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PROGRAMME DE FACTURATION SEMI-AUTOMATIQUE
AVEC GESTION DE STOCK

ExcelgestionMobile v7 free est gratuit et ExcelgestionMobile v7 avec votre logo et 1000 articles ne coûte que CHF 14.90 (env. €11), à vie.

Un programme différent, un concentré vitaminé, le seul avec gestion de stock

Tutoriel de présentation sur Youtube

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «Microsoft Excel sur iPad»

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «Microsoft Excel sur Android»

Guide de l'utilisateur de «WPS Office sur iPad»

Un programme différent, un concentré vitaminé, le seul avec gestion de stock
Bien pensé, bien fait, jusque dans les moindres détails

Je reconnais volontiers qu'ExcelgestionMobile v7 n'est pas le plus simple pour la prise en main. Voilà pourquoi j'offre à toute personne intéressée une démo sur Skype. Fixez-moi un RDV par e-mail (excelgestion@bluewin.ch) avec le jour/heure où vous voulez être connecté. Je vous envoie la confirmation et mon pseudo Skype. Si vous lisez le Tutoriel: fonctionnement illustré avec «Microsoft Excel sur iPad», vous serez à même de bien l'utiliser.

Vue de la facture ExcelgestionMobile v7 free, faite sur iPad,
mettez votre adresse en feuille "Set" en col. M. Sur la version payante votre logo sera ajouté

1.- Voyez l'état de votre stock, 2.- Signez vos documents, 3.- Envoyez directement votre facture par e-mail

Remplissez la facture directement sur la facture!

N'indiquez que quelques lettres dans la liste déroulante (1), le programme n'affiche que les cellules appropriées, avec "WPS Office 2016 sur PC", sélectionnez, puis pressez "Tab" et saisissez la quantité.

PRÉSENTATION GÉNÉRALE

ExcelgestionMobile v7 est constitué d'un (1) simple fichier Excel (sans macros VBA). C'est un modèle/template sophistiqué. Il sert à faire des factures et tous documents commerciaux, de gérer le stock, les paiements débiteurs et les statistiques. Il fonctionne de façon ergonomique en alternance sur iPad et PC, ainsi que sur Android (tablettes et smartphones). C'est un programme off-line, qui fonctionne sans connexion internet, même pour créer des PDF (sous certaines conditions).

ExcelgestionMobile v7 fonctionne via les programmes gratuits* suivants (suivre les liens, *sous conditions) sur Android, iOS et PC. Simplement copiez le fichier XLSX d'une machine à l'autre (p.ex. via le programme pratique "Send Anywhere" de "Estmob", dans tout réseau Wi-Fi, ou mettez le fichier sur un parmi plusieurs clouds et reprenez-le sur "WPS Office", ou pour "Microsoft Excel" sur OneDrive).

Exemple d'utilisation: Commencez par saisir ou copier-coller vos articles et clients en étant sur PC, puis mettez le fichier Excel sur votre iPad ou votre appareil Android pour facturer aussi hors de votre bureau, c'est aussi simple que cela!

ExcelgestionMobile v7 est particulièrement ergonomique sur iPad avec Microsoft Office et sur PC avec WPS Office
Sur iPad en facturant, gardez le clavier virtuel ouvert pendant tout le processus de saisie des articles
Sur PC en facturant, indiquez quelques lettres d'un article et celui-ci apparaît immédiatement
Sur Android en facturant, remplissez d'abord les Désignations de tous les articles, puis les quantités.


LES GRANDS PLUS
• Gestion du stock (achats - ventes = inventaire permanent), Stock min., Proposition de commande, commandes en cours.
• Rabais individuels par articles, total final arrondi à 5cts (pour la Suisse. Sans arrondi sur demande).
• Gestion détaillée des paiements (acomptes, types de paiement) et Rapports de vente (=statistiques détaillées par jour/semaine/mois/année) dont balance facturé/payé. Directement dans le fichier, faites-vos comptes et statistiques, p.ex. Comparaisons de mois à mois, etc. Il y a place pour cela (feuille "Stats").
• Présentation en tableaux, simple, logique et exhaustive. Tout est dans un (1) fichier Excel, que vous pouvez copier, enregistrer, etc., à loisir!
• Ne nécessite pas d'import-export de clients ou d'articles car vous êtes déjà en Excel, faites simplement des copier-coller (collage spécial, Valeurs).
Personalisation de la facture (en haut de celle-ci, la présentation de votre identité visuelle peut être faite exactement à votre goût). Demandez-moi!
• Ouvrez et enregistrez directement le fichier Excel sur les clouds les plus connus et partagez-le ainsi à plusieurs à tout moment.
• Faites non seulement des Devis, Factures et Avoirs, mais aussi des Bulletins de livraison, des Commandes fournisseur, des Notes d'honoraires, des Quittances et tout autres types de documents.
• Voyez en tout temps le document tel qu'il sera imprimé. Par défaut les feuilles sont à 100% de leurs tailles, mais vous pouvez dézoomer pour diminuer la taille de l'affichage (et voir plus de contenu) ou zoomer pour l'agrandir!
• Des tutoriels détaillés (en vidéos / par des copies d'écran / avec des instructions pas-à-pas) sont accessibles très aisément. Réponse à vos e-mails généralement dans l'heure.
• ExcelgestionMobile v7 free est gratuit et ExcelgestionMobile v7 avec votre logo et 1000 articles ne coûte que CHF 14.90 (env. €11), à vie.


CARACTÉRISTIQUES

1.- Présentation soignée de la facture (notamment: adresse de livraison, conditions de paiement, textes de haut et bas de page).

2.- Numérotation automatique des documents / archivage des documents.

3.- Rabais individuels, TVA (2 taux+zéro) TTC/HT (ou sans TVA sur demande).

4.- Max 1000 articles (2-300 recommandés sur Android/iOS), max 50 positions par facture, articles sur plusieurs lignes au besoin, factures sur plusieurs pages au besoin. Testé à pleine charge, avec succès.

5.- Saisie des factures par scan de codes-barres (Dans ce cas la quantité maximum d'articles peut être étendue à 1000, aussi sur Android/iPad), fonction de POS (Point de vente). Utilisation du scanner interne (ou d'un scanner/douchette externe sur Android USB-OTG et PC). Sur iOS scan via le scanner interne en conjonction avec l'app "BarcodeFacile" (de myice92) et "ai.type keyboard" (de ai.type Ltd). Ajout de façon simple, en le scannant, du numéro de série ou du lot lors de la facturation.

6.- Création/Visualisation de Rapports de vente (statistiques des Ventes) (TTC/HT) et par Quantité selon sélection de dates et/ou d'un numéro d'article. Visualisation des paiements et de la Balance.

7.- Commandes aux fournisseurs - Retours de marchandise.

8.- Impressions papier (via "Apple AirPrint", "Google Cloud Print" et toutes autres possibilités selon plateforme) et réalisation de PDF.

9.- Signature des documents - Envoi simple des documents par e-mail, en ajoutant des photos au besoin.

10.- Recherche des articles, des clients et des documents par pagination, par fonction de recherche et par filtres.

11.- Sur Mobiles, idéal pour factures courtes et/ou directes. Permet de reprendre manuellement après coup un document (p.ex. pour transformer une "Offre" en "Facture").

12.- Disponible pour toute question : excelgestion@bluewin.ch, Tél. +41 (0)26 401 05 08 (9h-19h).

En faisant manuellement certaines tâches, vous comprenez le fonctionnement du programme et restez maître des opérations

Nécessite un Copier-Coller (Collage spécial: Valeurs) pour Archiver les documents. Puis il faut effacer les données du dernier document (en pressant "Reset" puis "Effacer le contenu") avant de commencer un nouveau. Ces limites sont contre-balancées par de nombreux PLUS (voir encadré ci-dessus).

Version free et démo pleinement fonctionnelle (simplement pas à votre nom).

Télécharger toutes les versions démo et free Excelgestion dans un ZIP.

ExcelgestionMobile v7 avec votre logo et 1000 articles coûte CHF 14.90 (env. €11). Pour le commander, envoyez-moi par email (à excelgestion@bluewin.ch) votre logo et en-tête de facture pour que je les mette sur votre copie et payez sur paypal.com la somme de CHF 14.90 à l'adresse: c.roux@bluewin.ch.

Je réalise des programmes de facturation sur Excel depuis 1997.
Mes programmes sont garantis sans malwares d'aucune sorte.

