Excelgestion pour PC/Mac français/allemand/anglais | Site principal de Christian Roux | Contact: excelgestion@bluewin.ch | Blog de Christian Roux sur Android | Blog de Christian Roux sur iOS

 

PROGRAMME DE FACTURATION SEMI-AUTOMATIQUE (Remise à zéro après facture en moins d'1 minute).
AJOUTEZ ARTICLES ET CLIENTS PAR DE SIMPLES COPIER-COLLER !

SEMI-AUTOMATIC INVOICING PROGRAM WITH STOCK MANAGEMENT (Reset after invoice in less than 1 minute).
ADD ITEMS AND CUSTOMERS EASILY BY COPY AND PASTE !


Un programme astucieux, un concentré vitaminé, avec notamment adresse de livraison, rabais individuels, gestion de stock et gestion des paiements.
Bien pensé, bien fait, jusque dans les moindres détails.

A clever program, a concentrated vitamin, the only one with stock management.
Well thought out, well done, down to the smallest detail.

Remplissez la facture directement face à votre client ou au téléphone, tout en contrôlant l'état de votre stock (disponibilités) et vos marges.
Fill out the bill directly in front of your customer or the phone, while checking the status of your stock (availability) and your margins.

Fonctionne sans connexion internet (aussi pour réaliser des PDF, grâce à une astuce), sur votre appareil, ou si souhaité, de façon partagée, sur le Cloud.
Fonctionne aussi en anglais (Also works fully in english) (et, sur demande, dans d'autres langues. Demandez-moi: excelgestion@bluewin.ch!)
EXCLUSIF: De manière dynamique (tout le temps réactualisée) vous voyez s'afficher (1) votre marge nette (la différence entre le prix de vente net et le prix d'achat/de revient). La (2) valeur des rabais accordés s'affiche aussi, qui fait varier la marge nette (3) selon les % accordés. Le (4) poids net s'affiche aussi qui vous permet de facturer les justes frais d'envoi. Enfin la (5) colonne "Stock" (en rouge) vous permet de faire évoluer le stock à chaque vente (ainsi qu'à chaque achat).
Note: la colonne D, de couleur rouge, peut/doit être masquée lors de l'impression du document-facture.

Sur Smartphone Android.

Compatibilité

Sur mobiles, ExcelgestionMobile v8 fonctionne sur smartphone (éventuellement en mode Paysage) mais une tablette sera plus confortable, et un iPad encore plus. Il faut utiliser "Microsoft Excel sur Android", "Microsoft Excel sur iOS" (gratuit pour les deux avec écrans de max. 10.1") et "Microsoft Excel sur PC et Mac". Sur PC le programme gratuit "WPS Office de Kingsoft" va aussi très bien. Sur iOS pour différentes opérations le programme gratuit "WPS Office de Kingsoft" vous rendra de grands services, je vous conseille de l'installer.
Je recommande d'installer "Send anywhere de Estmob Inc." pour passer les fichiers d'une machine à une autre en Wi-Fi et "Fichiers de Apple" (sur iOS dès v.11) pour stocker et annoter les fichiers PDF. Je recommande le clavier "Hacker's keyboard" sur Android, et "ai.type" sur iOS. L'utilisation d'un stylet est également recommandée. Un clavier externe bluetooth (p.ex. Logitech K380) peut aussi s'avérer très pratique et vous gagnerez du temps pour la saisie de vos articles et de vos clients. Pour la saisie des factures proprement dites, le stylet (ou le doigt) va plus vite. Je vous fournis volontiers la liste de tous les raccourcis clavier.

