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PROGRAMME DE FACTURATION SEMI-AUTOMATIQUE.
AJOUTEZ ARTICLES ET CLIENTS PAR DE SIMPLES COPIER-COLLER !

ExcelgestionMobile v8 est gratuit dans la version de base avec 1000 articles.

Un programme astucieux, un concentré vitaminé, avec notamment adresse de livraison, rabais individuels, gestion de stock et gestion des paiements.
Bien pensé, bien fait, jusque dans les moindres détails

Remplissez la facture directement face à votre client ou au téléphone, tout en contrôlant l'état de votre stock (disponibilités).

Fonctionne sans connexion internet (grâce à une astuce, aussi pour réaliser des PDF), sur votre appareil, ou de façon partagée, sur le Cloud.
Fonctionne aussi en anglais (et, sur demande, dans d'autres langues. Demandez-moi: excelgestion@bluewin.ch!)
Note: la colonne de couleur rouge peut/doit être masquée lors de l'impression du document-facture.

Compatibilité

Sur mobiles, ExcelgestionMobile v8 fonctionne sur smartphone (éventuellement en mode Paysage) mais une tablette sera plus confortable. Il faut utiliser "Microsoft Excel sur Android", "Microsoft Excel sur iOS" (gratuit pour les deux avec écrans de max. 10.1") et "Microsoft Excel sur PC". Sur PC le programme gratuit "WPS Office de Kingsoft" va aussi très bien.
Je recommande d'installer "Send anywhere de Estmob Inc." pour passer les fichiers d'une machine à une autre en Wi-Fi et "Fichiers de Apple" (sur iOS) pour stocker et annoter les fichiers PDF. Je recommande le clavier "Hacker's keyboard" sur Android, et "ai.type" sur iOS. L'utilisation d'un stylet est également recommandée.

Fonctionnalités principales

  • Facturation simple directement dans la facture, en cliquant sur les objets et saisissant les quantités et rabais.
  • Produisez non seulement des factures et des devis mais aussi des bulletins de livraison, des notes d'honoraires et tous types de documents.
  • Rapide et facile, aussi pour faire des documents les plus variés.
  • 1000 articles (voire plus sur demande). Import et export des articles par simple copier-coller (Collage spécial, Valeurs).
  • Sélectionner une adresse de livraison en plus de l'adresse de facturation.
  • Avoir des articles longs, avec des sauts de lignes et des lignes blanches dans la désignation.
  • Gestion du stock (inventaire permanent). Calcul automatique du poids de la marchandise.
  • Faire des rabais (individuels) et des surcharges. Déduire un acompte/avance. Afficher la marge totale accordée en valeur (Au besoin: afficher la marge par unité).
  • Ajout des clients et fournisseurs (max 300, beaucoup plus sur demande grâce à un système différent).
  • Ajout automatique du prochain numéro de document (pour numéro manuel ou pas de numéro, me demander).
  • Ajouts faciles de textes en en-tête et en bas de page. Large gamme de personalisation.
  • Passer en alternance et sans restrictions d'une machine à une autre (simplement en copiant le fichier xlgm8.xlsx). P.ex. d'iPad à iPhone ou de PC à Android.
  • Fonctionne sur le Cloud grâce à Microsoft OneDrive.com. Vous pouvez partager vos fichiers à plusieurs.
  • TVA (2 taux + zéro) et les factures HT ou TTC.
  • Possibilité d'utiliser des codes-barres et l'appareil mobile comme scanner. Intégration de numéros de séries ou de lots.
  • Réalisation de PDF (aussi hors ligne au besoin). Impression en A4, mais aussi réduit en A5 et A6. Sur iOS en Suisse, envoi des PDF via le webmail de Swisscom/Bluewin.
  • Avec statistiques de vente (et balance des paiements), de stocks, de TVA détaillées. Statistiques de chacune des ventes, unité par unité, et ce par dates. Affichage de toutes les factures (ouvertes ou non) d'un client, notamment. Impression d'Extraits de comptes. Totalisation "à la volée" d'un groupe de factures ou d'autres éléments chiffrés.
  • Commandes aux fournisseurs (et entrées en stock) ainsi que Retours marchandise (et sorties du stock).
  • Cette version permet d'archiver les documents et de les reprendre pour, p.ex., transformer une offre en facture.
  • Insertion de sa raison sociale. Sur demande, insertion de son logo.
  • Le programme est en français et en anglais (ajout d'autres langues possible). Facile pour passer d'une langue à l'autre (demandez-moi).
  • Feuille "Location" (sur demande) pour avoir une Liste de préparation de commandes triée par Emplacements (p.ex A1, C127).
  • Avoir plusieurs raisons sociales (sur demande).
  • Simplicité: 1 fichier Excel, c'est tout.
  • Réponse à vos e-mails généralement dans l'heure.
  • ExcelgestionMobile v8 est conçu et optimisé pour fonctionner parfaitement et simplement sur iOS, Android et PC. Si vous n'arrivez pas au résultat souhaité, demandez-moi: excelgestion@bluewin.ch.

