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PROGRAMME DE FACTURATION SEMI-AUTOMATIQUE
AVEC GESTION DE STOCK

ExcelgestionMobile v8 est gratuit même avec 1000 articles et ajout de votre logo.

Un programme différent, un concentré vitaminé, avec gestion de stock
Bien pensé, bien fait, jusque dans les moindres détails

Vue de la facture ExcelgestionMobile v8 free, faite sur iPad

Fonctionne aussi en anglais (autres langues sur demande, demandez-moi: excelgestion@bluewin.ch!)
Note: la colonne de couleur rouge peut/doit être masquée lors de l'impression du document-facture.

Vidéo de présentation (tutoriel) d'Excelgestion Mobile v8 free/gratuit

Compatibilité

ExcelgestionMobile v8 fonctionne sur smartphone mais une tablette sera plus confortable. Il faut utiliser "Microsoft Excel sur Android", "Microsoft Excel sur iOS" (gratuit pour les deux avec écrans de max. 10.1") et "Microsoft Excel sur PC". Sur PC le programme gratuit "WPS Office de Kingsoft" va aussi très bien.

Fonctionnalités principales

  • Facturation simple directement dans la facture, en cliquant sur les objets et saisissant les quantités et rabais.
  • 1000 articles (voire plus sur demande). Import et export des articles par simple copier-coller (Collage spécial, Valeurs).
  • Sélectionner une adresse de livraison en plus de l'adresse de facturation.
  • Avoir des articles longs, avec des sauts de lignes et des lignes blanches dans la désignation.
  • Gestion du stock (inventaire permanent). Calcul automatique du poids de la marchandise.
  • Faire des rabais (individuels) et des surcharges. Déduire un acompte/avance. Afficher la marge totale accordée en valeur (Au besoin: afficher la marge par unité).
  • Ajout des clients et fournisseurs (300, beaucoup plus sur demande grâce à un système différent).
  • Ajouts faciles de textes en en-tête et en bas de page. Large gamme de personalisation.
  • Passer en alternance et sans restrictions d'une machine à une autre (simplement en copiant le fichier xlgm8.xlsx).
  • TVA (2 taux + zéro) et les factures HT ou TTC.
  • Possibilité d'utiliser des codes-barres et l'appareil mobile comme scanner. Intégration de numéro de série ou de lot.
  • Impression en A4, mais aussi réduit en A5 et A6.
  • Avec statistiques de vente, de stock, de TVA détaillées.
  • Commandes aux fournisseurs (et entrées en stock) ainsi que Retours marchandise (et sorties du stock).
  • Destinée aux factures directes ou aux devis courts, cette version ne permet pas d'archiver les documents et de les reprendre pour, p.ex., transformer une offre en facture.
  • Insertion de sa raison sociale. Sur demande, insertion de son logo (par mes soins, gratuit).
  • Le programme est en français et en anglais (ajout d'autres langues possible). Facile pour passer d'une langue à l'autre (demandez-moi).
  • Avoir plusieurs raisons sociales (sur demande).
  • Simplicité: 1 fichier Excel, c'est tout.
  • Réponse à vos e-mails généralement dans l'heure.
  • Je recommande d'installer "Send anywhere de Estmob Inc." pour passer les fichiers d'une machine à une autre en Wi-Fi et "Fichiers de Apple" (sur iOS) pour générer, stocker et annoter les fichiers PDF.
  • ExcelgestionMobile v8 est conçu et optimisé pour fonctionner parfaitement et simplement sur iOS, Android et PC. Si vous n'arrivez pas au résultat souhaité, demandez-moi: excelgestion@bluewin.ch.

Remplissez la facture directement sur la facture!

Comprendre son fonctionnement tient en deux copies d'écran.




MODE D'EMPLOI

2.- En haut se trouve votre raison sociale. Pour la mettre à vos couleurs, allez en feuille "Set" colonne K.

3.- et 4.- L'adresse de facturation/de livraison: Cliquez sur l'adresse puis pressez sur la liste déroulante, glissez puis cliquez. Les partenaires (clients et fournisseurs) sont en feuille "Set", vous pouvez ajouter les vôtres.

5.- Choisissez le type de document.

6.- Choisissez un texte préliminaire. La date du jour se met automatiquement. Vous pouvez ajouter ou enlever des jours (+1, -1). Mettez vos initiales (voir feuille "Set).

(Non illustré: En E14 mettez le prochain numéro de document.)

7.- Si vous recevez une avance indiquez-là. Échéance: Mettez le nombre de jours qui correspondent.

8.- "bas". Cliquez, "Ouvrir le lien" et vous allez en bas de feuille. En bas vous avez "haut" qui vous fait remonter

IMPORTANT: pour être sûr de ne pas facturer plus que ce que vous avez en stock, commencez par afficher la colonne "Stock" (Col. D). Sélectionnez les entêtes des colonnes C:E (en tirant la zone de sélection verte), puis pressez sur "Afficher". Ligne par ligne, le stock est maintenant visible.