Fonctionnalités principales

  • Facturation simple directement dans la facture, en cliquant sur les objets et saisissant les quantités et rabais. Vous voyez la facture exactement comme elle sera imprimée. (Quelques fois, un article sur plusieurs lignes pourrait s'afficher sur une seule ligne, mais il sera toujours imprimé juste, et il est possible de mettre son affichage sur plusieurs lignes).
  • Produisez non seulement des factures et des devis mais aussi des bulletins de livraison, des notes d'honoraires et tous types de documents.
  • 1000 articles (voire plus sur demande). Import et export des articles par simple copier-coller (Collage spécial, Valeurs).
  • Possibilité de gérer plusieurs facturations (p.ex. un magasin de fleurs et l'envoi de livres) et plusieurs stocks. Possibilité d'échanger des articles et des clients de l'une à l'autre.
  • Sélectionner une adresse de livraison en plus de l'adresse de facturation (sur demande l'adresse de facturation peut être à gauche ou à droite).
  • Avoir des désignations d'articles longues, avec des sauts de lignes et des lignes blanches dans la désignation.
  • Enregistrement des paiements des débiteurs (complets ou partiels, avec indication de la date, du type de paiement et de remarques éventuelles).
  • Gestion du stock (inventaire permanent). Calcul automatique du poids de la marchandise. Faites la calculation des prix de vos articles (en option).
  • Faire des rabais (individuels) et des surcharges. Déduire un acompte/avance. NEW: Afficher dynamiquement la valeur totale des rabais ainsi que la marge nette totale qui nous reste (voir copie d'écran ci-dessus). Au besoin: afficher par chaque position de facture.
  • Ajout des clients et fournisseurs (max 300, beaucoup plus sur demande grâce à un système différent).
  • Ajout automatique du prochain numéro de document (pour numéro manuel ou pas de numéro, me demander).
  • Ajouts faciles de textes en en-tête et en bas de page. Large gamme de personalisation.
  • Passer en alternance et sans restrictions d'une machine à une autre (simplement en copiant le fichier xlgm8.xlsx). P.ex. d'iPad à iPhone ou de PC à Android.
  • Fonctionne aussi sur le Cloud grâce à Microsoft OneDrive.com. Vous pouvez partager vos fichiers à plusieurs (un à la fois).
  • TVA (2 taux + zéro) et les factures HT ou TTC.
  • Possibilité d'utiliser des codes-barres et l'appareil mobile comme scanner. Intégration de numéros de séries ou de lots.
  • Réalisation de PDF (aussi hors ligne au besoin). Impression en A4 (ou autre sur demande), mais aussi réduit en A5. Sur iOS en Suisse, envoi des PDF via le webmail de Swisscom/Bluewin.
  • Avec statistiques de vente (et balance des paiements), de stocks, de TVA détaillées. Statistiques de chacune des ventes, unité par unité, et ce par dates. Affichage de toutes les factures (ouvertes ou non) d'un client, notamment. Impression d'Extraits de comptes. Totalisation "à la volée" d'un groupe de factures ou d'autres éléments chiffrés.
  • Commandes aux fournisseurs (et entrées en stock) ainsi que Retours marchandise (et sorties du stock).
  • Idéalement conçue pour les factures-directes, cette version permet néanmoins d'archiver (manuellement) les documents et de les reprendre pour, p.ex., transformer une offre en facture.
  • Insertion de sa raison sociale et de son logo (par mes soins, inclus dans le prix, modifications ultérieures incluses sans limite).
  • Le programme est en français et en anglais (ajout d'autres langues possible). Facile pour passer d'une langue à l'autre (demandez-moi).
  • Feuille "Location" (sur demande) pour avoir une Liste de préparation de commandes triée par Emplacements (p.ex A1, C127).
  • Avoir plusieurs raisons sociales sur le même fichier (sur demande).
  • Environ 50% de mes clients demandent un/des ajout(s) sur-mesure. C'est possible et, grâce à Excel, le plus souvent simple et économique. Vous aussi ayez le programme parfaitement adapté à vos besoins!
  • Simplicité: 1 fichier Excel, c'est tout.
  • Réponse à vos e-mails généralement dans l'heure.
  • ExcelgestionMobile v8 est conçu et optimisé pour fonctionner parfaitement et simplement sur iOS, Android, PC et Mac. Si vous n'arrivez pas au résultat souhaité, demandez-moi: excelgestion@bluewin.ch.
  • Au début que vous utiliserez xlgm8, vous pourriez le trouver un peu compliqué, il l'est effectivement un peu plus que d'autres programmes. Mais vite vous réaliserez qu'il est votre outil fidèle pour tous vos travaux de facturation, de gestion de stock et commandes fournisseurs, ainsi que vos paiements reçus de vos clients. Sur toutes vos plateformes. Et vous ne pourrez plus vous en passer!
  • Tout compris seulement CHF 19.90 (€18) à payer sur mon compte paypal: c.roux@bluewin.ch. Support par e-mail illimité inclus.