Télécharger toutes les versions Excelgestion dans un ZIP
(Pour ouvrir un fichier ZIP et mettre le contenu sur votre iPhone/iPad depuis Safari, cliquez sur le lien. Une page avec un gros "Zip" s'affiche. Pressez "Partager" (Symbole Carré bleu avec une flèche vers le haut) et choisissez dans la liste un programme qui lit les fichiers ZIP (p.ex. "WPS Office" -conseillé- ou "Polaris Office" ou encore "OfficeSuite", dont l'un doit être installé). Un dossier se crée avec tous les fichiers.)


TUTORIEL : VOTRE 1ÈRE FACTURE SUR ANDROID OU iOS (iPad/iPhone)

Installez et lancez "Microsoft Excel" pour iOS ou Android (les opérations sont très semblables pour les deux). Placez le fichier "xlgm8-xxx...xlsx" sur votre iPad (dans ce tutoriel) et (1) ouvrez-le.

Remplissez la facture directement sur la facture!

(1) Cliquez sur l'onglet "Print" et la feuille s'ouvre. Vous voyez comment sélectionner et dérouler une "Liste déroulante", il faut cliquer sur le triangle, là où s'indique le (2). Ici vous changez le type de document (Offre, Facture, etc.). Cliquez sur l'écran, là où s'indique le (3) et dans la liste déroulante qui s'ouvre, glissez la liste et (3) sélectionnez l'adresse de facturation. Faites de même au besoin pour (4) l'adresse de livraison (ou sélectionnez une ligne blanche en allant tout en haut dans la liste si vous ne voulez rien mettre). (5) Il y a une avance de 500.-. Si vous voulez ne rien mettre, effacez cette valeur. (6) Sélectionnez un texte d'en-tête (vous pouvez aussi modifier un texte existant), (7) la référence (les initiales) de celui qui facture (peut également être modifié), puis (8) sélectionnez la première cellule de quantité (ici C18) comme indiqué.

VOUS ALLEZ EFFACER LES QUANTITÉS DE LA DERNIÈRE FACTURE FAITE. Étirez la zone sélectionnée comme indiqué, de la première à la dernière cellule en (1) (J'ai laissé l'article "Frais d'envoi" car, dans beaucoup de cas, il revient à chaque vente/facture). Un Dialogue s'affiche, pressez (2) Effacer. Faites de même pour les rabais (%), sélectionnez-les et effacez-les (3).

VOIR TOUTES LES LIGNES: (1) Pressez l'icône "Entonnoir", pour libérer le filtre.

Au Dialogue qui s'ouvre, cliquez sur (1) "Effacer tout" (qui devient "Sélectionner tout" comme indiqué), puis (2) cliquez à côté du Dialogue pour le valider et le fermer. La feuille se vide complètement, prête à recevoir de nouvelles données-facture.

Vous avez plusieurs moyens pour chercher/trouver vos articles, utilisez celui qui vous convient le mieux.

