer sans connexion à internet? Enregistrez le fichier sur Microsof Excel, la feuille "Print" ou "Print2" visible, puis ouvrez-le fichier sur "WPS Office" pour Android. De là, créez un PDF sans connexion. Faites: "Fichier" > "Imprimer" > "Imprimer" > "Postcript" > Sélectionnez "PDF" > "Exporter vers PDF". N'enregistrez jamais le document XLSX, mais quittez-le une fois le PDF réalisé.

Allez sur le menu "Fichier". Cliquez sur "Imprimer" (1).

Sur la boîte de dialogue qui s'est ouverte, choisissez "Enregistrer au format PDF" (1) et "Enregistrer" (2).

Indiquez un nom, ici le numéro de la facture (1), puis "Enregistrer" (2). En principe le fichier est enregistré dans le dossier "Download" (Téléchargement).

VISUALISER LE FICHIER PDF
Depuis votre gestionnaire de fichier (ici "X-plore" que je recommande), dans le dossier "Download" (1), cliquez sur le nom de fichier (2), puis choisissez le programme avec lequel vous voulez ouvrir le fichier PDF (3) et "Cette fois seulement" (4).

Le fichier s'ouvre, contrôlez vos écritures soigneusement (vous pouvez zoomer)

ARCHIVAGE DU DOCUMENT
Retour sur "Excel", rendez-vous en cliquant sur l'onglet "Archive" (1)

Placez-vous tout en haut de la feuille. Si vous voulez archiver la feuille "Print" (ce devrait être le cas ici), assurez-vous que C1 indique "Print" (en rouge), sinon (si vous voulez archiver la feuille "Print2": double-cliquez et sélectionnez "Print2" (en bleu)). Cliquez en B1 "Client..." (1). Cliquez "Ouvrir le lien" dans la barre de menu qui s'est ouverte (2).

Une large zone se sélectionne. En étant sur cette zone, faites un clic doux et long. Une barre de menu s'ouvre, cliquez comme indiqué sur "Copier" (1). Les articles se copient dans la mémoire tampon de votre appareil.

Descendez sur la feuille, sur la prochaine ligne vide (ici la ligne "73"). Sélectionnez A73 (1) par un clic doux et long. Une barre de menu s'ouvre. Comme indiqué, cliquez sur le petit chevron/triangle (2). (C'est "Collage spécial").

Et choisissez "Valeurs" (1).

Les valeurs de la zone que vous aviez copié précédemment se sont collées (1).

VOIR LES PAIEMENTS
En vous déplaçant un peu à droite (colonne N), vous voyez les paiements qui ont déjà été effectués et vous voyez l'endroit où il faudra indiquer le paiement (1), la date (colonne O, indispensable au programme), et le type de paiement (colonne P).

GESTION DES ARTICLES
Voici comment remplir et utiliser la feuille "Art(icles)".
Col. B indiquez vos numéros d'articles, qui doivent être chronologiques. (Note: à copier quand vous faites une facture en feuille "Print2", col. A)
Col. C indiquez la désignation de vos articles (vous pouvez saisir des sauts de lignes dans la cellule).
Col. A assemble la col. B et la col. C, et s'affiche en tout temps, même quand vous faites défiler la feuille sur la droite.
Col. D indiquez la Catégorie ou l'Unité.
Col. E indiquez le Prix de Vente unitaire.
Col. F indiquez le type de TVA, "vide" ou "1" ou "2".
Vous pouvez filtrer selon chaque champs selon vos besoins.