(>Haut de page)

Tutoriel: fonctionnement illustré avec « Microsoft Excel sur iPad»

Màj 8 octobre 2018

Très important: malheureusement la dernière version du programme compatible "WPS Office" pour iOS contient un bug qui le rend inutilisable... (la taille des pages rendues en PDF n'est pas juste...), je me vois contraint de vous conseiller d'utiliser "Microsoft Excel pour iOS", qui lui, dans sa dernière version, va parfaitement bien (son seul défaut: il faut être connecté à internet pour rendre/créer les PDF...). Je n'ai pas encore changé le tutoriel car les deux programmes sont très semblables dans leur utilisation. Donc vous pouvez vous référer au tutoriel ci-dessous et simplement adapter la manoeuvre en "Microsoft Excel").

Préambule: parcourez brièvement une première fois ce tutoriel, pour connaître la liste des sujets abordés. Ainsi si un point ne semble pas complet ou clair, vous saurez où trouver ce qui manque. Voir aussi le "Mode d'emploi". Si vous lisez le présent tutoriel, vous devriez être capable d'utiliser les bases du programme.

Important: quand vous voulez sélectionner une cellule, vous pouvez voir (surtout au début, après vous apprendrez à n'aller -le plus souvent- que dans les cellules non protégées) fréquemment ce message "La feuille de calcul est protégée...". Dans ce cas, cliquez sur "Annuler" (et pas "Annuler la protection").

COPIER LE FICHIER "EXCELGESTIONMOBILE v7"
Placez le fichier "xlgm7-xxx.xlsx" dans le dossier Mes documents de "WPS Office". Vous pouvez le faire grâce au programme (disponible pour PC, iOS, Android, notamment) "Send Anywhere" (lien à mon tutoriel, à adapter pour l'envoi depuis votre PC vers votre iPad), ou vous pouvez aussi placer le fichier sur un cloud, "WPS Office" peut ouvrir les fichiers de nombreux clouds (voyez le bouton "Nuage" en haut de la copie d'écran ci-dessous). Cliquez-le comme indiqué pour l'ouvrir. Par la suite si vous êtes seul à l'utiliser, je vous conseille d'enregistrer le fichier sur votre iPad.

AFFICHER UN POINTEUR EN CROIX pour être là où vous voulez
Sélectionnez "Affichage" (1), "Effacer la lecture" (2) et le pointeur en croix s'affiche à l'intersection de la/les cellule(s) actives (3). Très pratique, notamment sur la feuille "Art(icles)", voir ci-dessous. Pour être à la bonne intersection ligne/colonne. À utiliser dans bien des cas.

EFFACER LES DONNÉES DE LA FACTURE PRÉCÉDENTE
Sur la feuille "Print" (1), sélectionnez les données à effacer (soit les colonnes B-C) de la cellule au coin en haut à gauche (2), au coin en bas à droite (3). Puis cliquez sur "Effacer le contenu" (4).

(Variante: Plutôt que de vider la feuille "Print" (ou "Print2"), comme je l'indique ci-dessus et ci-dessous, vous pouvez saisir la prochaine facture ou document dans l'existante et ne modifier/effacer que les données qui changent ou ne sont plus utiles)

La feuille est vidée de ses données d'articles. Faites au besoin la même chose sur la colonne F, qui contient un éventuel rabais. Sur la feuille "Print2", vous devez effacer les colonnes A, C et F.

Vous allez ouvrir le filtre (le remettre à zéro), qui n'affiche maintenant que quelques lignes. Pressez sur l'icône du filtre (1), pressez "Tout cocher" puis re-cochez "Vide" (2, dans l'illustration il est décoché). Pressez "Terminé" (3)

Tout le document est libre de données d'articles

INSÉRER VOS ARTICLES DANS LA FACTURE
Sur la feuille "Print" (remplir par désignation, col.B) [ou "Print2" (remplir par numéro, col.A), voir plus bas], placez-vous en B17 (1), puis pressez l'icône d'ouverture du clavier (2), 2e depuis la droite

Le clavier s'ouvre. Choisissez le clavier numérique (1). Pressez sur le bouton de liste déroulante, afin de l'ouvrir (2)

La liste déroulante s'ouvre. Vous pouvez scrooler (glisser verticalement ) la liste (1) pour atteindre l'article que vous voulez facturer. Les articles sont dans l'ordre où vous les avez mis en feuille "Art(icles)" (Note: les numéros qui s'affichent à gauche dans la copie d'écran ci-dessous ne sont plus d'actualité). Quand vous êtes sur l'article voulu, cliquez sur son nom pour le sélectionner. Le nom de l'article se met dans la cellule. (Note: Si vous ne savez pas la désignation exacte de l'article, voyez le point précédent, rendez-vous sur la feuille "Art" en cellule F1, et faites là une recherche. Attention sur iOS, la recherche fait la différence entre les majuscules et minuscules, donc si vous cherchez "pain ou Pain", saisissez "ain")
Puis pressez le bouton "Tab" (Tabulation) (2), qui vous sert à aller de la colonne B à la colonne C (Quantité)

Toujours avec le clavier ouvert, il est facile de saisir la quantité (1). J'indique que l'on peut s'aider des flèches de direction (2) au besoin (si vous n'êtes pas dans la bonne cellule. Cependant ne tentez pas de sélectionner des cellules protégées, sinon vous aurez un message d'erreur et le clavier se fermera). Si vous pressez la touche "Enter" (3) et que vous avez suivi précisément la démarche, vous devez aller maintenant sur la cellule en bas à gauche (cellule B18)

Vous êtes sur la cellule B18, vous pouvez represser le bouton de la liste déroulante (1), sélectionner votre nouvel article, presser Tab (2) pour aller en colonne C. Quand vous avez rempli tout le document avec vos articles, fermez le clavier (3) (Veuillez faire exactement comme indiqué) puis pressez le bouton pour filtrer (4) les articles de façon à masquer les lignes vides (pressez "Tout cocher", décochez le "Vide" en bas de liste), inutiles à l'affichage.

Le filtre a été ouvert (1). Vous sélectionnez "Tout cocher" (2), sauf les lignes vides, décochez (3), puis "Terminé" pour valider et fermer le filtre (4)

Les lignes vides se sont masquées (1). Toujours en faisant des double-clics sur les listes déroulantes (simple-clic pour les cells normales), vous pouvez choisir le type de document (2), saisir un texte d'en-tête (3), le nom du client (4), le rabais éventuel (5) ne s'affiche plus ici mais en col. F de chaque position d'article. Et un acompte éventuel (6), les conditions de paiement (7) et choisir un texte de pied de page (8, non visible ici). Enregistrez le document (9) ou enregistrez-le sous un autre nom (10)

De la façon suivante. C'est aussi là que vous allez pour créer un PDF, et plus bas pour imprimer le document

IMPORTANT: Imprimez le document et/ou faites un PDF AVANT de passer le document à Archive (car quand il est passé à Archive, le numéro de document s'est déjà incrémenté du numéro suivant)

Indiquez au besoin le dossier (si vous voulez enregistrer sur un cloud, c'est là qu'il faut le choisir) (1), le nom du fichier (2), puis "Done/Enter" (3)

FAIRE UNE RECHERCHE
ExcelgestionMobile v7 offre une belle gamme d'outils pour trouver l'article ou le client que vous cherchez. Et vous pouvez les combiner, par exemple filtrer sur une Catégorie, puis scrooler.

Faire une recherche d'un article en paginant (scrooling)
C'est la méthode la plus simple. Vous pouvez glisser/descendre dans la liste des articles avec votre doigt ou votre stylet, c'est le moyen le plus simple si votre liste d'article n'est pas trop longue ou que vous savez que l'article recherché se trouve plutôt au début

Faire une recherche simple sur un mot ou une courte/longue chaîne de caractères
En utilisant la fonction ad'hoc de "WPS Office". Sélectionnez la col. A (en cliquant sur son en-tête) (1). Pressez en haut l'outil Loupe/Recherche (non illustré), saisissez quelques lettres (2) (ici la lettre peut être indifférement en majuscule ou en minuscule, mais il faut respecter les accents), puis pressez sur le "Suivant" ">" (3) ou "Précédent" "<". La prochaine cellule trouvée se colorie d'un fond jaune (4). Au besoin, mémorisez ou copiez le numéro ou la Désignation, etc.