VOUS ALLEZ SÉLECTIONNER VOS ARTICLES ET AJOUTER QUANTITÉS ET RABAIS. Cliquez sur une cellule de quantité pour ouvrir le clavier et (1) sélectionnez le clavier numérique. (2) Glissez dans la feuille de haut en bas et bas en haut pour chercher vos articles. Ou pressez sur le triangle de liste déroulante dans la cellule Désignation, tapez une portion de texte en Recherche, puis cliquez à côté du Dialogue (non illustré, mais comme la copie d'écran précédente). Vous pouvez aussi utiliser l'Outil Recherche ("La Loupe") dans Excel. Vous pouvez aussi filtrer les numéros ("Réf.") ou les "Catégorie/Unité". (3) Quand vous êtes en face d'un article à facturer, (4) indiquez sa quantité sur la Barre de formule. (5) Au besoin pressez "Tabulation" pour vous rendre sur la colonne G et (6) saisissez un rabais (p.ex. "35" pour "35%"). (7) cliquez sur l'icône Clavier pour fermer le clavier (mais vous pouvez le laisser ouvert durant tout le processus de saisie des articles).

MODIFIER LE STOCK. Vous devez modifier le stock, cette opération (juste le fait de rendre visible la colonne D) peut (c'est même mieux) se faire AVANT l'opération précédente: (1) Cliquez sur l'entête de colonne C, puis (2) glissez la Poignée de sélection comme indiqué, jusqu'à la colonne E. Dans le Menu qui s'est également ouvert, cliquez sur (3) Afficher. La colonne D s'affiche. Note: il faut modifier (déduire) le stock une (1) fois par facture, sinon le stock sera faux. Ne déduisez pas du stock quand vous faites, p.ex., une offre.

(4) La colonne D s'affiche (elle est en rouge), depuis la ligne 17 vous voyez l'état de votre stock. (1) Vous devez indiquer la nouvelle valeur de stock à l'aide du calcul mental (une simple soustraction): Si vous facturez 1 et que le stock est 5, remplacez le 5 par un 4 (tapez simplement la valeur dans la cellule). Note : en (2) s'affiche: le poids total en kg (qui vous permet de savoir quel montant de transport facturer), le rabais total accordée en valeur (CHF p.ex.) et le montant net de la facture (le même qu'en bas de facture). (3) Le numéro du prochain document s'incrémente automatiquement de 1 quand vous passez le document précédent dans la feuille "Archive", p.ex. de 1000 à 1001.

La copie d'écran ci-dessous donne un exemple de document rempli: (1) les quantité (en rouge col. D, le Stock a été mis à jour), (2) les rabais, (3) les valeurs poids, rabais total et total facture. VOUS ALLEZ MASQUER LES LIGNES VIDES. (4) Pressez sur la liste déroulante comme indiqué (Astuce: pour sélectionner cet objet sur Android, il est mieux de ne PAS sélectionner la cellule C16 auparavant, mais n'importe quelle autre. Puis cliquez sur le filtre).

La liste s'ouvre (1). Cliquez sur (2) "Sélectionner tout" (qui devient "Effacer tout" comme indiqué). (3) Décochez le "(Vides)". La liste se réduit aux articles ayant une quantité.

VOUS ALLEZ PASSER LA FACTURE À ARCHIVE ET VOIR LES STATISTIQUES ET QUI A PAYÉ. (Note: ne passez à Archive QUE les factures; pour les offres, p.ex. faites un print pour vous-même). (1) Rendez-vous sur la feuille "Archive". (2) Ouvrez le filtre en "A1". Pressez sur "Sélectionner tout" puis décochez le "(Vides)". Cliquez à côté du filtre pour l'appliquer. La liste se réduit, seules les "Qté" ayant une valeur s'affichent.

Vous allez copier les lignes. (1) Sélectionnez l'en-tête de la ligne 2, puis (2) glissez la Poignée de sélection jusqu'à la dernière ligne libre, comme indiqué. (3) Cliquez "Copier" puis (4) sélectionnez la dernière ligne de la colonne A (ici la ligne 1005). (Si la dernière ligne libre en très en bas, glissez un peu la feuille, puis déplacez-vous en bas à l'aide de l'ascenseur vertical qui s'est affiché).

(1) Sélectionnez la prochaine ligne libre, la colonne A. (2) Sur le Dialogue qui s'affiche, pressez "Collage spécial", puis "Valeurs", les données se collent.