Télécharger toutes les versions Excelgestion dans un ZIP
(Pour ouvrir un fichier ZIP et mettre le contenu sur votre iPhone/iPad depuis Safari, cliquez sur le lien. Une page avec un gros "Zip" s'affiche. Pressez "Partager" (Symbole Carré bleu avec une flèche vers le haut) et choisissez dans la liste un programme qui lit les fichiers ZIP (p.ex. "WPS Office" -conseillé- ou "Polaris Office" ou encore "OfficeSuite", dont l'un doit être installé). Un dossier se crée avec tous les fichiers.)

Liens rapides

Tutoriels (en français) / Tutorials (in english)

Q&R Questions-Réponses / Trucs & Astuces


COMMENT CRÉER UNE FACTURE
Créer et envoyer une facture avec ExcelgestionMobile8 est simple et rapide: vous pouvez le faire sur votre ordinateur personnel ou votre tablette. Voici comment (sur iPad):
Étape 1 - Dans la feuille "Set", sur la ligne libre suivante en colonne A, ajoutez le client (pour passer à la ligne suivante, cliquez longuement sur "Nouvelle ligne" dans son champ).
Étape 2 - Dans la feuille "Print", faites défiler la liste déroulante du client et sélectionnez le bon client.
Étape 3 - Ajoutez la quantité dans la colonne "Qté" et év. le rabais dans la colonne "%". Vous pouvez effectuer une recherche à l'aide du menu déroulant, de l'outil de recherche ou en scroolant. Répéter l'opération pour chaque article.
Étape 4 - Cliquez sur le menu déroulant en cellule C16 ("Qté") et "Sélectionner tout", puis désactivez "(Vides)". Cliquez à côté du Menu pour le valider.
Sélectionnez "Fichier" (dans la barre du haut), Enregistrer. Puis encore: Exporter, PDF, Suivant, donnez le numéro du document (comme en cellule E14, p.ex. "1000"), Exporter - ou Imprimer, AirPrint, Suivant, Imprimer.
Maintenant, votre facture est en route. Vous pouvez également utiliser xlgm8 pour gérer votre stock, suivre les paiements et les performances globales de votre entreprise.

HOW TO CREATE AN INVOICE
Creating and sending an invoice with ExcelgestionMobile8 is quick and simple - You can do this on your home computer or tablet. Here’s how (on iPad):
Step 1 - In sheet "Set", on the next free line, column A, add the client (to go next line, press a long time "New Line" in its field).
Step 2 - In sheet "Print", scroll down the drop-down list of the client and select the right client.
Step 3 - Add the quantity in column "Qty" and ev. Discount in column "%". You can search with drop-down or Search tool or by scrooling. Repeat the operation for each item.
Step 4 - Press drop-down in cell C16 ("Qty") and "Select All", then desactivate "(Blanks)". Click next to the drop-down to validate it.
Select "File" (in the top bar), Save. Then again: Export, PDF, Next, give the number of the document (as in cell E14, eg. "1000"), Export - or Print, AirPrint, Next, Print.
Now your invoice is on it’s way. You can also use xlgm8 to manage your stock, to keep track of payments and your overall business performance.

(>Haut de page)

TUTORIEL PAS-APRÈS-PAS DÉTAILLÉ : VOTRE FACTURE SUR ANDROID OU iOS (iPad/iPhone)
TUTORIAL DETAILED STEP-BY-STEP : YOUR INVOICE ON iOS OR ANDROID

Installez et lancez "Microsoft Excel" pour iOS ou Android (les opérations sont très semblables pour les deux). Placez le fichier "xlgm8-xxx...xlsx" sur votre iPad (dans ce tutoriel) et (1) ouvrez-le. Notez que dans les copies d'écran de ce tutoriel, les articles sont en français mais l'interface du programme est en anglais ou en français.

Install and launch "Microsoft Excel" for iOS or Android (the operations are very similar for both). Place the file "xlgm8-xxx ... xlsx" on your iPad (in this tutorial) and (1) open it. Note: In the screenshots of this tutorial, the articles are in French. The user interface is in english or in french.