GESTION DU STOCK ET INVENTAIRE PERMANENT
Sur cette feuille "Art", vous pouvez gérer vos Achats/Entrées (manuelles) et Ventes/Sorties (automatiques) et avoir un Inventaire permanent (automatique):
Col. G indiquez les Entrées en stock (syntaxe: "=20+5" signifie une entrée de 20 et une entrée de 5, soit 25).
Col. H indique les Ventes Cumulées (selon vos factures et Avoirs).
Col. I indique l'état de votre stock (que si il y a au moins une entrée en stock).
Col. J indiquez à partir de quelle quantité vous voulez que le programme vous fasse une proposition de commande.
Col. K indique la proposition de commande (quand les valeurs sont positives. Quand les valeurs sont négatives, c'est que vous avez assez de stock. Que si il y a au moins une entrée en stock).
Col. L indiquez la quantité que vous souhaitez commander.
Col. M indiquez la quantité que vous souhaitez facturer (Note: à copier quand vous faites une facture en feuille "Print2", col. C).
Col. N indiquez pour chaque article une abréviation de votre fournisseur.
Col. O indiquez votre Prix d'achat unitaire.
Col. P indiquez l'Emplacement physique où se trouve votre marchandise.
Col. Q indiquez vos remarques éventuelles, ou ce qui reste à livrer et à qui lorsque vous êtes en rupture de stock.
Col. R indique la valeur du stock au Prix d'Achat. Les valeurs négatives sont amenées à zéro (0).
Col. S indique la valeur du stock au Prix de Vente. Les valeurs négatives sont amenées à zéro (0).
Vous pouvez filtrer selon chaque champs selon vos besoins.
En feuille "Stats" la Valeur du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) est aussi indiquée.
Pour une utilisation complète de toutes les fonctionnalités, lisez le "Guide de l'utilisateur de "WPS Office sur iPad"".

Merci de votre attention!

(>Top of page)

Guide de l'utilisateur de «WPS Office sur iPad»

Updated July 8, 2018

Lire d'abord les "Tutoriels: fonctionnement illustré...", très vite vous prendrez la main

Préambule: deux nouvelles fonctionnalités importantes ont été ajoutées: 1.- le rabais n'est plus global, en bas de facture, mais individuel, en colonne F. 2.- Une feuille "Print2" a été ajoutée, qui est une copie de la feuille "Print", mais vous indiquez le numéro d'article (col. A) pour remplir les articles. En feuille "Archive", en C1, vous choisissez (en double-cliquant sur la cellule) si vous voulez archiver la feuille "Print" ou "Print2". 3.- Enfin notez que la feuille "Art(icles)" a vu l'ordre des colonnes totalement changé, pour plus de logique.

EN BREF
Important: Lisez au minimum ce qui est écrit en gras (donc aussi les titres de chapitres) dans les tutoriels ci-dessous.
- Ces tutoriels seront utiles pour toutes les plateformes: iOS (iPad), Android et PC.
- Je reste volontiers disponible pour toute question: excelgestion@bluewin.ch.

DÉMARRER
- Placez votre iPad sur une surface stable. Il y a des opérations qui demandent d'être précis avec le doigt.
- Presque toutes les feuilles et de nombreuses cellules sont protégées contre l'effacement accidentel. Aussi, vous pouvez voir (surtout au début, après vous apprendrez à n'aller -le plus souvent- que dans les cellules non protégées) fréquemment ce message "La feuille de calcul est protégée...". Dans ce cas, cliquez sur "Annuler" (et pas "Annuler la protection"). Très important: Une fois que vous avez saisi une valeur dans une cellule, vous pouvez presser sur le bouton "Fermer le clavier" (tout à droite de l'écran) (et non pas "Enter"), vous fermerez celui-ci sans message d'erreur et en restant dans cette cellule.
- Sur iPad il y a des clics longs (appuyés), des clics courts et des double-clics qui s'emploient différemment. Apprenez à bien utiliser le bon dans le cas approprié.
- Sur iPad importez le fichier "xlgm7-xxx_x.xlsx" (p.ex. avec un programme comme "Send Anywhere", que je recommande), ou placez-le sur votre cloud habituel (voir mes explications sur les clouds plus bas sur cette page). Ouvrez-le sur "WPS Office".
- Par défaut les feuilles sont à 100% de leurs tailles, mais vous pouvez en tout temps zoomer pour diminuer l'affichage (et voir plus de contenu) ou l'agrandir!

EFFACER LES DONNÉES D'UNE PRÉCÉDENTE FACTURE
Voir ci-dessus mon tutoriel illustré avec iPad: "EFFACER LES DONNÉES DE LA FACTURE PRÉCÉDENTE".