SAISIR LES PAIEMENTS DE VOS FACTURES. (1) Sur la feuille "Archive", choisissez le (6) clavier numérique et (2) affichez les colonnes K-R (selon les possibilités de l'écran). (3) Saisissez le montant (p.ex. "3295.60") ou s'il y a un acompte (p.ex. "=500+2795.60"). (4) Saisissez la date du paiement (p.ex. "16.12.18") ou si le clavier n'offre pas le caractère "point (.)", saisissez à la place (5) des barres de fraction (p.ex."17/12/18").
VOIR LES TOTAUX DES FACTURES ET LES PAIEMENTS D'UN COUP D'OEIL. (Non illustré:) Pour n'afficher que les (lignes des totaux des) factures, en feuille "Archive", filtrez la colonne B, puis "Sélectionner tout", puis décochez le "(Vides)" et cliquez à côté du filtre pour le valider (vous pouvez de même sélectionner toutes les factures (ouvertes ou non) d'un client s'il fait un paiement de plusieurs factures). Parcourez la liste sur la colonne Q (Paiements) pour voir quelles factures sont payées et quelles sont ouvertes. Ainsi vous pouvez voir à qui faire d'éventuels rappels. Enlevez le filtre après.

(1) Rendez-vous sur la feuille "Stats". (2) affiche le montant des factures ouvertes. (3) affiche les paiements reçus, à saisir sur la feuille "Archive", en colonnes O et P (et aussi Q-R). Vous pouvez mettre vos propres indicateurs comme (4) qui indique le CA du jour. Le montant de la TVA est la différence entre la ligne 5 (Factures TTC) et 6 (Factures HT).

VOUS ALLEZ CRÉER UN PDF DU DOCUMENT-FACTURE. Sur la feuille "Print", (1) sélectionnez l'en-tête de colonne D comme indiqué. Dans le Menu sélectionnez (2) "Masquer". La colonne est masquée. (3) Pressez l'icône fichier (comme indiqué). Le numéro de facture, ici "1000" est ajouté automatiquement.

D'abord, vous pouvez passer de (1) "Enregistrement automatique" à "Enregistrement manuel" (que je préfère, à vous de voir), ainsi "Enregistrez". Puis cliquez sur (2) Exporter. (Suite non illustrée: a) Cliquez sur "*.pdf", b) Suivant.)

(1) Assurez-vous que le "chemin" est celui que vous voulez, ici "iPad". (2) Modifiez le nom proposé par "1000", le numéro de la facture dans l'exemple, puis (3) Exporter. Le fichier s'enregistre dans le programme "Fichiers" (dès iOS 11), dans le dossier Excel. Pour imprimer, repressez sur "Fichier" et choisissez "Imprimer", et suivez le Dialogue. Enregistrez le fichier. Votre facture est faite, en PDF et sur papier!

Voici des opérations à connaître pour tirer parti d'ExcelgestionMobile v8.

ENTRÉE DES PAIEMENTS ET EXTRAIT DE COMPTE (LA FEUILLE "ARCHIVE"). (1) Sur la feuille "Archive", vous pouvez filtrer un client et voir, (2) selon les dates d'échéance, ses factures payées (4) (en rose) et ouvertes (3) (en lilas). Notez les acomptes, dans (4) le paiement indiquez le total soit "758.80" ou "=100+658.80" Vous pouvez aussi rentrer un paiement partiel. N'oubliez pas (5) la date et le mode de paiement (Bq, MC, Visa, Poste, cash, etc.). Vous pouvez aussi imprimer un Extrait de compte pour une période donnée. Aidez-vous au besoin de (6) la touche Tabulation.

(1) Toujours sur la feuille "Archive", (2) sélectionnez une zone de chiffres. (3) Voyez l'affichage de la somme.

STOCKER TEMPORAIREMENT UN DOCUMENT (LA FEUILLE "TEMP"). (Note: vous gagnerez beaucoup à faire une copie papier de vos offres et devis et à vous aider de ce papier pour créer, ultérieurement, une facture (p.ex.) de ces documents.) Vous pouvez garder "au chaud" les quantités et les rabais d'un document, quel qu'il soit (Offre ou Devis, Facture, Commande fournisseur, etc). (1) Mettez vous en feuille Print. (4) Cliquez sur le bouton de liste déroulante (en C18, à droite de la cellule), Effacez tout (que toutes les lignes soient visibles, comme ci-dessous). (2) Cliquez sur le mot "Qté". (3) Cliquez "Lien", puis "Ouvrir".