(1) Placez-vous sur la feuille "Print". (2) Ouvrez la liste déroulante et sélectionnez l'adresse de facturation (que vous aurez rempli préalablement sur la feuille "Set"). (3) Au besoin, sélectionnez une adresse de livraison. (4) Sélectionnez, le type de document, p.ex. "Facture". (5) Au besoin sélectionnez un texte d'en-tête. (6) Sélectionnez les initiales de celui qui facture (à rentrer préalablement). (7) Le numéro du document s'indique automatiquement. (8) Le nombre de jour de l'échéance s'indique ici, vous pouvez le modifier. (9) Ici une avance de 500.- est indiquée. S'il n'y a pas d'avance, effacez-la. (10) Localisez bien ce bouton de liste déroulante, il sera très souvent utilisé.

(1) Select the "Print" sheet. (2) Open the drop-down list and select the billing address (which you filled in beforehand on the "Set" sheet). (3) If necessary, select a delivery address. (4) Select, the type of document, eg "Invoice". (5) If necessary, select a header text. (6) Select the initials of the one who invoices (to enter previously). (7) The document number is automatically indicated. (8) The day number of the due date is shown here, you can change it. (9) Here an advance of 500.- is indicated. If there is no advance, delete it. (10) Locate this dropdown button, it will be very often used.

Ouvrir la liste déroulante: (1) cliquez sur elle. (2) Cliquez sur "Effacer tout" qui devient "Sélectionnez tout". En arrière-plan la liste se met à jour. (3) Cliquez en dehors de la liste pour la fermer. Tous les articles s'affichent.

Open the drop-down list: (1) click on it. (2) Click on "Clear All" which becomes "Select All". In the background the list is updated. (3) Click outside the list to close it. All articles are displayed.

Afficher la colonne du stock: (à ne faire que si vous voulez gérer votre stock et/ou voir des calculs-clé): (1) Cliquez sur l'en-tête de la colonne C. (2) Glissez jusqu'à sélectionner la colonne E. (3) Pressez "Afficher". La colonne D s'affiche.

Show Stock Column: (do it only if you want to manage your inventory and/or see key calculations): (1) Click on the heading of column C. (2) Drag to select column E. (3) Press "Unhide". Column D is displayed.

Vous avez plusieurs moyens pour chercher/trouver vos articles, utilisez celui qui vous convient le mieux.

Vous allez sélectionner vos articles et ajouter quantités et rabais: Pour ouvrir le clavier, sélectionnez (6) une cellule, puis (1) cliquez sur la barre de formule. En principe ici, choisissez (2) le clavier numérique.
- Vous pouvez (3) glisser la liste et trouver l'article recherché en parcourant celle-ci.
- Vous pouvez sélectionner (4) l'outil "Rechercher" (loupe) (préalablement sélectionnez la colonne que vous voulez rechercher). Indiquez quelques lettres significatives de l'article recherché, puis s'il y a plusieurs occurences, pressez la flèche droite pour aller à la suivante.
- Vous pouvez vous aider en filtrant (la col. A "Réf", la col. B "Désignation" ou la col. E "Catégorie/Unité"). (5) Pressez sur le bouton en triangle du filtre, indiquez quelques caractères de votre recherche en "Rechercher", puis "Sélectionner tous les résultats" ou descendre dans la liste et cliquer sur le(s) résultat(s) correspondant à votre attente. Cliquez en dehors du filtre pour le valider et le fermer. Seuls les articles sélectionnés s'affichent dans les lignes 17 et suivantes.
- Vous pouvez à l'aide de l'App BarcodeFacile (gratuit, de myice92) (ou une autre du même type) lire un code-barres, le copier, basculer dans Microsoft Excel, sélectionner la col.A, ouvrir (4) l'outil de Recherche, coller le numéro, et enfin presser la flèche droite pour trouver le numéro unique.
Une fois que vous êtes sur la ligne de l'article sélectionné, placez vous sur la "Qté" (col. C), indiquez (6) la quantité avec le (7) clavier numérique. Puis pressez la touche (8) Tabulation pour passer en col. D ("Stock"), calculez le stock restant (s'il y avait "12" et que vous faites une facture pour "5", indiquez "7", c'est simple, un peu de calcul mental fait du bien!), puis au besoin Tabulation encore jusqu'à la colonne "%" (col. G) pour saisir un rabais (p.ex. tapez "5" si vous accordez un rabais de "5%") (ou, plus simple, indiquez plus tard tous les rabais, ligne après ligne).
Vous pouvez combiner les modes de recherche. Tant que possible, ne fermez pas le clavier pendant le processus de saisie des articles. Si vous voulez fermer le clavier pressez (9). (10) Aidez-vous des touches flèchées au besoin.