AJOUTER DES ARTICLES SUR LA FEUILLE "PRINT"
Note: La feuille "Print" sert à créer votre facture en ajoutant des articles selon leur nom (Col. B), la feuille "Print2" (voir la rubrique plus bas) le fait selon la col. A, la "Référence" (que vous devez connaître, p.ex. en vous aidant de la feuille "Art", ou en imprimant votre liste d'articles).
- Placez-vous en B17 et ouvrez le clavier (le clavier doit toujours rester ouvert durant toute la saisie). Cliquez à droite de la cellule sur l'icône d'ouverture de liste déroulante, une liste s'ouvre.
- Glissez en haut ou en bas pour atteindre l'article souhaité, cliquez sur ce dernier, la cellule se remplit. Dans le clavier, tout en haut à gauche, pressez sur "TAB" pour passer en C17.
- Sur le clavier (mis en mode numérique au besoin), saisissez la quantité, p.ex. "5" puis pressez "Enter", la cellule en-dessous à gauche se sélectionne. Sélectionnez un nouvel article. Faites TAB, etc. autant de fois que d'articles.
- Pour trouver un article sur l'entier de sa désignation, il est possible de filtrer (sur iPad, le filtrage inclus les Maj/min, donc soyez précis) sur la cellule B1 ou J1 de la feuille "Art". Basculez de la feuille "Art" (ou vous faites au besoin une recherche et trouvez le numéro approprié) et la feuille "Print". Également, il peut s'avérer pratique de s'imprimer une liste des articles et/ou de connaître la désignation de ses articles. Mettez aussi les articles les plus demandés en haut de liste.
- Pour ajouter une ligne blanche (simple, double ou triple) d'espace entre des articles ou à la fin du document, créez un article point "." (dans la version démo, il y en a un, dernière position en feuille "Art"). Et saisissez cet article comme n'importe quel autre, mais sans mettre de quantité.

SCANNER UN ARTICLE POUR LE FACTURER
(Il est sous-entendu que l'article et son numéro EAN13 ont été placés dans la feuille "Art").
- Avec l'app "BarcodeFacile" (de myice92), scannez le code-barres, puis pressez le bouton Copier "Ok".
- Basculer sur ExcelgestionMobile v7, feuille "Print2", sur la cellule A17.
- Avec le clavier virtuel "ai.type keyboard" (de ai.type Ltd), pressez la touche "Coller" (tout en haut du clavier). Puis en C17 saisissez la quantité. Notes: Gardez le clavier ouvert durant tout le processus de saisie des articles. Le processus peut être plus rapide de saisir tous les numéros, puis toutes les quantités. Sur iOS, il faut (cela se fait automatiquement) enregistrer les numéros de codes-barres avec un apostrophe devant le numéro. Sur Android, il ne le faut pas. Les deux ne sont donc pas compatibles... Sur PC, tout est compatible.

PRÉPARER LA FACTURE
Cliquez sur les cellules indiquées ci-dessous pour ouvrir une liste déroulante, ou indiquer une valeur:
- En A5, vous pouvez ouvrir la liste et choisir une adresse de livraison dans la liste (les clients se saisissent en feuille "Set": sur la première ligne de l'adresse indiquez le nom, le prénom et l'intitulé, p.ex. "Roux Christian M.").
- En D5, vous pouvez ouvrir la liste et choisir un client (adresse de facturation) dans la liste.
- En B13 s'affiche la date du jour. Vous pouvez mettre un jour de moins (p.ex.) en pressant "=TODAY()-1".
- En A12 vous pouvez afficher un texte sur une ligne tel "Selon notre téléphone de ce jour" ou "Cette facture remplace la n° 28" (ces textes sont en feuille "Set" col. E).
- In F14, enter the value (in number of days) you want for the due date. If there is no deadline, do not put anything. If this cell is empty, the word "due date" and the date will not be displayed.
- En C70, vous pouvez saisir un acompte/avance, p.ex. "100" pour "CHF 100.-". La colonne G affiche l'acompte.
- En A75, vous pouvez afficher un texte de conditions de vente (ces textes sont en feuille "Set").
- En A76, vous pouvez afficher un texte de pied de page (ces textes sont en feuille "Set").
- Il faut filtrer les lignes de la facture, pour ne laisser apparaître que les lignes qui ont des articles. En A16, cliquez doucement pour ouvrir le filtre. Sélectionnez "Tout cocher" puis désélectionnez "Vide". Cliquez "Terminé".