(1) Toute la colonne C se sélectionne, depuis la ligne 17). (2) Cliquez sur "Copier".

(1) Rendez-vous sur la feuille "Temp". (2) Dans la ligne 9, première colonne disponible (ici B), faites le "Collage spécial", puis "Valeurs" (il y a beaucoup de lignes vides c'est normal). Puis, pour mémoriser le rabais s'il y en a un, copiez en "Print" la colonne G (en sélectionnant le "%") et (3) collez votre sélection en ligne 9 de la colonne suivante. Enfin cliquez sur le mot "Base" (en A8 de "Temp") pour sélectionner les lignes 1-7, copiez-les et (4) faites encore un collage spécial dans la colonne (ligne 1) où vous aviez mis les quantités (colonne B dans l'exemple). Plus tard, si vous devez transformer un devis ou une offre en facture, cliquez sur le mot "Temp1 ou Temp2, etc" (ligne 8), choisissez "Lien", "Ouvrir". Copiez la sélection et collez-là en feuille "Print", dans la colonne B (et colonne G pour les %). Les autres données doivent être mises à la main...

LISTE DE PREPARATION DE COMMANDES (LA FEUILLE "LOCATION"). La feuille (1) "Location" (sur demande) reprend la liste de vos articles, mais (2) triée par vos emplacements dans votre stock (p.ex. A1, C127), pour avoir une Liste de préparation de commandes (triée par Emplacements, p.ex. "A-B-C..."). Il suffit de (3) filtrer sur les quantités.

Merci de votre attention!

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Comprendre les bases de son fonctionnement en deux copies d'écran.

Voir Mode d'emploi ci-dessous.




MODE D'EMPLOI

2.- En haut se trouve votre raison sociale. Pour la mettre à vos couleurs, allez en feuille "Set" colonne K.

3.- et 4.- L'adresse de facturation/de livraison: Cliquez sur l'adresse puis pressez sur la liste déroulante, glissez puis cliquez. Les partenaires (clients et fournisseurs) sont en feuille "Set", vous pouvez ajouter les vôtres.

5.- Choisissez le type de document.

6.- Choisissez un texte préliminaire (vous pouvez modifier celui-ci à votre guise). La date du jour se met automatiquement. Vous pouvez ajouter ou enlever des jours (+1, -1). Mettez vos initiales (liste en feuille "Set), peut être modifié après-coup.

(Non illustré: En E14 mettez le prochain numéro de document. Note: maintenant la numérotation est automatique)

7.- Si vous recevez une avance indiquez-là. Échéance: Mettez le nombre de jours qui correspondent.

IMPORTANT: pour être sûr de ne pas facturer plus que ce que vous avez en stock, commencez par afficher la colonne "Stock" (Col. D). Sélectionnez les entêtes des colonnes C:E (en tirant la zone de sélection verte), puis pressez sur "Afficher". Ligne par ligne, le stock est maintenant visible.

9.- Ouvrez la liste déroulante de la Désignation (col. B) pour chercher un article.

Pour chercher un article vous pouvez aussi paginer la feuille directement, sans passer par la liste déroulante.

9a.- Ne pressez jamais "Trier".

9b.- Indiquez le moins de lettres possibles pour trouver votre article, cochez en cliquant celui ou ceux que vous voulez afficher (p.ex. 9e.-) puis cliquez en dehors du menu pour fermer le dialogue.

Saisissez en col. C une quantité qui ne soit pas supérieure au stock. P.ex. "5", puis déplacez-vous d'une cellule à droite et modifiez la valeur du stock de "-5". Si, p.ex, le stock était "18", tapez "13". Vous devez procéder ainsi pour chaque ligne de débit de stock. A l'usage vous verrez que c'est très rapide. Un peu de calcul mental est recommandé par les médecins... Ainsi votre stock a été débité. Cette opération de débit du stock ne doit se faire qu'une fois par client et par facture, lors de la saisie de la facture. Sinon l'état du stock sera faux.

Vous pouvez utiliser la tabulation et le clavier numérique pour passer simplement de C à D.

Faites cette opération pour chacun des articles qui composent votre facture, toujours en débitant votre stock des quantités que vous facturez. Ne débitez pas les quantités de services (heures de travail p.ex.), qui ne constituent pas un stock. Faites bien attention de toujours masquer le "Stock" avant d'imprimer un document (sauf pour votre usage), n'imprimez que quand la col. D "Stock" est masquée.