Faire une recherche d'un article en filtrant selon sa Désignation ou son numéro ("Réf")
Sur la colonne A (Résumé) (1) de la feuille "Art", ouvrez la liste déroulante (2). Cliquez quelques lettres (3) et s'affichent le numéro et la Désignation qui correspondent. Mémorisez ce numéro ou cette Désignation pour sélectionner l'article (voir point "Insérer vos articles dans la facture" plus bas). Note: la recherche est sensible à la casse, aussi "Installation" (majuscule) n'est pas la même chose que "installation" (minuscule). Donc si vous ne savez pas, omettez la 1ère lettre et cherchez "nstall"

Autre moyen de faire une recherche: sur la Catégorie ou Unité
Toujours sur la feuille "Art" ouvrez la liste déroulante de la colonne D (Catégorie ou Unité) (1). Vous voyez s'afficher vos différentes Catégories et/ou Unités, sélectionnez-en une ou plusieurs (2) selon ce que vous recherchez. Mémorisez le nom de l'article que vous avez trouvé pour le sélectionner (voir point suivant: "Insérer vos articles...")

INSÉRER VOS ARTICLES DANS LA FACTURE DEPUIS LA FEUILLE "ART", SUR LA FEUILLE "PRINT2"
Plus haut, j'ai indiqué comment remplir le document/facture selon les Désignations des articles (col. B). Ici je vais détailler la procédure pour insérer vos articles en les sélectionnant sur la feuille "Art(icle)", puis en les insérant en une fois dans la feuille "Print2". Note: avec cette méthode, les articles seront listés dans le document dans l'ordre de la liste.

INFORMATION: vous pouvez aussi saisir vos articles en tapant leur "Réf". dans la colonne A de la feuille "Print2" ou en scannant leur numéro: Adaptez le présent tutoriel.

Sur la feuille "Art", cherchez vos articles en paginant (ou selon les autres méthodes, voir "Faire une recherche..."). Rendez visible le pointeur en croix (1). Saisissez les quantités que vous voulez facturer dans la col. M (2). Quand vous avez tout saisi, filtrez la liste, pressez "Tout cocher" en décochant "Vide" (3).

Sélectionnez toute les lignes de la colonne M en glissant votre doigt (ici de la ligne 12 à la ligne 98), vous voyez et pouvez vous aider des poignées de sélection (1). Cliquez sur "Copier" (2).

Plus tard, vous ferez de même avec la col. B ("Réf") (1), vous la sélectionnerez et presserez "Copier".

Rendez-vous sur la feuille "Print2". Vous allez coller les Quantités: Activez la cellule C17 (1), cliquez "Collage spécial" (2), puis validez "Valeurs". Faites de même avec les "Réf", "coller spécial Valeurs" en A17 (3).

Si les données font plus qu'une ligne de hauteur, les cellules doivent être ajustées. Sélectionnez les Désignations (col. B) comme indiqué (1). Cliquez sur le Menu "Commun" puis deux fois sur "Ajuster le texte" (2).

Le contenu fait s'ajuster au besoin les cellules sur (ici) 2 lignes (1). Vous allez imprimer ou faire un PDF du document et le contrôler, le passer à Archive. Puis vous reviendrez sur la feuille "Art", effacerez les quantités en col. M, enleverez le filtre. Ainsi, vous serez prêt pour la prochaine facture/document.

PASSER LE DOCUMENT À ARCHIVE

Sélectionnez la feuille Archive (1). Tout en haut ligne 1, colonne B, cliquez puis recliquez doucement sur cette cellule (2)

Note (ne figure pas sur la copie d'écran ci-dessous): Désormais en cellule C1, s'affiche "Print", si vous double-cliquez vous pouvez afficher "Print2" (ou à choix "Print"). Selon que vous voulez passer en Archive l'une ou l'autre feuille, vous choisissez "Print" (en rouge) ou "Print2" (en bleu)

La barre de menu s'ouvre, allez à droite (cliquez sur la petite flèche à droite pour ouvrir le menu "Hyperlien")

Puis "Aller à" qui sélectionne une large plage de cellules, en fait toutes les données de votre facture (y compris les lignes vides/blanches)

Sélectionnez en cliquant doucement et gardant appuyé sur les cellules sélectionnées, choisissez "Copier"

Rendez-vous en bas de la feuille, à partir de la ligne 52 (1), sur la prochaine cellule vide de la colonne A (2), cliquez exactement et du 1er coup sur la cellule A61 (2)

Cliquez une seconde fois pour appeler la barre de menu, comme illustré, et cliquez sur "Collage spécial"

Cliquez sur "Valeur"

Vous voyez que les données se collent en arrière-plan (1+2)

Maintenant, les données sont copiées comme il le faut. Vous pouvez enregistrer votre document
Note: je vous indique dans le Mode d'emploi comment masquer les lignes inutiles (pressez "Tout cocher", décochez le "Vide" en bas de liste) au moment où vous avez beaucoup de lignes, de documents archivés

Et aller sur la feuille "Stats" (1)
LA FEUILLE STATISTIQUES AFFICHE LE RÉSUMÉ DES FACTURES PLACÉES EN ARCHIVE
Elle affiche le total de toutes les factures stockées jusqu'à présent, incluse la dernière que vous venez d'ajouter

COPIER LES DONNÉES EN COURS POUR CRÉER UN RAPPORT DE VENTE
A intervalle régulier (une fois par jour-semaine-mois?), vous voulez créer un Rapport de vente (= figer l'état de vos statistiques dynamiques). Voici comment procéder: Rendez-vous sur la feuille "Stats" (1). Vous voyez en colonne B vos statistiques actuelles, pour la période indiquée sur les lignes 2 à 3 et selon la date en ligne 1. Notez en ligne 10 le solde qui vous est encore dû (2). Cliquez sur l'en-tête de la colonne B, la barre de menu s'affiche, sélectionnez "Copier". Sélectionnez en cliquant sur la ligne 1 de la prochaine colonne libre (ici la colonne E), donc E1. Re-cliquez doucement ce qui ouvre la barre des Menus. Choisissez "Collage spécial", "Valeur". Les données de la colonne B se collent dans la colonne E (ou la colonne choisie). A noter que la cellule B9 affiche tous les paiements comptabilisés et comme dit la cellule B10 affiche la balance, soit les montants encore dûs (facturés mais pas payés).

GESTION DE STOCK ET INVENTAIRE PERMANENT
Sur la feuille "Art", vous pouvez gérer vos Entrées (col. G point 1) en ajoutant l'une après l'autre toutes vos entrées en stock. Faites-le manuellement (syntaxe: "=20+5" signifie une entrée de 20 et une entrée de 5, soit 25) et Sorties (col H, 2) (qui s'indique automatiquement selon vos factures/avoirs). Vous avez l'inventaire permanent de vos articles (col. I, 3). Note: les colonnes dont l'entête est en gris sont modifiables, celles en mauve sont mises à jour automatiquement. L'état du stock ("Stock Qté") fonctionne seulement à partir du moment où une entrée en stock ("Achat cum. Qté") a été passée.
En col. D, rentrez votre "Prix de vente unitaire", en col. O (9) votre "Prix d'achat unitaire". Votre valeur du stock au prix d'achat (11) et de vente (12) est indiquée.

COMMANDES AUX FOURNISSEURS / ENTRÉES EN STOCK
En J (4) indiquez votre Stock minimum, seuil à partir duquel vous voulez qu'une proposition de commande soit générée (col. K, 5) (Quand la valeur est en positif, c'est qu'il y a une proposition de commande).
Saisissez la commande pour 1 fournisseur que vous filtrez sur la colonne N (l'abréviation du fournisseur), (8), indiquez la quantité sur la colonne L (6). (Autre opération: La colonne M (7) vous permet, elle, de faire une facture, demandez-moi au besoin). Saisissez les quantités.
Dans les deux cas (commande ou facture), je conseille de garder le clavier ouvert le plus possible et de scrooler pour chercher les articles et remplir vos quantités.
Pour terminer la commande fournisseur (ou facture), filtrez en (6) ou (7) (pressez "Tout cocher" décochez "Vide") et (pour la Cde fourn.) en (8) le fournisseur sélectionné. Sélectionnez (voir aussi prochaine copie d'écran) les lignes remplies en col. L (ou M), copiez, et collage spécial (Valeurs) en col. C de feuille "Print2". Sélectionnez de même les lignes remplies en col. B, copiez et collage spécial (Valeurs) les numéros d'articles en col. A de la feuille "Print2".
Faites la même procédure, qu'avec la feuille "Print" pour préparer et imprimer/faire PDF, puis archiver le document.
Quand vous recevez votre commande du fournisseur, n'affichez que les lignes qui le concernent (col. L et N), (6) et (8) et ajoutez (comme indiqué plus haut) les quantités en col. G (1), effacez les valeurs commandées en col. L (6).