IMPRIMER LA FACTURE
- Vous devez imprimer la facture (ou réaliser un PDF) AVANT de copier-coller le document dans la feuille "Archive". Si vous voulez imprimer/faire un PDF après (alors que la feuille "Print" contient encore ce document), effacez provisoirement le dernier numéro de document en bas de feuille "Archive", colonne C. Imprimez le document, puis ressaisissez le numéro tel qu'il était. Quand un document a été effacé de la feuille "Print", il n'est plus possible de l'imprimer/faire un PDF; dans ce cas vous devez le ressaisir en feuille "Print2" (voir la rubrique "Feuille Print2...").
- Malheureusement selon les versions d'iOS la largeur de page n'est pas parfaitement identique. Si quand vous créez un PDF, le document se crée sur 2 pages, ou si au contraire vous avez une marge de droite énorme, envoyez-moi votre fichier en me disant votre config, je l'ajusterai.
- Quand la facture est prête, voici comment l'imprimer: pressez l'icône "Outils" (icône de "clé") en haut à droite, sélectionnez "Imprimer" puis "Imprimer" (quelques réglages de paramètres sont possible) sur imprimante "Apple AirPrint".
- Pour réaliser un PDF, enregistrez le document, pressez l'icône "Outils" (icône de "clé") en haut à droite, sélectionnez "Exporter sous PDF", choisissez "Exporter la feuille active" "En tant que pages séparées", puis Exporter.
- Comme une copie de facture est nécessaire pour vos comptes (imprimée ou en PDF), un bon truc est d'enregistrer le document en PDF (p.ex. "Dupont14.pdf"), puis d'imprimer celui-ci à deux exemplaires (une deuxième copie pour vous).

ENVOYER UNE FACTURE (EN PDF) PAR E-MAIL
- Sur la feuille "Set", sélectionnez l'adresse e-mail de votre client et copiez-là dans le presse papier (faites: "Copier").
- Enregistrez le fichier Excel. Créez un PDF de votre facture: Menu "Outils", "Exporter sous PDF", "Exporter en tant que pages séparées", "Exporter", donner comme nom de fichier le numéro de la facture, p.ex. "1095", "Enregistrer". La facture s'ouvre, bien la contrôler. Fermer le fichier.
- Sur le Gestionnaire de fichiers de "WPS Office", se placer sur l'icône (i) à droite du fichier que l'on vient de créer et cliquer sur l'icône bleu "Sélectionner le style de partage", puis cliquer sur "Fichier e-mail". Dans le champs à droite du "À" collez l'adresse e-mail du destinataire (faites "Coller"), ajoutez du texte selon vos besoins, puis "Envoyer". C'est fait!

ARCHIVER LA FACTURE
- Une fois la facture terminée, il FAUT l'archiver (c'est ce qui permet à la numérotation automatique et aux statistiques de fonctionner. Important: archivez après avoir imprimé et/ou fait un PDF). Allez sur la feuille "Archive".
- En B1 cliquez doucement "Client ou Fourn." puis dans la barre des menus qui s'est ouverte "Hyperlien" et "Aller à". Une grande plage de cellule se sélectionne (en gris).
- Cliquez doucement sur cette zone, une nouvelle barre de menus s'ouvre, choisissez "Copier".
- Descendez au bas de la feuille, la dernière cellule de la colonne A libre (à partir de A54), cliquez doucement et sélectionnez "Collage spécial", "Valeur". La plage se colle.
- Note: après un certain nombre de documents archivés, le bas de la feuille sera surchargé. Déprotégez la feuille "Archive" et masquez le trop plein de lignes, puis reprotégez la feuille. Les statistiques ne seront pas affectées.
- Si vous vous rendez en feuille "Stats", les statistiques se sont mises à jour, additionnées de la dernière facture. Note: les valeurs qui se stockent en "Stats" viennent uniquement des factures et avoirs (pas des autres documents).