(Non illustré: les feuille "Archive" et "Stats" permettent de cumuler vos factures (et seulement vos factures, pas les autres documents) et obtenir différents résultats statistiques. Usage conseillé, il n'est cependant pas obligatoire de les utiliser. Voir le tutoriel "Votre 1ère facture..." pour savoir comment les utiliser.)

Pour remasquer la col. D "Stock", cliquez sur l'entête de col. D puis pressez: "Masquer".

Pour tout afficher, lorsque vous cherchez des articles ou à la fin du processus, pressez sur l'entonnoir en 9.-, puis "Effacer tout" et cliquez à côté pour fermer le menu.

9c.- "Sél. tout" puis décochez le "(Vides)" (9d.-), puis cliquez en dehors pour n'afficher que les "Qté" que vous voulez imprimer, ou "Effacer tout", puis cliquez en dehors pour tout afficher.

10.- Les articles s'affichent. Si un article n'est pas affiché correctement (tronqué en hauteur), cliquez 11.- puis "Ajuster autom. la hauteur de la ligne".

13.- Cliquez sur les notes de pied de page (vous pouvez mettre les vôtres en feuille "Set").

14.- Cliquez sur la liste déroulante des conditions de vente (vous pouvez mettre les vôtres en feuille "Set").

12.- Le prix final s'affiche. Contrôlez puis imprimez ou faites un PDF (voir point suivant 1.-).

1.- Dernière étape: Quand vous avez fini de préparer votre document, cliquez sur "Fichier", "Exporter", "PDF", "Suivant", Localisez votre iPhone ou iPad, Indiquez un nom (Nommez le fichier PDF du numéro du document en cours (en E14), p.ex. "1001.pdf"), "Exporter".

Pour effacer les données du document, gardez-le filtré, sélectionnez, depuis la ligne 17, les données dans la colonne "Qté" (et, ultérieurement la colonne "%" si vous avez accordé des rabais), puis pressez sur "Effacer".

Note: Pour fermer le clavier pressez sur le "Vu" vert, pour l'ouvrir sur la barre des formules en haut.

Quand vous naviguez dans la feuille "Print", vous pouvez laisser le clavier ouvert. Il est inutile de le fermer-l'ouvrir à chaque instant.

 

Gestion du stock

• La valeur du stock au PA et PV s'affichent en F3 et F4 de la feuille "Stats".
• Répétez l'opération mentionnée plus haut pour toutes les ventes, puis sélectionnez l'entête de col. D et cliquez sur "Masquer".
• Vous pouvez de même afficher le prix d'achat (PA) et la valeur du stock au PA et PV (prix de vente) en visualisant les col L à Q, puis en les masquant (ne jamais masquer la col. R).
• Pour les services ne modifiez pas le stock (vous n'avez pas un stock d'heures!).
• Commandes aux fournisseurs: faites comme une facture et choisissez le type de document ad'hoc. Ne modifiez pas le stock avant de recevoir votre marchandise. À ce moment, en col. D de feuille "Print" ajoutez les quantités: si vous avez 3 en stock et que vous recevez 20, mettez "23". Pour les Retours de marchandise, faites de la même façon (soustrayez du stock bien sûr).

 

Insérez/Supprimez des articles

• La feuille "Print" est protégée mais les colonnes que vous devez compléter sont libres.
• Commencez par insérer vos articles au début de la liste puis au fur et à mesure, peu importe l'ordre alphabétique et/ou numérique. Dans la liste de filtrage ils seront présentés par ordre alphabétique et quand vous filtrez, tout apparait quel que soit l'ordre.
• Si vous devez supprimer un article, effacez ses données mais n'essayez pas de supprimer la ligne. Remettez les nouveaux articles dans les "trous".


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Q&R Questions-Réponses / Trucs & Astuces

Q: Comment faire les copier-coller à l'intérieur du fichier xlgm8?
R: Sauf rares exceptions faites toujours des copier-collage spécial, Valeurs.