9.- Ouvrez la liste déroulante de la Désignation (col. B) pour chercher un article.

Pour chercher un article vous pouvez aussi paginer la feuille directement, sans passer par la liste déroulante.

9a.- Ne pressez jamais "Trier".

9b.- Indiquez le moins de lettres possibles pour trouver votre article, cochez en cliquant celui ou ceux que vous voulez afficher (p.ex. 9e.-) puis cliquez en dehors du menu pour fermer le dialogue.

Saisissez en col. C une quantité qui ne soit pas supérieure au stock. P.ex. "5", puis déplacez-vous d'une cellule à droite et modifiez la valeur du stock de "-5". Si, p.ex, le stock était "18", tapez "13". Vous devez procéder ainsi pour chaque ligne de débit de stock. A l'usage vous verrez que c'est très rapide. Un peu de calcul mental est recommandé par les médecins... Ainsi votre stock a été débité. Cette opération de débit du stock ne doit se faire qu'une fois par client et par facture, lors de la saisie de la facture. Sinon l'état du stock sera faux.

Vous pouvez utiliser la tabulation et le clavier numérique pour passer simplement de C à D.

Faites cette opération pour chacun des articles qui composent votre facture, toujours en débitant votre stock des quantités que vous facturez. Ne débitez pas les quantités de services (heures de travail p.ex.), qui ne constituent pas un stock. Faites bien attention de toujours masquer le "Stock" avant d'imprimer un document (sauf pour votre usage), n'imprimez que quand la col. D "Stock" est masquée.

(Non illustré: la feuille "Stats" permet de cumuler vos factures (et seulement vos factures, pas les autres documents) et obtenir différents résultats statistiques. Conseillée, il n'est cependant pas obligatoire de l'utiliser. Pour l'utiliser, Copiez les lignes 17 et suivantes: une fois les articles filtrés, cliquez sur le 17 (ou le prochain numéro, première ligne d'article) dans l'en-tête à gauche, puis agrandissez la zone de sélection vers le bas, jusqu'à la dernière ligne d'article visible, pressez Copier. Allez sur la feuille "Stats". Placez-vous sur la col. de gauche de la prochaine ligne libre de la feuille "Stats". Collez [Collage spécial, Valeurs]. Note: la col. D de la feuille "Print" doit être visible quand vous faites le "copier".)

Pour remasquer la col. D "Stock", cliquez sur l'entête de col. D puis pressez: "Masquer".

Pour tout afficher, lorsque vous cherchez des articles ou à la fin du processus, pressez sur l'entonnoir en 9.-, puis "Effacer tout" et cliquez à côté pour fermer le menu.

9c.- "Sél. tout" puis décochez "Vides" (9d.-), puis cliquez en dehors pour n'afficher que les "Qté" que vous voulez imprimer, ou "Effacer tout", puis cliquez en dehors pour tout afficher.

10.- Les articles s'affichent. Si un article n'est pas affiché correctement (tronqué en hauteur), cliquez 11.- puis "Ajuster autom. la hauteur de la ligne".

13.- Cliquez sur les notes de pied de page (vous pouvez mettre les vôtres en feuille "Set").

14.- Cliquez sur la liste déroulante des conditions de vente (vous pouvez mettre les vôtres en feuille "Set").

12.- Le prix final s'affiche. Contrôlez puis imprimez ou faites un PDF (voir point suivant 1.-).

1.- Dernière étape: Quand vous avez fini de préparer votre document, cliquez sur "Fichier", "Exporter", "PDF", "Suivant", Localisez votre iPhone ou iPad, Indiquez un nom (Nommez le fichier PDF du numéro du document en cours (en E14), p.ex. "1001.pdf"), "Exporter".

Pour effacer les données du document, gardez-le filtré, sélectionnez, depuis la ligne 17, les données dans la colonne "Qté" (et, ultérieurement la colonne "%" si vous avez accordé des rabais), puis pressez sur "Effacer".

Note: Pour fermer le clavier pressez sur le "Vu" vert, pour l'ouvrir sur la barre des formules en haut.

Quand vous naviguez dans la feuille "Print", vous pouvez laisser le clavier ouvert. Il est inutile de le fermer-l'ouvrir à chaque instant.