FEUILLE "PRINT2" MULTIPLIE VOS POSSIBILITÉS
- La feuille "Print2" est visuellement une copie de la feuille "Print". La différence est que vous ne choisissez pas les articles par leurs noms dans la colonne B, mais que vous indiquez leurs numéros dans la colonne A. Si vous savez de mémoire les numéros de vos articles, ou si vous avez une liste imprimée de ceux-ci, ou encore si vous avez fait une recherche du numéro dans la feuille "Art", colonne O (n° et désignation), il est plus rapide d'utiliser "Print2". Donc vous remplissez les col. A, C et F et complétez le document comme indiqué plus haut.
- Pour passer le document à Archive, vous allez sur la feuille "Archive" et cliquez pour modifier en cellule C1 "Print2" au lieu de "Print" (qui de rouge passe au bleu). Puis, pour passer les données du haut (dynamique) au bas (statique) d'Archive, vous copiez-collage spécial (Valeurs) comme vous le faites avec la feuille "Print".
- Pour effacer les données, il y a 3 fois le bouton "Reset" comme il y a 3 colonnes à effacer... Vous pouvez aussi garder le clavier ouvert et effacer les cellules remplies manuellement, cela va très vite avec l'habitude.
- Un défaut de "WPS Office" est qu'il n'ajuste pas automatiquement la hauteur des cellules (notamment en col. B). Ainsi il vous revient une fois tous les articles saisis, de cliquer à gauche dans l'entête des colonnes (sur le "17"), puis d'utiliser la poignée pour tirer la sélection sur toutes vos lignes remplies. En bas menu "Commun", pressez 2x (une fois pour enlever une fois pour remettre) sur "Ajuster le texte". Tout y est? Non encore un mot:
- Cette feuille "Print2" offre un autre avantage, celle de pouvoir reprendre l'un de vos documents placés à "Archive" (ou "Art"), p.ex. une "Offre". Copiez-collage spécial (Valeurs) le nombre correcte de lignes (p.ex. lignes 53-56) de la Quantité (col. A), la Réf. Article (col. E) et le rabais (col. F) et collez-les dans les colonnes équivalentes en feuille "Print2". (Note il peut être plus rapide de reprendre le document imprimé "Offre" et de recliquer les données). Modifiez ce qui est à modifier sur ce document (il prend automatiquement le prochain numéro disponible). Imprimez et archivez comme d'habitude. Cette fois, tout est dit!

ENREGISTRER UN PAIEMENT DE CLIENT
- Les factures sont stockées en feuille Archive. Sur celle-ci, identifiez la ligne du paiement. Pour cela faites appel aux colonnes suivantes: B pour le nom de vos clients, col. C pour le no de document et col. M pour le total de la facture. Vous pouvez filtrer aussi, p.ex. sur col. B pour ne voir que votre client dont vient le paiement.
- En col. N indiquez le montant payé (inclus l'acompte s'il en avait un; ou bien cela peut être un paiement partiel, notez un paiement partiel de la façon suivante: "=500+1000" (utilisez le 3e clavier virtuel disponible, qui a toutes les touches nécessaires), ainsi vous aurez l'historique). Remplissez impérativement la col. O (Date pmt) et au besoin le Mode de pmt ainsi qu'une remarque éventuelle.
- Dès lors les statistiques (feuille "Stats", ligne 9) sont mises à jour.
- Comme vous pouvez filtrer les données en feuille "Archive" ligne 52, il est aisé de voir, p.ex., toutes les offres à un client, combien on lui a accordé de rabais dans le passé, ou de savoir quelles sont les factures ouvertes.

POINTER LES FACTURES NON PAYÉES
- En feuille "Archive", en G52, cochez les dates ayant dépassé le terme (aujourd'hui), décochez les "Vide" de toute façon, cliquez "Terminé" pour valider et femer le filtre. Au besoin, filtrez aussi en col. M pressez "Tout cocher", décochez en ne visualisant que les "Vide" (cochez). Contrôlez les paiements en colonne N (de N53 et en-dessous), notez les N° de documents qui ne sont pas encore payés, notez aussi le nom des clients concernés. Faites un rappel (par téléphone, par e-mail, en créant un document "rappel" ou en renvoyant le PDF de la facture originale).