Q: Comment faire les copier-coller depuis un autre fichier pour importer des articles ou des clients
R: Les collages depuis l'extérieur vont sur PC/Mac (collage spécial, Valeurs). Sur iOS et Android il faut utiliser "WPS Office", copier les données d'un fichier, le fermer, ouvrir le fichier cible, et coller les données, puis Partager le fichier avec Excel.

Q: J'ai modifié mon stock, en cours de facture, et je ne sais plus où j'en suis. Comment faire?
R: Pressez "Retour en Arrière" (en haut à gauche du programme) le nombre de fois que souhaité pour le retrouver.

Q: Je veux réaliser un PDF sans connection internet (iOS).
R: Installez le programme "WPS Office" de Kingsoft. Sur Excel, Menu "Envoyer une copie" -> "avec une autre application" -> choisissez WPS Office. Enregistrez le fichier puis créez un PDF, que vous stockerez dans l'app "Fichiers". Procédure très semblable sur Android.

Q: Je veux rentrer des adresses en nombre dans ExcelgestionMobile v8. Comment le faire productivement?
R: Aidez-vous du fichier "MettreVosAdressesDansXlgm8.xls" (dans le fichier ZIP sur internet). Saisissez ou Copiez-collez votre propres champs (au besoin allongez la colonne A), puis copiez-collage spécial (valeurs) la colonne A, dans la colonne A de la feuille "Set" en xlgm8. Triez la liste (cliquez sur A1 pour sélectionner toute les adresses, puis "Trier A-Z"). Voir aussi plus bas pour faire des sauts de ligne: "Q: Je voudrais insérer une/des ligne(s) blanche(s) dans le document-facture."

Q: Comment rentrer les articles dans la feuille "Print"?
R: Commencez par rendre visibles les colonnes qui sont cachées, dans la feuille "Print": Sélectionnez l'entête, colonnes C:E (glissez la Poignée de sélection), puis "Afficher". Puis de même "J:R": Sélectionnez les colonnes, "Afficher". Les champs à remplir sont "Réf. (Numéro d'article, choisissez un numéro, ou p.ex. EAN13), "Désignation", "Stock" (colonne D, votre stock d'inventaire initial), "Catégorie ou Unité", "Prix unitaire" (de vente), "T" soit "1", "2" ou vide si pas de TVA, "Prix d'achat" (col L) et "Poids unitaire" (en kg, col. M). Remasquez la colonne D: sél. l'entête, puis "Masquer". De même les col. L à Q, "Masquer". Enregistrez votre fichier.

Q: Je veux faire une offre ou un devis, comment être le plus productif?
R: Note: ExcelgestionMobile v8 n'est pas adapté si vous faites beaucoup d'offres qui deviennent ultérieurement des factures, ou d'autres documents qui vont évoluer.
Faites votre offre/devis comme vous feriez une facture. Indiquez "Offre" ou "Devis" en A11 de la feuille "Print". Choisissez les textes en en-tête, bas de page et conditions de paiement. Enregistrez-là et imprimez-là (aussi une copie pour vous). Puis voyez le tutoriel: "STOCKER TEMPORAIREMENT UN DOCUMENT (LA FEUILLE "TEMP")".

Q: Je dois non seulement faire une facture, mais aussi un Bulletin de livraison, p.ex.
R: Faites les deux coup sur coup et imprimez-les directement, car il n'est pas possible en xlgm8 d'archiver un document en une étape. Voir aussi la Q&R précédente.

Q: Je veux antidater une facture de 3 jours.
R: Éditez la cell B13, feuille "Print" et ajoutez à la formule qui s'affiche "-3". Puis "Enter". La nouvelle date s'affiche. Terminez votre facture. N'oubliez pas de retirer ce "-3" après.

Q: Je veux chercher un article par son numéro (peut se faire aussi avec le scanner de votre appareil mobile d'après un code-barres).
R: Sélectionnez la colonne "A", cliquez sur l'Outil "Chercher" et tapez au clavier le numéro, puis Enter. Vous êtes au numéro recherché. Au scanner: avec une app de scannage, scannez un code-barres, pressez "Copier" sur cette app. Basculez sur xlgm8 puis faites l'opération décrite plus haut, en "Collant" la recherche du code-barres dans l'Outil "Chercher", etc.