SÉLECTIONNER PLUSIEURS LIGNES DANS UNE (1) COLONNE, UNE OPÉRATION FRÉQUENTE
RAPPEL: On a filtré les col. L (pressez "Tout cocher", décochez "Vide") (1) et N (l'abréviation du fournisseur) (2), sélectionné au doigt ou stylet les données de la col. L (3). L'iPad affiche le menu contextuel en noir, choisissez "Copier" (4), allez sur feuille "Print2" et collez (collage spécial, Valeurs) en C17 "Qté". Puis faites de même avec le numéro d'article: sélectionnez et copiez la colonne B, allez en "Print2", en A17, et collage spécial (valeurs).

CONTOURNER UN BUG* DE "WPS OFFICE" ET SIGNER UN DOCUMENT DE FAÇON DÉFINITIVE
CRÉER UN RAPPEL À PARTIR D'UNE FACTURE EXISTANTE
car si on ne fait que signer le document, l'enregistrer et l'envoyer par e-mail, la signature n'est pas sauvegardée, ce qui est un bug*. (*Notez que j'utilise la version 7.1.0, peut-être que les versions supérieures auront résolu ce dysfonctionnement).
Ouvrir le fichier PDF et à l'aide des outils de dessin marquer le document (ici on transforme une "Facture" en "1er Rappel"). Enregistrer le fichier.

Se mettre en pleine page et cliquer sur l'écran pour que la facture s'affiche en pleine page sans les bandeaux haut et bas de "WPS". Faire un Print Screen (presser bouton Marche/Arrêt en même temps que bouton "Home")

Installer et ouvrir "FastScanner" (de Hang Nguyen). Presser dans l'icône de "montagne" en bas à droite et importer la dernière image (celle du "1er Rappel"). Dragger les règles de coupe (en principe pas celles qui sont dans les coins, mais celles qui sont sur les côtés) pour que la facture entière soit couverte de vert (comme sur l'illustation). Presser en haut "Next".

Choisir en bas le mode "Photo", densité "moyenne". Presser "Save".

Presser en bas sur l'Outil "stylo" pour nommer le futur fichier.

Saisir le nom du fichier, ici "1001". Presser en haut "Back".

Presser en bas tout à gauche sur l'outil "Export" et choisir "Open in".

Et cliquez sur "Open With WPS Office".

Le fichier PDF s'ouvre en "WPS Office". Cette fois l'incrustation du texte est sûre et définitive. Le fichier est dans le dossier "Ouvrir dans d'autres applications".
Vous pouvez maintenant envoyer le ficher par e-mail.

ENVOYER LE FICHIER PAR E-MAIL
Localisez le fichier dans le gestionnaire de fichier de "WPS Office" et cliquez sur le (i) à droite (1). Cliquez comme indiqué (2). Cliquez sur "Fichier e-mail (3). Remplissez comme indiqué et envoyez l'e-mail (en haut à droite) (4e copie d'écran).

Merci de votre attention!
Lisez aussi le mode d'emploi complet

(>Haut de page)

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «Microsoft Excel sur Android»

Màj 9 juin 2018

Préambule: deux nouvelles fonctionnalités importantes ont été ajoutées: 1.- le rabais n'est plus global, en bas de facture, mais individuel, en colonne F. 2.- Une feuille "Print2" a été ajoutée, qui est une copie de la feuille "Print", mais vous indiquez le numéro d'article (col. A) pour remplir les articles. En feuille "Archive", en C1, vous choisissez (en double-cliquant sur la cellule) si vous voulez archiver la feuille "Print" ou "Print2". 3.- Enfin notez que la feuille "Art(icles)" a vu l'ordre des colonnes totalement changé, pour plus de logique.

RÉALISER VOTRE 1ÈRE FACTURE
OUVRIR LE FICHIER
Installez et ouvrez "Microsoft Excel" pour Android. Cliquez sur "Ouvrir" (1), localisez le dossier (2-3) dans lequel vous avez mis le fichier ExcelgestionMobile v7 ("xlgm7-xxx.xxx.xlsx") et cliquez pour l'ouvrir. (Note: je recommande le clavier virtuel "Hacker's Keyboard").

Le fichier est ouvert (allez sur la feuille "Print" au besoin) (1). Cliquez sur l'adresse du destinataire (2) qui fait apparaître le petit icône d'ouverture de liste (2). Vous pouvez changer au besoin: le type de document (3), l'intitulé de document (4), la date du jour au besoin (ajoutez à la formule qui s'affiche un "+1" pour indiquer un jour après la date du jour si vous le souhaitez), les conditions de vente (5) et un texte de pied de page (6). Il faut commencer par effacer la facture précédente (celle qui s'affiche ici), pressez délicatement le petit "Reset" (7).

Cliquez sur "Ouvrir le lien" (1).

La zone des cellules d'articles en colonnes B et C se sélectionne (1), faites un clic doux et long sur la zone en grisé, une barre de menu s'ouvre, choisissez "Effacer" (2), Les articles s'effacent.

Sélectionnez les rabais (colonne F) comme indiqué (1), puis faites à nouveau un clic long sur la zone en grisé, une barre de menu s'ouvre, choisissez "Effacer" (2), Les rabais (%) s'effacent.

REMPLIR LE 1ER ARTICLE
Cliquez sur la cellule B17 (1), cliquez sur l'icône d'ouverture de liste (2), la liste s'ouvre, vous pouvez glisser en haut/bas les articles (3), sélectionnez-en un (4) en pointant sur son nom (attendez au besoin un instant que la cellule s'actualise).

Faites de même pour tous les articles que vous voulez facturer, en vous positionnant tour-à-tour sur les lignes en-dessous. Vous allez saisir les quantités. Placez-vous en C17 (1). Faites un clic léger et choisissez "Modifier" (2).

Le clavier s'ouvre, au besoin basculez sur le Pavé numérique d'Excel en pressant sur son icône (1). Cliquez les quantités (2) en passant de l'une à l'autre par "Enter" (3). Attention, la touche virgule ne va pas pour faire une décimale, il faut utiliser votre propre clavier et cliquer un point ".".

Quand vous avez saisi les quantités, vous pouvez faire de même pour les rabais (colonne F). Entrez p.ex. "15" pour "15%". Contrôlez que vos choix indiqués plus haut sont justes (1-2-3-4-5) puis pressez sur Fichier (6) pour créer un PDF.

Sélectionner toutes les lignes à l'affichage, ou ne sélectionner que les lignes pleines
J'ai oublié un point: en principe, pour remplir vos articles (surtout si vous ne savez pas combien vous en avez), vous devez rendre toutes les lignes visibles, comme c'est le cas de la copie d'écran ci-dessous. Un fois que vous avez saisi tous les articles, voyez maintenant comment filtrer la liste et cacher/masquer les lignes blanches. Cliquez en cellule A16 sur l'icône d'ouverture de liste (1).

Cliquez sur "Sélectionner tout" (1) (comme je l'ai déjà fait maintenant s'affiche "Effacer tout"). Puis désélectionnez "Vide" (2). Et cliquez en dehors de la boîte de dialogue pour valider votre choix (3). (Note: pour afficher toutes les lignes, vous devez bien évidemment faire le contraire et sélectionner toutes les lignes, aussi les lignes vides.)

CRÉER UN PDF (OU IMPRIMER)
Note 1: il est indispensable d'imprimer le document ou de créer un PDF AVANT d'archiver le document, étape que vous verrez après

Note 2: à la différence d'iOS ou PC, il faut être connecté à Internet pour pouvoir créer un PDF.
Astuce: Comment imprimer sans connexion à internet? Enregistrez le fichier sur Microsof Excel, la feuille "Print" ou "Print2" visible, puis ouvrez-le fichier sur "WPS Office" pour Android. De là, créez un PDF sans connexion. Faites: "Fichier" > "Imprimer" > "Imprimer" > "Postcript" > Sélectionnez "PDF" > "Exporter vers PDF". N'enregistrez jamais le document XLSX, mais quittez-le une fois le PDF réalisé.