LA FEUILLE "ART(ICLES)"
- Vous pouvez utiliser le numéro d'article (col. B) qui vous convient. Je conseille un numéro court (1001, 1100, 1120, p.ex.) mais vous pouvez aussi saisir un numéro EAN (à 13 chiffres), dites-le moi à la commande pour que j'élargisse un peu la colonne A en "PRINT". Je vous conseille de commencer avec un "grand" numéro (p.ex. 1000) pour pouvoir mettre plus tard des articles avec des numéros plus petits, qui seront en haut de liste. En effet, vous devez mettre les numéros dans l'ordre (1000, 1001, 1005...). Mettez les articles que vous appelez souvent en haut de liste. Les numéros doivent être uniques. Ne changez plus les numéros une fois attribués où les statistiques de vos articles seront erronées. Vous pouvez/devez trier les articles sur la colonne B: Déprotégez la feuille, sélectionnez toutes les colonnes qui ont du contenu, sauf la col. A. Ouvrez le menu "Affichage", pressez "Croissant". Contrôlez puis reprotégez la feuille
- Col. C, Désignation. Vous pouvez saisir des descriptions courtes (plus faciles à retrouver) ou longues (avec des sauts de lignes au besoin). En WPS vous pouvez filtrer cette colonne pour, p.ex. afficher toutes les occurence qui ont le mot "bleu", saisissez (sur "WPS Office" pour Android) "*bleu*" avec des astérisques. Mettez une désignation qui soit claire au début, pour retrouver vos articles dans les listes déroulantes, p.ex. "Alice, Il était une fois l'histoire d'une petite fille qui s'appelait...", plutôt que "Il était une fois l'histoire d'une petite fille qui s'appelait Alice".
- Col. D Catégorie ou Unité, ouvre une liste déroulante (pour harmoniser vos catégories). Ces catégories sont à saisir en feuille "Set", col. P, que je vous conseille de trier alphabétiquement.
- Les prix de vente (E) et d'achat (O) unitaires se comprennent d'eux-mêmes je pense.
- Le taux de TVA 1 et 2 se retrouvent en feuille "Set", col. H.
ExcelgestionMobile v7 offre la gestion de stock en temps réel (inventaire permanent):
Col. G indiquez (manuellement) les entrées en stock au fur à mesure des livraisons que vous recevez (syntaxe: "=200+10" signifie une entrée de 200 et une entrée de 10, soit 210).
Voir mon tutoriel sur iPad ("COMMANDES AUX FOURNISSEURS / ENTRÉES EN STOCK" plus haut sur cette page) pour le détail de ces fonctionnalités.
Col. H le programme indique la somme des ventes (cumul de vos Factures et Avoirs).
Col. I indique le stock.
Col. J vous permet d'indiquer un stock min. en-deça duquel une commande est proposée.
Col. K indique cette proposition de commande.
Col. L vous permet de saisir votre commande.
Col. M vous permet de saisir une facture.
Col. R et S indiquent la Valeur du stock par article au Prix d'achat (PA) et au Prix de vente (PV). Ces deux colonnes ne peuvent donner un résultat négatif. Si vous avez un stock valant "-10", elles afficheront "0".
En feuille "Stats" la Valeur totale du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) est aussi indiquée .

AJOUTER UN ARTICLE DANS LA FEUILLE "ART(ICLES)"
Choisissez un numéro d'article (un qui n'existe pas encore). En bas de la liste des articles, remplissez les colonnes dont l'en-tête est en gris (si dans la colonne D la catégorie/Unité que vous souhaitez manque, ajoutez-là en feuille "Set", colonne P). Déprotégez la feuille "Art" en haut sur le nom de l'onglet, cliquez et indiquez "Annuler la protection". Cliquez en haut sur l'en-tête de la colonne B, tirez la sélection jusqu'à la colonne S. Sélectionnez le menu "Affichage" puis "Tri Croissant". L'article (toute la ligne) vient se positionner dans la liste selon son numéro. Reprotégez la feuille, en haut "Art": "Protection" et valider "Activer la protection", pas de mot de passe. Il est plus simple de trier toute la feuille, sur la colonne B, depuis un PC.

AJOUTER VOS CLIENTS/FOURNISSEURS DANS LA FEUILLE "SET"
- Entrez vos clients et fournisseurs comme indiqué dans la version démo, en col. A. Si vous en avez beaucoup et que vous devez les trier par ordre alphabétique, saisissez-les de la façon suivante. Sur la première ligne: "Nom de famille, Prénom, Titre", p.ex. "Schmid Hans M.". Pour les trier, cliquer en A1 qui sélectionne la plage A3:D301. Cliquez sur le menu "Affichage", "Croissant".