You have several ways to search/find your articles, use the one that suits you best.

You are going to select your items and add quantities and discounts: To open the keyboard, select (6) a cell, then (1) click on the formula bar. In principle here, choose (2) the numeric keypad.
- You can (3) drag the list and find the article searched by browsing it.
- You can select (4) the "Search" tool (magnifying glass) (start by selecting the column you want to search). Indicate some significant letters of the searched item, then if there are several occurrences, press the right arrow to go to the next one.
- You can help yourself by filtering (Col.A "Ref", Col. B "Designation" or Col. E "Category/Unit"). (5) Press the triangle button on the filter, enter a few characters of your search in "Search", then "Select all results" or go down in the list and click on the result(s) corresponding to your request . Click outside the filter to validate it and close it. Only selected items are displayed in lines 17 and following.
- You can use the "BarcodeFacile" (or BarcodeEasy) App (free, of myice92) (or another of the same type) read a barcode, copy it, switch in Microsoft Excel, select Col. A, open (4) the Search tool, paste the number, and finally press the right arrow to find the unique number.
Once you are on the line of the selected item, place on the "Qty" (col. C), indicate (6) the quantity with the (7) numeric keypad. Then press the (8) Tab key to switch to the column D ("Stock"), calculate the remaining stock (if there was "12" and you make an invoice for "5", indicate "7", it's easy, a little mental math is good!). Then if necessary Tabulation again until you are in column "%" (column G) to enter a discount (eg type "5" if you give a discount of "5%") (or, easier, indicate later all the discounts, line after line).
You can combine the search modes. Whenever possible, do not close the keyboard during the item entry process. If you want to close the keyboard press (9). (10) Help yourself with arrow keys if needed.

N'afficher que les lignes ayant une quantité: (1) Ouvrez le filtre. (2) Pressez sur "Sélectionner tout" qui devient "Effacer tout". (3) Décochez le "Vides", la liste se filtre (se réduit) sur les articles qui ont une quantité.

Only show lines with quantity: (1) Open the filter. (2) Press "Select All" which becomes "Clear All". (3) Uncheck the "Blanks", the list is filtered (reduces) on items that have a quantity.

Terminer le document: (1) Le filtre est activé. (2) Dans la ligne "1017 - Frais d'envoi", il y a une quantité de "1". (3) Indiquez le prix de transport, ici "9.80". (4) Masquez la colonne rouge/Stock. Sélectionnez son en-tête puis pressez sur "Masquer/Hide". Faites en sorte que (6) le bas de page de gauche et (7) de droite contiennent les textes que vous voulez (ces textes se trouvent en feuille "Set", col. F et L). (8) Pressez sur Fichiers et choisissez d'Exporter comme PDF ou d'Imprimer.

Finish the document: (1) The filter is activated. (2) In the line "1017 - Shipping Costs" there is a quantity of "1". (3) Indicate the shipping price, here "9.80". (4) Hide the red/stock column. Select its header then press "Hide". (6) Make the left footer and (7) right contain the texts you want (these texts are in a "Set" sheet, Col. F and L). (8) Tap Files and choose Export as PDF or Print.

Vous allez imprimer ou créer un pdf du document-facture: Sur la feuille "Print", (1) sélectionnez l'en-tête de colonne D comme indiqué. Dans le Menu sélectionnez (2) "Masquer". Le numéro de facture, ici "1000" est ajouté automatiquement. La colonne est masquée. (3) Pressez l'icône fichier (comme indiqué).

You will print or create a pdf of the document-invoice: On the "Print" sheet, (1) select the column header D as shown. In the Menu select (2) "Hide". The invoice number, here "1000" is added automatically. The column is hidden. (3) Press the file icon (as shown).

D'abord, vous devez passer de (1) "Enregistrement automatique" à "Enregistrement manuel", ainsi "Enregistrez" (important ici). Puis cliquez sur (2) Exporter. (Suite non illustrée): a) Cliquez sur "*.pdf", b) Suivant.

First, you must change from (1) "Auto Save" to "(Manual) Save", so "Save" (important now). Then click (2) Export. (Continued not illustrated): a) Click on "*.pdf", b) Next.