Allez sur le menu "Fichier". Cliquez sur "Imprimer" (1).

Sur la boîte de dialogue qui s'est ouverte, choisissez "Enregistrer au format PDF" (1) et "Enregistrer" (2).

Indiquez un nom, ici le numéro de la facture (1), puis "Enregistrer" (2). En principe le fichier est enregistré dans le dossier "Download" (Téléchargement).

VISUALISER LE FICHIER PDF
Depuis votre gestionnaire de fichier (ici "X-plore" que je recommande), dans le dossier "Download" (1), cliquez sur le nom de fichier (2), puis choisissez le programme avec lequel vous voulez ouvrir le fichier PDF (3) et "Cette fois seulement" (4).

Le fichier s'ouvre, contrôlez vos écritures soigneusement (vous pouvez zoomer)

ARCHIVAGE DU DOCUMENT
Retour sur "Excel", rendez-vous en cliquant sur l'onglet "Archive" (1)

Placez-vous tout en haut de la feuille. Si vous voulez archiver la feuille "Print" (ce devrait être le cas ici), assurez-vous que C1 indique "Print" (en rouge), sinon (si vous voulez archiver la feuille "Print2": double-cliquez et sélectionnez "Print2" (en bleu)). Cliquez en B1 "Client..." (1). Cliquez "Ouvrir le lien" dans la barre de menu qui s'est ouverte (2).

Une large zone se sélectionne. En étant sur cette zone, faites un clic doux et long. Une barre de menu s'ouvre, cliquez comme indiqué sur "Copier" (1). Les articles se copient dans la mémoire tampon de votre appareil.

Descendez sur la feuille, sur la prochaine ligne vide (ici la ligne "73"). Sélectionnez A73 (1) par un clic doux et long. Une barre de menu s'ouvre. Comme indiqué, cliquez sur le petit chevron/triangle (2). (C'est "Collage spécial").

Et choisissez "Valeurs" (1).

Les valeurs de la zone que vous aviez copié précédemment se sont collées (1).

VOIR LES PAIEMENTS
En vous déplaçant un peu à droite (colonne N), vous voyez les paiements qui ont déjà été effectués et vous voyez l'endroit où il faudra indiquer le paiement (1), la date (colonne O, indispensable au programme), et le type de paiement (colonne P).

GESTION DES ARTICLES
Voici comment remplir et utiliser la feuille "Art(icles)".
Col. B indiquez vos numéros d'articles, qui doivent être chronologiques. (Note: à copier quand vous faites une facture en feuille "Print2", col. A)
Col. C indiquez la désignation de vos articles (vous pouvez saisir des sauts de lignes dans la cellule).
Col. A assemble la col. B et la col. C, et s'affiche en tout temps, même quand vous faites défiler la feuille sur la droite.
Col. D indiquez la Catégorie ou l'Unité.
Col. E indiquez le Prix de Vente unitaire.
Col. F indiquez le type de TVA, "vide" ou "1" ou "2".
Vous pouvez filtrer selon chaque champs selon vos besoins.

GESTION DU STOCK ET INVENTAIRE PERMANENT
Sur cette feuille "Art", vous pouvez gérer vos Achats/Entrées (manuelles) et Ventes/Sorties (automatiques) et avoir un Inventaire permanent (automatique):
Col. G indiquez les Entrées en stock (syntaxe: "=20+5" signifie une entrée de 20 et une entrée de 5, soit 25).
Col. H indique les Ventes Cumulées (selon vos factures et Avoirs).
Col. I indique l'état de votre stock (que si il y a au moins une entrée en stock).
Col. J indiquez à partir de quelle quantité vous voulez que le programme vous fasse une proposition de commande.
Col. K indique la proposition de commande (quand les valeurs sont positives. Quand les valeurs sont négatives, c'est que vous avez assez de stock. Que si il y a au moins une entrée en stock).
Col. L indiquez la quantité que vous souhaitez commander.
Col. M indiquez la quantité que vous souhaitez facturer (Note: à copier quand vous faites une facture en feuille "Print2", col. C).
Col. N indiquez pour chaque article une abréviation de votre fournisseur.
Col. O indiquez votre Prix d'achat unitaire.
Col. P indiquez l'Emplacement physique où se trouve votre marchandise.
Col. Q indiquez vos remarques éventuelles, ou ce qui reste à livrer et à qui lorsque vous êtes en rupture de stock.
Col. R indique la valeur du stock au Prix d'Achat. Les valeurs négatives sont amenées à zéro (0).
Col. S indique la valeur du stock au Prix de Vente. Les valeurs négatives sont amenées à zéro (0).
Vous pouvez filtrer selon chaque champs selon vos besoins.
En feuille "Stats" la Valeur du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) est aussi indiquée.
Pour une utilisation complète de toutes les fonctionnalités, lisez le "Guide de l'utilisateur de "WPS Office sur iPad"".

Merci de votre attention!

(>Haut de page)

Guide de l'utilisateur de «WPS Office sur iPad»

Màj 8 juillet 2018

Lire d'abord les "Tutoriels: fonctionnement illustré...", très vite vous prendrez la main

Préambule: deux nouvelles fonctionnalités importantes ont été ajoutées: 1.- le rabais n'est plus global, en bas de facture, mais individuel, en colonne F. 2.- Une feuille "Print2" a été ajoutée, qui est une copie de la feuille "Print", mais vous indiquez le numéro d'article (col. A) pour remplir les articles. En feuille "Archive", en C1, vous choisissez (en double-cliquant sur la cellule) si vous voulez archiver la feuille "Print" ou "Print2". 3.- Enfin notez que la feuille "Art(icles)" a vu l'ordre des colonnes totalement changé, pour plus de logique.

EN BREF
Important: Lisez au minimum ce qui est écrit en gras (donc aussi les titres de chapitres) dans les tutoriels ci-dessous.
- Ces tutoriels seront utiles pour toutes les plateformes: iOS (iPad), Android et PC.
- Je reste volontiers disponible pour toute question: excelgestion@bluewin.ch.

DÉMARRER
- Placez votre iPad sur une surface stable. Il y a des opérations qui demandent d'être précis avec le doigt.
- Presque toutes les feuilles et de nombreuses cellules sont protégées contre l'effacement accidentel. Aussi, vous pouvez voir (surtout au début, après vous apprendrez à n'aller -le plus souvent- que dans les cellules non protégées) fréquemment ce message "La feuille de calcul est protégée...". Dans ce cas, cliquez sur "Annuler" (et pas "Annuler la protection"). Très important: Une fois que vous avez saisi une valeur dans une cellule, vous pouvez presser sur le bouton "Fermer le clavier" (tout à droite de l'écran) (et non pas "Enter"), vous fermerez celui-ci sans message d'erreur et en restant dans cette cellule.
- Sur iPad il y a des clics longs (appuyés), des clics courts et des double-clics qui s'emploient différemment. Apprenez à bien utiliser le bon dans le cas approprié.
- Sur iPad importez le fichier "xlgm7-xxx_x.xlsx" (p.ex. avec un programme comme "Send Anywhere", que je recommande), ou placez-le sur votre cloud habituel (voir mes explications sur les clouds plus bas sur cette page). Ouvrez-le sur "WPS Office".
- Par défaut les feuilles sont à 100% de leurs tailles, mais vous pouvez en tout temps zoomer pour diminuer l'affichage (et voir plus de contenu) ou l'agrandir!

EFFACER LES DONNÉES D'UNE PRÉCÉDENTE FACTURE
Voir ci-dessus mon tutoriel illustré avec iPad: "EFFACER LES DONNÉES DE LA FACTURE PRÉCÉDENTE".