RÉALISATION DE COMMANDES FOURNISSEUR
Vous pouvez faire des commandes à vos fournisseurs. Insérez les coordonnées de vos fournisseurs comme des clients dans la feuille Set. Sélectionnez "Commande fournisseur" en A11 de feuille "Print".
Voir dans le "tutoriel iPad" la partie: COMMANDES AUX FOURNISSEURS / ENTRÉES EN STOCK
J'ai préparé pour vous un texte dans les conditions de vente un "bas de page" (modifiable) approprié; utilisez-le!

RUPTURE DE STOCK/ARTICLES NON DISPONIBLES/RÉAPPROVISONNEMENT
Voici comment gérer ces cas: 1.- Votre client commande 10ex., 3 sont disponibles, 7 non.
2.- Facturez les 3 que vous avez avec le rabais pour 10.
3.- Si vous le pouvez, indiquez sur la Désignation de votre article la date de réapprovisionnement, p.ex. "Réapprovisionnement, env. début oct. 2018".
4.- Facturez (sur une nouvelle "Reste à livrer") les 7 qui vous manquent et notez-le en feuille "Art" en col. M "Remarques" sur la ligne de l'article en question (p.ex. "Dupond, 7x, 10%, 2.6.2018") (vous pouvez aussi faire une copie "papier" ou en PDF de la facture proforma et la garder soigneusement).
5.- Quand vous recevez la marchandise manquante de votre fournisseur, à l'entrée en stock, un oeil sur la col. M vous indiquera ce qu'il reste à livrer et à qui (il peut s'y trouver plusieurs commandes en attente de marchandise).
6.- Effacez la note en col. M. ainsi que la date de réapprovisionnement en Désignation. Facturez les 7 avec le rabais pour 10.

IMPRIMER (OU FAIRE UN PDF) UNE FACTURE JUSTE APRÈS L'AVOIR PASSÉE À ARCHIVE
Comme dit ailleurs dans mes tutoriels, il faut d'abord imprimer/faire un PDF et APRÈS passer à "Archive". Cependant si vous venez de passer le document à "Archive" (qu'il est encore en "Print" ou "Print2"), enlevez dans la feuille "Archive" du document en col. C, le dernier "Numéro de doc" (si le document est "1457", effacez le "7"), puis imprimez ou faites un PDF du document. Enfin remettez le "7".

QUAND LA FEUILLE "ARCHIVE" DEVIENT TROP REMPLIE
- Quand vous devez trop "descendre" pour coller les données d'archive, vous pouvez masquer les lignes inutiles, mais pensez à garder visibles celles dont les paiements ne sont pas encore reçus.
- Commencez, en "Archive" par déprotéger la feuille: clic sur l'onglet "Archive" puis "Annuler la protection". Cliquez sur l'entête à gauche "53" et descendez la sélection (grâce à la poignée de sélection) jusqu'à la dernière ligne que vous voulez masquer (p.ex "100"), toutes ces lignes sont en gris, sélectionnées. En principe un menu contextuel s'est ouvert, cliquez "Ligne et Colonne", puis "Masquer la sélection" (cette zone se masque). Cliquez à nouveau sur l'onglet "Archive" puis choisissez "Protection" et validez "Activer la protection".
- La prochaine fois que vous collez des données, allez sur la colonne A de la prochaine ligne libre.
- En tout temps vous pouvez réafficher ces lignes: sélectionnez une ligne en-dessus, une ligne en-dessous. Faites "Afficher"

ENVOYER/RECEVOIR UN FICHIER À/D'UN UN CLOUD-NUAGE DEPUIS/VERS "WPS OFFICE"***
Pour échanger votre fichier ExcelgestionMobile.xlsx entre votre PC-Mac avec votre iPad (p.ex.), ou pour faciliter l'usage d'ExcelgestionMobile v7 depuis plusieurs ordis/tablettes, mettez-votre fichier ExcelgestionMobile.xlsx et vos fichiers de factures (PDF) sur un cloud (= Nuage) proposé par "WPS Office". ***Il faut être connecté à internet pour communiquer avec le cloud.
- Pour envoyer un fichier au cloud, créez un compte p.ex. sur "OneDrive", se connecter depuis "WPS Office" sur iPad. Ouvrir et travailler sur le document/fichier, il s'enregistre désormais dans le cloud (tant que vous êtes connectés à internet).
- Pour ouvrir un fichier du cloud, dans l'Explorateur de fichier de "WPS Office", cliquer en haut sur "Nuage". Si vous êtes connecté, la liste des fichiers existants s'affiche. Cliquez sur celui que vous voulez ouvrir. Note: Seule une personne à la fois peut utiliser le fichier XLSX. Il n'est pas possible d'effacer un fichier du cloud depuis "WPS Office" sur iPad.