(1) Assurez-vous que le "chemin" est celui que vous voulez, ici "iPad". (2) Modifiez le nom proposé par "1000", le numéro de la facture dans l'exemple, puis (3) Exporter. Le fichier s'enregistre dans le programme "Fichiers" (dès iOS 11), dans le dossier Excel. Pour imprimer, repressez sur "Fichier" et choisissez "Imprimer", et suivez le Dialogue. Enregistrez le fichier. Votre facture est faite, en PDF et sur papier!

(1) Make sure the "path" is the one you want, here "iPad". (2) Change the name proposed by "1000", the invoice number in the example, and (3) Export. The file is saved in the "Files" program (from iOS 11), in the Excel folder. To print, repress on "File" and choose "Print", and follow the Dialog Box. Save the file. Your invoice is made, in PDF and on paper!


Sur iOS en Suisse, envoi des PDF via le webmail de Swisscom/Bluewin (dans d'autres pays et pour d'autres connexions e-mail, adaptez la manoeuvre).
1.- Rendez-vous sur bluewin (ou votre programme d'e-mail ou votre webmail). Pressez "+" pour créer un nouvel e-mail.
2.- Indiquez l'adresse e-mail du destinataire, et comme Objet, p.ex. "Notre facture". Puis pressez l'icône trombone.
3.- Pressez sur Photos/Caméra puis Parcourir et choisissez "Sur mon iPad", "Excel" et cliquez sur le fichier ayant le numéro (p.ex. "1772") de la facture que vous avez réalisé.
4.- Pressez sur Envoyer. L'e-mail est envoyé.


Enregistrer vos statistiques et remettre le document à zéro

(Il faut moins d'une minute pour terminer une facture et commencer la suivante). Vous allez passer la facture à Archive: (1) Rendez-vous sur la feuille "Archive". (2) Ouvrez le filtre en "A1". Pressez sur "Sélectionner tout" puis décochez le "(Vides)". Cliquez à côté du filtre pour l'appliquer. La liste se réduit, seules les "Qté" ayant une valeur s'affichent.

Save your statistics and reset the document

(It takes less than one minute to finish an invoice and start the next one). You put the Invoice to Archive: Note: only put Invoices and Credit Notes to the Archive not the Estimates, or other documents, but Print a copy of these documents for yourself. (1) Go to the sheet "Archive". (2) Open the filter in "A1". Press "Select All" then uncheck the "(Empty)" Click next to the filter to apply it. The list is reduced, only the "Qty" having a value are displayed.

Vous allez sélectionner, copier et coller les lignes: (1) Sélectionnez l'en-tête de la ligne 2, puis (2) glissez la Poignée de sélection jusqu'à la dernière ligne libre, comme indiqué. (3) Cliquez "Copier" puis (4) sélectionnez la dernière ligne libre de la colonne A (ici la ligne 1005). (Si la dernière ligne libre en très en bas, glissez un peu la feuille, puis déplacez-vous en bas à l'aide de la barre de défilement verticale qui s'est affichée).

Here you will select, copy and paste the lines: (1) Select the heading of line 2, then (2) drag the Selection Handle to the last free line as shown. (3) Click "Copy" then (4) select the last free line of column A (here line 1005). (If the last free line at the very bottom, slide the sheet a little, then move down using the vertical lift that has been displayed.)

(1) Sélectionnez la prochaine ligne libre, la colonne A. (2) Sur le Dialogue qui s'affiche, pressez "Collage spécial", puis "Valeurs", les données se collent.

(1) Select the next free line, column A. (2) On the dialog box that appears, press "Paste special", then "Values", the data are pasted.

Vider la feuille "Print" d'un document existant: (1) Cliquez sur la cellule du haut. (2) Glissez et étendez la sélection à la dernière cellule souhaitée (ici comme indiqué, la position pour le port reste de facture à facture, on ne change que le montant s'il y a lieu). (3) Pressez "Effacer". (4) Faites de même pour la colonne des rabais s'il y en a.

Empty the "Print" sheet of an existing document: (1) Click on the top cell. (2) Drag and drop the selection to the last desired cell (here as shown, the position for the port remains from invoice to invoice, only change the amount if applicable). (3) Press "Clear". (4) Do the same for the discount column if there are discount (%).