AJOUTER DES ARTICLES SUR LA FEUILLE "PRINT"
Note: La feuille "Print" sert à créer votre facture en ajoutant des articles selon leur nom (Col. B), la feuille "Print2" (voir la rubrique plus bas) le fait selon la col. A, la "Référence" (que vous devez connaître, p.ex. en vous aidant de la feuille "Art", ou en imprimant votre liste d'articles).
- Placez-vous en B17 et ouvrez le clavier (le clavier doit toujours rester ouvert durant toute la saisie). Cliquez à droite de la cellule sur l'icône d'ouverture de liste déroulante, une liste s'ouvre.
- Glissez en haut ou en bas pour atteindre l'article souhaité, cliquez sur ce dernier, la cellule se remplit. Dans le clavier, tout en haut à gauche, pressez sur "TAB" pour passer en C17.
- Sur le clavier (mis en mode numérique au besoin), saisissez la quantité, p.ex. "5" puis pressez "Enter", la cellule en-dessous à gauche se sélectionne. Sélectionnez un nouvel article. Faites TAB, etc. autant de fois que d'articles.
- Pour trouver un article sur l'entier de sa désignation, il est possible de filtrer (sur iPad, le filtrage inclus les Maj/min, donc soyez précis) sur la cellule B1 ou J1 de la feuille "Art". Basculez de la feuille "Art" (ou vous faites au besoin une recherche et trouvez le numéro approprié) et la feuille "Print". Également, il peut s'avérer pratique de s'imprimer une liste des articles et/ou de connaître la désignation de ses articles. Mettez aussi les articles les plus demandés en haut de liste.
- Pour ajouter une ligne blanche (simple, double ou triple) d'espace entre des articles ou à la fin du document, créez un article point "." (dans la version démo, il y en a un, dernière position en feuille "Art"). Et saisissez cet article comme n'importe quel autre, mais sans mettre de quantité.

SCANNER UN ARTICLE POUR LE FACTURER
(Il est sous-entendu que l'article et son numéro EAN13 ont été placés dans la feuille "Art").
- Avec l'app "BarcodeFacile" (de myice92), scannez le code-barres, puis pressez le bouton Copier "Ok".
- Basculer sur ExcelgestionMobile v7, feuille "Print2", sur la cellule A17.
- Avec le clavier virtuel "ai.type keyboard" (de ai.type Ltd), pressez la touche "Coller" (tout en haut du clavier). Puis en C17 saisissez la quantité. Notes: Gardez le clavier ouvert durant tout le processus de saisie des articles. Le processus peut être plus rapide de saisir tous les numéros, puis toutes les quantités. Sur iOS, il faut (cela se fait automatiquement) enregistrer les numéros de codes-barres avec un apostrophe devant le numéro. Sur Android, il ne le faut pas. Les deux ne sont donc pas compatibles... Sur PC, tout est compatible.

PRÉPARER LA FACTURE
Cliquez sur les cellules indiquées ci-dessous pour ouvrir une liste déroulante, ou indiquer une valeur:
- En A5, vous pouvez ouvrir la liste et choisir une adresse de livraison dans la liste (les clients se saisissent en feuille "Set": sur la première ligne de l'adresse indiquez le nom, le prénom et l'intitulé, p.ex. "Roux Christian M.").
- En D5, vous pouvez ouvrir la liste et choisir un client (adresse de facturation) dans la liste.
- En B13 s'affiche la date du jour. Vous pouvez mettre un jour de moins (p.ex.) en pressant "=TODAY()-1".
- En A12 vous pouvez afficher un texte sur une ligne tel "Selon notre téléphone de ce jour" ou "Cette facture remplace la n° 28" (ces textes sont en feuille "Set" col. E).
- En F14, mettez la valeur (en nombre de jours) que vous voulez pour l'échéance. S'il n'y a pas d'échéance, ne mettez rien. Si cette cellule est vide le mot "Échéance" et la date ne s'afficheront pas.
- En C70, vous pouvez saisir un acompte/avance, p.ex. "100" pour "CHF 100.-". La colonne G affiche l'acompte.
- En A75, vous pouvez afficher un texte de conditions de vente (ces textes sont en feuille "Set").
- En A76, vous pouvez afficher un texte de pied de page (ces textes sont en feuille "Set").
- Il faut filtrer les lignes de la facture, pour ne laisser apparaître que les lignes qui ont des articles. En A16, cliquez doucement pour ouvrir le filtre. Sélectionnez "Tout cocher" puis désélectionnez "Vide". Cliquez "Terminé".

IMPRIMER LA FACTURE
- Vous devez imprimer la facture (ou réaliser un PDF) AVANT de copier-coller le document dans la feuille "Archive". Si vous voulez imprimer/faire un PDF après (alors que la feuille "Print" contient encore ce document), effacez provisoirement le dernier numéro de document en bas de feuille "Archive", colonne C. Imprimez le document, puis ressaisissez le numéro tel qu'il était. Quand un document a été effacé de la feuille "Print", il n'est plus possible de l'imprimer/faire un PDF; dans ce cas vous devez le ressaisir en feuille "Print2" (voir la rubrique "Feuille Print2...").
- Malheureusement selon les versions d'iOS la largeur de page n'est pas parfaitement identique. Si quand vous créez un PDF, le document se crée sur 2 pages, ou si au contraire vous avez une marge de droite énorme, envoyez-moi votre fichier en me disant votre config, je l'ajusterai.
- Quand la facture est prête, voici comment l'imprimer: pressez l'icône "Outils" (icône de "clé") en haut à droite, sélectionnez "Imprimer" puis "Imprimer" (quelques réglages de paramètres sont possible) sur imprimante "Apple AirPrint".
- Pour réaliser un PDF, enregistrez le document, pressez l'icône "Outils" (icône de "clé") en haut à droite, sélectionnez "Exporter sous PDF", choisissez "Exporter la feuille active" "En tant que pages séparées", puis Exporter.
- Comme une copie de facture est nécessaire pour vos comptes (imprimée ou en PDF), un bon truc est d'enregistrer le document en PDF (p.ex. "Dupont14.pdf"), puis d'imprimer celui-ci à deux exemplaires (une deuxième copie pour vous).

ENVOYER UNE FACTURE (EN PDF) PAR E-MAIL
- Sur la feuille "Set", sélectionnez l'adresse e-mail de votre client et copiez-là dans le presse papier (faites: "Copier").
- Enregistrez le fichier Excel. Créez un PDF de votre facture: Menu "Outils", "Exporter sous PDF", "Exporter en tant que pages séparées", "Exporter", donner comme nom de fichier le numéro de la facture, p.ex. "1095", "Enregistrer". La facture s'ouvre, bien la contrôler. Fermer le fichier.
- Sur le Gestionnaire de fichiers de "WPS Office", se placer sur l'icône (i) à droite du fichier que l'on vient de créer et cliquer sur l'icône bleu "Sélectionner le style de partage", puis cliquer sur "Fichier e-mail". Dans le champs à droite du "À" collez l'adresse e-mail du destinataire (faites "Coller"), ajoutez du texte selon vos besoins, puis "Envoyer". C'est fait!

ARCHIVER LA FACTURE
- Une fois la facture terminée, il FAUT l'archiver (c'est ce qui permet à la numérotation automatique et aux statistiques de fonctionner. Important: archivez après avoir imprimé et/ou fait un PDF). Allez sur la feuille "Archive".
- En B1 cliquez doucement "Client ou Fourn." puis dans la barre des menus qui s'est ouverte "Hyperlien" et "Aller à". Une grande plage de cellule se sélectionne (en gris).
- Cliquez doucement sur cette zone, une nouvelle barre de menus s'ouvre, choisissez "Copier".
- Descendez au bas de la feuille, la dernière cellule de la colonne A libre (à partir de A54), cliquez doucement et sélectionnez "Collage spécial", "Valeur". La plage se colle.
- Note: après un certain nombre de documents archivés, le bas de la feuille sera surchargé. Déprotégez la feuille "Archive" et masquez le trop plein de lignes, puis reprotégez la feuille. Les statistiques ne seront pas affectées.
- Si vous vous rendez en feuille "Stats", les statistiques se sont mises à jour, additionnées de la dernière facture. Note: les valeurs qui se stockent en "Stats" viennent uniquement des factures et avoirs (pas des autres documents).