 

Gestion du stock

• La valeur du stock au PA et PV s'affichent en F3 et F4 de la feuille "Stats".
• Répétez l'opération mentionnée plus haut pour toutes les ventes, puis sélectionnez l'entête de col. D et cliquez sur "Masquer".
• Vous pouvez de même afficher le prix d'achat (PA) et la valeur du stock au PA et PV (prix de vente) en visualisant les col L à Q, puis en les masquant (ne jamais masquer la col. R).
• Pour les services ne modifiez pas le stock (vous n'avez pas un stock d'heures!).
• Commandes aux fournisseurs: faites comme une facture et choisissez le type de document ad'hoc. Ne modifiez pas le stock avant de recevoir votre marchandise. À ce moment, en col. D de feuille "Print" ajoutez les quantités: si vous avez 3 en stock et que vous recevez 20, mettez "23". Pour les Retours de marchandise, faites de la même façon (soustrayez du stock bien sûr).

 

Insérez/Supprimez des articles

• La feuille "Print" est protégée mais les colonnes que vous devez compléter sont libres.
• Commencez par insérer vos articles au début de la liste puis au fur et à mesure, peu importe l'ordre alphabétique et/ou numérique. Dans la liste de filtrage ils seront présentés par ordre alphabétique et quand vous filtrez, tout apparait quel que soit l'ordre.
• Si vous devez supprimer un article, effacez ses données mais n'essayez pas de supprimer la ligne. Remettez les nouveaux articles dans les "trous".


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Q&R Questions-Réponses / Trucs & Astuces

Q: Je suis au milieu de la feuille "Print" et veux rapidement aller en haut ou en bas, sans avoir à scrooler.
R: Sélectionnez la colonne C, cliquez sur l'Outil "Chercher" et tapez au clavier "Q", puis Enter (une ou deux fois) pour aller tout en haut ou tout en bas.

Q: J'ai fait une Offre, et maintenant le client l'a acceptée (avec des modifications) et je dois faire une Facture.
R: A partir du fichier PDF ou du document imprimé de l'Offre que vous devez avoir fait, refaites le document en incluant les modifications. Indiquez "Facture" en "A11". Sur chaque ligne d'article, en col. "D", modifiez la quantité pour adapter le stock (p.ex. 15-3="12"). Copiez les lignes d'articles filtrées (visibles) "17 et suivantes" et copiez-collage spécial "Valeurs" la facture en feuille "Stats". Terminez le document.

Q: Je veux antidater une facture de 3 jours.
R: Éditez la cell B13, feuille "Print" et ajoutez à la formule qui s'affiche "-3". La nouvelle date s'affiche. Terminez votre facture. N'oubliez pas de retirer ce "-3" après.

Q: Je veux chercher un article par son numéro (peut se faire aussi avec le scanner de votre appareil mobile d'après un code-barres).
R: Sélectionnez la colonne "A", cliquez sur l'Outil "Chercher" et tapez au clavier le numéro, puis Enter. Vous êtes au numéro recherché. Au scanner: avec une app de scannage, scannez un code-barres, pressez "Copier" sur cette app. Basculez sur xlgm8 puis faites l'opération décrite plus haut, en "Collant" la recherche du code-barres dans l'Outil "Chercher", etc.

Q: Je veux mettre mon logo au haut de la feuille "Print".
R: Envoyez-moi votre fichier xlgm8 et votre logo et raison sociale (si vous le voulez avec une présentation sur Word ou Excel). J'ajoute vos indications comme demandé. Gratuitement.

Q: Je voudrais modifier l'ordre des articles dans la facture.
R: Ce n'est pas possible avec xlgm8. L'ordre est celui où vous avez rentré/saisi les articles. Mais vous pouvez modifier cet ordre en mettant vos articles dans l'ordre que vous souhaitez, p.ex. pour mettre en haut de liste des articles qui reviennent souvent. Ou pour avoir un ordre qui soit logique pour les clients. N'essayez pas de trier la feuille "Print" vous casseriez le programme de façon irréversible.

Q: Un article qui tient sur plusieurs lignes s'affiche sur 1 ligne et est tronqué. Comment l'afficher juste?
R: Sélectionnez la/les cellule(s) en question, en feuille "Print", col. "B". En menu "Accueil", cliquez sur "Dimensions de la cellule" puis "Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne", l'article s'affiche en entier.

Q: Je voudrais insérer une/des ligne(s) blanche(s) dans le document-facture.
R: Dans la Désignation (col. "B"), faites un saut de ligne manuel (possible sur Android et iOS via le clavier numérique, en pressant longtemps sur "Enter", puis l'icône qui vient de s'afficher. Sur PC en pressant ALT+Enter) directement dans la cellule qui suit ou qui précède, là où vous voulez qu'il y ait cet espace. Après impression ou PDF, retirez ce(s) saut(s) de ligne(s).

Q: La facture a plusieurs pages et la coupure de page ne se fait pas à un endroit idéal, tel que je le souhaite.
R: Faites un ou plusieurs sauts de lignes manuels tel qu'indiqué dans la rubrique précédente.



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