Q: Je veux mettre mon logo au haut de la feuille "Print".
R: Envoyez-moi votre fichier xlgm8 et votre logo et raison sociale (si vous le voulez avec une présentation sur Word ou Excel). J'ajoute vos indications comme demandé. Gratuitement.

Q: Je voudrais modifier l'ordre des articles dans la facture.
R: Ce n'est pas possible avec xlgm8. L'ordre est celui où vous avez rentré/saisi les articles au départ. Mais vous pouvez modifier cet ordre en mettant vos articles dans l'ordre que vous souhaitez, p.ex. pour mettre en haut de liste des articles qui reviennent souvent. Ou pour avoir un ordre qui soit logique pour les clients. N'essayez pas de trier la feuille "Print" vous casseriez le programme de façon irréversible.

Q: Un article qui tient sur plusieurs lignes s'affiche sur 1 ligne et est tronqué. Comment l'afficher juste?
R: Sélectionnez la/les cellule(s) en question, en feuille "Print", col. "B". En menu "Accueil", cliquez sur "Dimensions de la cellule" puis "Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne", l'article s'affiche en entier. À noter que les articles s'affichent toujours en entier à l'impression/PDF, même s'ils sont tronqués sur la feuille "Print".

Q: Je voudrais insérer une/des ligne(s) blanche(s) dans le document-facture.
R: Dans la Désignation (col. "B"), faites un saut de ligne manuel (sur iOS et Android en pressant longtemps dans la Barre de formule, puis en cliquant sur "Nouvelle ligne". Sur PC en pressant ALT+Enter) directement dans la cellule qui suit ou qui précède, là où vous voulez qu'il y ait cet espace. Au besoin, après impression ou PDF, retirez ce(s) saut(s) de ligne(s).

Q: La facture a plusieurs pages et la coupure de page ne se fait pas à un endroit idéal, tel que je le souhaite.
R: Faites un ou plusieurs sauts de lignes manuels tel qu'indiqué dans la rubrique précédente. Sur Android, indiquez "Ajuster toutes les colonnes". Sur iOS, l'impression en AirPrint va (faites comme sur Android), mais pour les exports de PDF, Excel a malheureusement des problèmes... Demandez-moi comment faire au mieux.

Q: Je suis au milieu de la feuille "Print" et veux rapidement aller en haut ou en bas, sans avoir à scrooler.
R: Sélectionnez la colonne C, cliquez sur l'Outil "Chercher" et tapez au clavier "Q", puis Enter (une ou deux fois) pour aller tout en haut ou tout en bas.

Q: La feuille "Archive" s'est remplie de données et je dois trop paginer pour aller du haut en bas ou le contraire. Comment faire?
R: Excel dispose d'un ascenseur vertical (à droite sur l'écran). Glissez légèrement la page verticalement puis utilisez l'ascenseur pour descendre ou monter rapidement et de façon précise.

Q: Comment lorsque l'on fait la caisse, le soir, séparer les paiements par type?
R: En feuille "Stats", la cellule B11 indique les paiements. En B5, vous pouvez indiquer (l'un après l'autre) les types de paiements que vous voulez comptabiliser (cash, mc, visa, bq, paypal, etc. -Créez les vôtres). Il ne s'affichera que le paiement sélectionné. Ne mettez rien en B5 et tous les paiements s'affichent.

Q: À quoi sert la feuille "Debt"?
R: À totaliser vos achats (Debts) à vos fournisseurs/créanciers.

Q: Comment indiquer à quel fournisseur correspond quel(s) article(s)?
R: En sélectionnant la colonne S de la feuille "Print", puis en draguant à gauche pour sélectionner puis afficher les colonnes L-R. Indiquer en regard de chaque article son fournisseur en colonne N. Remasquer les colonnes L-R quand vous facturez et imprimez; et les rendre visibles, notamment, quand vous préparez une commande fournisseur.

Q: Y a-t-il des opérations à ne pas faire avec ExcelgestionMobile v8?
R: Utilisez xlgm8 comme indiqué plus haut sur cette page (à lire). Ne modifiez pas la structure du fichier, les noms des feuilles, n'ajoutez ou ne supprimez pas des lignes et des colonnes. Pas de couper-coller, que des copier-collage spécial (Valeurs) et effacer au besoin. Ne pas effacer des formules.



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