FEUILLE "PRINT2" MULTIPLIE VOS POSSIBILITÉS
- La feuille "Print2" est visuellement une copie de la feuille "Print". La différence est que vous ne choisissez pas les articles par leurs noms dans la colonne B, mais que vous indiquez leurs numéros dans la colonne A. Si vous savez de mémoire les numéros de vos articles, ou si vous avez une liste imprimée de ceux-ci, ou encore si vous avez fait une recherche du numéro dans la feuille "Art", colonne O (n° et désignation), il est plus rapide d'utiliser "Print2". Donc vous remplissez les col. A, C et F et complétez le document comme indiqué plus haut.
- Pour passer le document à Archive, vous allez sur la feuille "Archive" et cliquez pour modifier en cellule C1 "Print2" au lieu de "Print" (qui de rouge passe au bleu). Puis, pour passer les données du haut (dynamique) au bas (statique) d'Archive, vous copiez-collage spécial (Valeurs) comme vous le faites avec la feuille "Print".
- Pour effacer les données, il y a 3 fois le bouton "Reset" comme il y a 3 colonnes à effacer... Vous pouvez aussi garder le clavier ouvert et effacer les cellules remplies manuellement, cela va très vite avec l'habitude.
- Un défaut de "WPS Office" est qu'il n'ajuste pas automatiquement la hauteur des cellules (notamment en col. B). Ainsi il vous revient une fois tous les articles saisis, de cliquer à gauche dans l'entête des colonnes (sur le "17"), puis d'utiliser la poignée pour tirer la sélection sur toutes vos lignes remplies. En bas menu "Commun", pressez 2x (une fois pour enlever une fois pour remettre) sur "Ajuster le texte". Tout y est? Non encore un mot:
- Cette feuille "Print2" offre un autre avantage, celle de pouvoir reprendre l'un de vos documents placés à "Archive" (ou "Art"), p.ex. une "Offre". Copiez-collage spécial (Valeurs) le nombre correcte de lignes (p.ex. lignes 53-56) de la Quantité (col. A), la Réf. Article (col. E) et le rabais (col. F) et collez-les dans les colonnes équivalentes en feuille "Print2". (Note il peut être plus rapide de reprendre le document imprimé "Offre" et de recliquer les données). Modifiez ce qui est à modifier sur ce document (il prend automatiquement le prochain numéro disponible). Imprimez et archivez comme d'habitude. Cette fois, tout est dit!

ENREGISTRER UN PAIEMENT DE CLIENT
- Les factures sont stockées en feuille Archive. Sur celle-ci, identifiez la ligne du paiement. Pour cela faites appel aux colonnes suivantes: B pour le nom de vos clients, col. C pour le no de document et col. M pour le total de la facture. Vous pouvez filtrer aussi, p.ex. sur col. B pour ne voir que votre client dont vient le paiement.
- En col. N indiquez le montant payé (inclus l'acompte s'il en avait un; ou bien cela peut être un paiement partiel, notez un paiement partiel de la façon suivante: "=500+1000" (utilisez le 3e clavier virtuel disponible, qui a toutes les touches nécessaires), ainsi vous aurez l'historique). Remplissez impérativement la col. O (Date pmt) et au besoin le Mode de pmt ainsi qu'une remarque éventuelle.
- Dès lors les statistiques (feuille "Stats", ligne 9) sont mises à jour.
- Comme vous pouvez filtrer les données en feuille "Archive" ligne 52, il est aisé de voir, p.ex., toutes les offres à un client, combien on lui a accordé de rabais dans le passé, ou de savoir quelles sont les factures ouvertes.

POINTER LES FACTURES NON PAYÉES
- En feuille "Archive", en G52, cochez les dates ayant dépassé le terme (aujourd'hui), décochez les "Vide" de toute façon, cliquez "Terminé" pour valider et femer le filtre. Au besoin, filtrez aussi en col. M pressez "Tout cocher", décochez en ne visualisant que les "Vide" (cochez). Contrôlez les paiements en colonne N (de N53 et en-dessous), notez les N° de documents qui ne sont pas encore payés, notez aussi le nom des clients concernés. Faites un rappel (par téléphone, par e-mail, en créant un document "rappel" ou en renvoyant le PDF de la facture originale).

LA FEUILLE "ART(ICLES)"
- Vous pouvez utiliser le numéro d'article (col. B) qui vous convient. Je conseille un numéro court (1001, 1100, 1120, p.ex.) mais vous pouvez aussi saisir un numéro EAN (à 13 chiffres), dites-le moi à la commande pour que j'élargisse un peu la colonne A en "PRINT". Je vous conseille de commencer avec un "grand" numéro (p.ex. 1000) pour pouvoir mettre plus tard des articles avec des numéros plus petits, qui seront en haut de liste. En effet, vous devez mettre les numéros dans l'ordre (1000, 1001, 1005...). Mettez les articles que vous appelez souvent en haut de liste. Les numéros doivent être uniques. Ne changez plus les numéros une fois attribués où les statistiques de vos articles seront erronées. Vous pouvez/devez trier les articles sur la colonne B: Déprotégez la feuille, sélectionnez toutes les colonnes qui ont du contenu, sauf la col. A. Ouvrez le menu "Affichage", pressez "Croissant". Contrôlez puis reprotégez la feuille
- Col. C, Désignation. Vous pouvez saisir des descriptions courtes (plus faciles à retrouver) ou longues (avec des sauts de lignes au besoin). En WPS vous pouvez filtrer cette colonne pour, p.ex. afficher toutes les occurence qui ont le mot "bleu", saisissez (sur "WPS Office" pour Android) "*bleu*" avec des astérisques. Mettez une désignation qui soit claire au début, pour retrouver vos articles dans les listes déroulantes, p.ex. "Alice, Il était une fois l'histoire d'une petite fille qui s'appelait...", plutôt que "Il était une fois l'histoire d'une petite fille qui s'appelait Alice".
- Col. D Catégorie ou Unité, ouvre une liste déroulante (pour harmoniser vos catégories). Ces catégories sont à saisir en feuille "Set", col. P, que je vous conseille de trier alphabétiquement.
- Les prix de vente (E) et d'achat (O) unitaires se comprennent d'eux-mêmes je pense.
- Le taux de TVA 1 et 2 se retrouvent en feuille "Set", col. H.
ExcelgestionMobile v7 offre la gestion de stock en temps réel (inventaire permanent):
Col. G indiquez (manuellement) les entrées en stock au fur à mesure des livraisons que vous recevez (syntaxe: "=200+10" signifie une entrée de 200 et une entrée de 10, soit 210).
Voir mon tutoriel sur iPad ("COMMANDES AUX FOURNISSEURS / ENTRÉES EN STOCK" plus haut sur cette page) pour le détail de ces fonctionnalités.
Col. H le programme indique la somme des ventes (cumul de vos Factures et Avoirs).
Col. I indique le stock.
Col. J vous permet d'indiquer un stock min. en-deça duquel une commande est proposée.
Col. K indique cette proposition de commande.
Col. L vous permet de saisir votre commande.
Col. M vous permet de saisir une facture.
Col. R et S indiquent la Valeur du stock par article au Prix d'achat (PA) et au Prix de vente (PV). Ces deux colonnes ne peuvent donner un résultat négatif. Si vous avez un stock valant "-10", elles afficheront "0".
En feuille "Stats" la Valeur totale du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) est aussi indiquée .

AJOUTER UN ARTICLE DANS LA FEUILLE "ART(ICLES)"
Choisissez un numéro d'article (un qui n'existe pas encore). En bas de la liste des articles, remplissez les colonnes dont l'en-tête est en gris (si dans la colonne D la catégorie/Unité que vous souhaitez manque, ajoutez-là en feuille "Set", colonne P). Déprotégez la feuille "Art" en haut sur le nom de l'onglet, cliquez et indiquez "Annuler la protection". Cliquez en haut sur l'en-tête de la colonne B, tirez la sélection jusqu'à la colonne S. Sélectionnez le menu "Affichage" puis "Tri Croissant". L'article (toute la ligne) vient se positionner dans la liste selon son numéro. Reprotégez la feuille, en haut "Art": "Protection" et valider "Activer la protection", pas de mot de passe. Il est plus simple de trier toute la feuille, sur la colonne B, depuis un PC.

AJOUTER VOS CLIENTS/FOURNISSEURS DANS LA FEUILLE "SET"
- Entrez vos clients et fournisseurs comme indiqué dans la version démo, en col. A. Si vous en avez beaucoup et que vous devez les trier par ordre alphabétique, saisissez-les de la façon suivante. Sur la première ligne: "Nom de famille, Prénom, Titre", p.ex. "Schmid Hans M.". Pour les trier, cliquer en A1 qui sélectionne la plage A3:D301. Cliquez sur le menu "Affichage", "Croissant".

RÉALISATION DE COMMANDES FOURNISSEUR
Vous pouvez faire des commandes à vos fournisseurs. Insérez les coordonnées de vos fournisseurs comme des clients dans la feuille Set. Sélectionnez "Commande fournisseur" en A11 de feuille "Print".
Voir dans le "tutoriel iPad" la partie: COMMANDES AUX FOURNISSEURS / ENTRÉES EN STOCK
J'ai préparé pour vous un texte dans les conditions de vente un "bas de page" (modifiable) approprié; utilisez-le!