DUPLIQUER UN ARTICLE OU UNE FACTURE
- Pour dupliquer un article, il convient de déprotéger la feuille "Art". Au besoin ajoutez une ligne: Placez-vous sur la ligne d'en-dessous, clic "Ligne et Colonne", "Insérer une une au-dessus. Sélectionnez la ligne qui est la référence, cliquez "copier". Placez-vous sur l'en-tête de la ligne vierge. "Coller". Modifier au minimum le numéro en col.B. Reprotégez la feuille.
- Pour dupliquer une facture, placez-vous sur la feuille "Archive" et repérez le document que vous voulez dupliquer. Sélectionnez en glissant (en col.A de la 1ère à la dernière ligne en question) les quantités, à coller spécial en col.C de la feuille "Print2". Sélectionnez les "Réf.Article" col.F et collez spécial en col.C de "Print2". Faites encore de même pour les rabais éventuels, Remettez les adresses en col.B et D. comme votre document source. Idem pour l'introduction (repérez sur le fichier PDF ou la page imprimée pour les deux pieds de page). Modifiez au besoin ce que vous voulez de différent. Imprimez/PDF puis mise dans la feuille Archive. Votre document a été dupliqué.

DIVERS
- Enregistrez votre fichier Excel très souvent. En cas d'utilisation en continu, chaque 5-10 minutes. Aussi si vous stoppez de travailler, faites un enregistrement. Faites des sauvegardes avec des noms différents, p.ex. avec la date à l'envers "xlgm7_180309.xlsx" (9 mars 2018) puis "xlgm7_180310.xlsx".
- Quand vous devez rentrer la date dans le programme, le format de date peut-être différent selon les plates-formes. Sur "WPS Office" pour iPad, il faut saisir "8/15/17" pour le 15 août 2017. Faites vos propres essais au besoin.
- La feuille "Note" vous permet, en plus des données mise en feuille Set (Partner Data 1 à 3), de stocker des données utiles pour les partenaires de votre choix. Rabais, rabais de quantité, spécifications quand à la livraison, etc. etc. Vous pouvez créer une ou plusieurs fiche(s) pour chacun des partners. Indiquez la date, sélectionnez le partner et indiquez la note.
- Si vous devez ajouter un espace blanc (de une ou plusieurs lignes) dans la facture, créez un article ainsi: en Feuille "Art", col. B (Réf), cliquez un point "." sur la prochaine ligne libre, suivi de 1 ou plusieurs sauts de lignes (les sauts de lignes se font dans la barre de formule, à droite). Rien d'autre. (Note: la version démo a déjà un article "point" créé, il est en bas de la liste des articles). À l'endroit où vous voulez insérer cet espace blanc, choisissez cet "article".
- EXPORTER DES CELLULES DEPUIS "WPS OFFICE" OU COPIER DES DONNÉES D'UN FICHIER "WPS" À UN AUTRE. "WPS" n'accepte pas d'avoir deux fichiers ouverts en même temps et de copier-coller des cellules entre eux. Mais vous pouvez ouvrir (après l'avoir installé bien sûr) "Microsoft Excel" et copier-coller des cellules de "WPS" à "Excel", puis le contraire, et ainsi d'échanger des données d'une feuille "WPS" à une autre.
- AJOUT DU NUMÉRO DE SÉRIE OU DU LOT LORS DE LA FACTURATION. Vous devez faire une facture via "Print2" pour utiliser simplement cette fonctionnalité: 1.- Avant de saisir le numéro de l'article en question 2.- en "Art" scanner ou saisir le numéro de série ou du lot dans la colonne Désignation 3.- Ajouter l'article dans la facture, imprimer 4.- Retirer le numéro en Désignation.
- ADJUSTING THE VISUAL HEIGHT OF THE PAGE. If the body of the invoice is visually too high, or on the contrary too low, on the page, you can center it by adjusting the height of line 11, on sheets Print and Print2. Click on the line header (number "11") and drag the height.


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