RUPTURE DE STOCK/ARTICLES NON DISPONIBLES/RÉAPPROVISONNEMENT
Voici comment gérer ces cas: 1.- Votre client commande 10ex., 3 sont disponibles, 7 non.
2.- Facturez les 3 que vous avez avec le rabais pour 10.
3.- Si vous le pouvez, indiquez sur la Désignation de votre article la date de réapprovisionnement, p.ex. "Réapprovisionnement, env. début oct. 2018".
4.- Facturez (sur une nouvelle "Reste à livrer") les 7 qui vous manquent et notez-le en feuille "Art" en col. M "Remarques" sur la ligne de l'article en question (p.ex. "Dupond, 7x, 10%, 2.6.2018") (vous pouvez aussi faire une copie "papier" ou en PDF de la facture proforma et la garder soigneusement).
5.- Quand vous recevez la marchandise manquante de votre fournisseur, à l'entrée en stock, un oeil sur la col. M vous indiquera ce qu'il reste à livrer et à qui (il peut s'y trouver plusieurs commandes en attente de marchandise).
6.- Effacez la note en col. M. ainsi que la date de réapprovisionnement en Désignation. Facturez les 7 avec le rabais pour 10.

IMPRIMER (OU FAIRE UN PDF) UNE FACTURE JUSTE APRÈS L'AVOIR PASSÉE À ARCHIVE
Comme dit ailleurs dans mes tutoriels, il faut d'abord imprimer/faire un PDF et APRÈS passer à "Archive". Cependant si vous venez de passer le document à "Archive" (qu'il est encore en "Print" ou "Print2"), enlevez dans la feuille "Archive" du document en col. C, le dernier "Numéro de doc" (si le document est "1457", effacez le "7"), puis imprimez ou faites un PDF du document. Enfin remettez le "7".

QUAND LA FEUILLE "ARCHIVE" DEVIENT TROP REMPLIE
- Quand vous devez trop "descendre" pour coller les données d'archive, vous pouvez masquer les lignes inutiles, mais pensez à garder visibles celles dont les paiements ne sont pas encore reçus.
- Commencez, en "Archive" par déprotéger la feuille: clic sur l'onglet "Archive" puis "Annuler la protection". Cliquez sur l'entête à gauche "53" et descendez la sélection (grâce à la poignée de sélection) jusqu'à la dernière ligne que vous voulez masquer (p.ex "100"), toutes ces lignes sont en gris, sélectionnées. En principe un menu contextuel s'est ouvert, cliquez "Ligne et Colonne", puis "Masquer la sélection" (cette zone se masque). Cliquez à nouveau sur l'onglet "Archive" puis choisissez "Protection" et validez "Activer la protection".
- La prochaine fois que vous collez des données, allez sur la colonne A de la prochaine ligne libre.
- En tout temps vous pouvez réafficher ces lignes: sélectionnez une ligne en-dessus, une ligne en-dessous. Faites "Afficher"

ENVOYER/RECEVOIR UN FICHIER À/D'UN UN CLOUD-NUAGE DEPUIS/VERS "WPS OFFICE"***
Pour échanger votre fichier ExcelgestionMobile.xlsx entre votre PC-Mac avec votre iPad (p.ex.), ou pour faciliter l'usage d'ExcelgestionMobile v7 depuis plusieurs ordis/tablettes, mettez-votre fichier ExcelgestionMobile.xlsx et vos fichiers de factures (PDF) sur un cloud (= Nuage) proposé par "WPS Office". ***Il faut être connecté à internet pour communiquer avec le cloud.
- Pour envoyer un fichier au cloud, créez un compte p.ex. sur "OneDrive", se connecter depuis "WPS Office" sur iPad. Ouvrir et travailler sur le document/fichier, il s'enregistre désormais dans le cloud (tant que vous êtes connectés à internet).
- Pour ouvrir un fichier du cloud, dans l'Explorateur de fichier de "WPS Office", cliquer en haut sur "Nuage". Si vous êtes connecté, la liste des fichiers existants s'affiche. Cliquez sur celui que vous voulez ouvrir. Note: Seule une personne à la fois peut utiliser le fichier XLSX. Il n'est pas possible d'effacer un fichier du cloud depuis "WPS Office" sur iPad.

DUPLIQUER UN ARTICLE OU UNE FACTURE
- Pour dupliquer un article, il convient de déprotéger la feuille "Art". Au besoin ajoutez une ligne: Placez-vous sur la ligne d'en-dessous, clic "Ligne et Colonne", "Insérer une une au-dessus. Sélectionnez la ligne qui est la référence, cliquez "copier". Placez-vous sur l'en-tête de la ligne vierge. "Coller". Modifier au minimum le numéro en col.B. Reprotégez la feuille.
- Pour dupliquer une facture, placez-vous sur la feuille "Archive" et repérez le document que vous voulez dupliquer. Sélectionnez en glissant (en col.A de la 1ère à la dernière ligne en question) les quantités, à coller spécial en col.C de la feuille "Print2". Sélectionnez les "Réf.Article" col.F et collez spécial en col.C de "Print2". Faites encore de même pour les rabais éventuels, Remettez les adresses en col.B et D. comme votre document source. Idem pour l'introduction (repérez sur le fichier PDF ou la page imprimée pour les deux pieds de page). Modifiez au besoin ce que vous voulez de différent. Imprimez/PDF puis mise dans la feuille Archive. Votre document a été dupliqué.

DIVERS
- Enregistrez votre fichier Excel très souvent. En cas d'utilisation en continu, chaque 5-10 minutes. Aussi si vous stoppez de travailler, faites un enregistrement. Faites des sauvegardes avec des noms différents, p.ex. avec la date à l'envers "xlgm7_180309.xlsx" (9 mars 2018) puis "xlgm7_180310.xlsx".
- Quand vous devez rentrer la date dans le programme, le format de date peut-être différent selon les plates-formes. Sur "WPS Office" pour iPad, il faut saisir "8/15/17" pour le 15 août 2017. Faites vos propres essais au besoin.
- La feuille "Note" vous permet, en plus des données mise en feuille Set (Partner Data 1 à 3), de stocker des données utiles pour les partenaires de votre choix. Rabais, rabais de quantité, spécifications quand à la livraison, etc. etc. Vous pouvez créer une ou plusieurs fiche(s) pour chacun des partners. Indiquez la date, sélectionnez le partner et indiquez la note.
- Si vous devez ajouter un espace blanc (de une ou plusieurs lignes) dans la facture, créez un article ainsi: en Feuille "Art", col. B (Réf), cliquez un point "." sur la prochaine ligne libre, suivi de 1 ou plusieurs sauts de lignes (les sauts de lignes se font dans la barre de formule, à droite). Rien d'autre. (Note: la version démo a déjà un article "point" créé, il est en bas de la liste des articles). À l'endroit où vous voulez insérer cet espace blanc, choisissez cet "article".
- EXPORTER DES CELLULES DEPUIS "WPS OFFICE" OU COPIER DES DONNÉES D'UN FICHIER "WPS" À UN AUTRE. "WPS" n'accepte pas d'avoir deux fichiers ouverts en même temps et de copier-coller des cellules entre eux. Mais vous pouvez ouvrir (après l'avoir installé bien sûr) "Microsoft Excel" et copier-coller des cellules de "WPS" à "Excel", puis le contraire, et ainsi d'échanger des données d'une feuille "WPS" à une autre.
- AJOUT DU NUMÉRO DE SÉRIE OU DU LOT LORS DE LA FACTURATION. Vous devez faire une facture via "Print2" pour utiliser simplement cette fonctionnalité: 1.- Avant de saisir le numéro de l'article en question 2.- en "Art" scanner ou saisir le numéro de série ou du lot dans la colonne Désignation 3.- Ajouter l'article dans la facture, imprimer 4.- Retirer le numéro en Désignation.
- AJUSTER LA HAUTEUR VISUELLE DE LA PAGE. Si le corps de la facture est visuellement trop haut, ou au contraire trop bas, sur la page, vous pouvez le centrer en ajustant la hauteur de la ligne 11 feuille Print et Print2. Cliquez sur l'en-tête de ligne (chiffre "11") et glissez la hauteur.


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