Rendre visible la colonne D "Stock": Sélectionnez l'entête de la colonne C et glissez la sélection sur la colonne E. Pressez sur Afficher.
Rendre visible toutes les lignes: Pressez sur le filtre en C16 "Qté". Cliquez sur Effacer tout, puis à côté du menu pour le valider.

Make column D "Stock" visible: Select the header of column C and drag the selection to column E. Press Unhide.
Make all lines visible: Press the filter (cell C16 "Qty"). Click Clear All and then next to the menu to validate it.


Autres opérations

Saisir les paiements de vos factures: (1) Sur la feuille "Archive", choisissez le (6) clavier numérique et (2) affichez les colonnes K-R (selon les possibilités de l'écran). (3) Saisissez le montant (p.ex. "3295.60") ou s'il y a un acompte (p.ex. "=500+2795.60"). (4) Saisissez la date du paiement (p.ex. "16.12.18") ou si le clavier n'offre pas le caractère "point (.)", saisissez à la place (5) des barres de fraction (p.ex."17/12/18"). Saisissez le Type de paiement.
VOIR LES TOTAUX DES FACTURES ET LES PAIEMENTS D'UN COUP D'OEIL. (Non illustré:) Pour n'afficher que les (lignes des totaux des) factures, en feuille "Archive", filtrez la colonne B, puis "Sélectionner tout", puis décochez le "(Vides)" et cliquez à côté du filtre pour le valider (vous pouvez de même sélectionner toutes les factures (ouvertes ou non) d'un client s'il fait un paiement de plusieurs factures). Parcourez la liste sur la colonne Q (Paiements) pour voir quelles factures sont payées et quelles sont ouvertes. Ainsi vous pouvez voir à qui faire d'éventuels rappels. Enlevez le filtre après.

Other operations

English to come soon... Thank you for your understanding!

Voir vos statistiques: (1) Rendez-vous sur la feuille "Stats". (2) La colonne B présente les données actives du moment. La cellule B1 indique le moment présent (indépendant des dates au-dessous) Lisez en col. A les différentes stats que cette feuille vous donne (en lignes 6-18). Vous pouvez même ajouter vos propres calculs, comme en ligne 21 (seul ce qui est en couleurs est protégé). (3) Mettez la date du début et la date de fin, p.ex. pour le 31 mars 2019 indiquez (en vous aidant du clavier numérique) "31/3/19" en cellules B2 et B3. (4) Si vous voulez les données d'un (1) article, tapez sa numéro ici. Si vous voulez garder en mémoire les données de la col. B, tapez sur l'en-tête pour sélectionner toute la colonne, faites "Copier", (5) placez-vous sur la prochaine colonne libre comme indiqué, et pressez Collage spécial, Valeurs. Puis enregistrez le fichier. (Note: vous pouvez choisir de voir les stats par type de paiement, en ligne 5, mais pour ce faire vous devez avoir indiqué en feuille "Archive", un paiement -col. Q-, une date de paiement -col. R- et un mode de paiement -col. S-, et ce pour chaque paiement que vous avez reçu).

Voici des opérations à connaître pour tirer parti d'ExcelgestionMobile v8.

ENTRÉE DES PAIEMENTS ET EXTRAIT DE COMPTE (LA FEUILLE "ARCHIVE")
(1) Sur la feuille "Archive", vous pouvez filtrer un client et voir, (2) selon les dates d'échéance, ses factures payées (4) (en rose) et ouvertes (3) (en lilas). Notez les acomptes, dans (4) le paiement indiquez le total soit "758.80" ou "=100+658.80" Vous pouvez aussi rentrer un paiement partiel. N'oubliez pas (5) la date et le mode de paiement (Bq, MC, Visa, Poste, cash, etc.). Vous pouvez aussi imprimer un Extrait de compte pour une période donnée. Aidez-vous au besoin de (6) la touche Tabulation.

(1) Toujours sur la feuille "Archive", (2) sélectionnez une zone de chiffres. (3) Voyez l'affichage de la somme.

Réaliser un Extrait de compte (= décompte des factures), p.ex. pour l'envoyer à votre client ou pour ventiler un paiement global. Réduisez le zoom sur la feuille "Archive". (1) Sélectionnez le client (les données se filtrent et dans les colonnes Q-S s'affichent les paiements déjà reçus). (2) Sélectionnez les montants d'une période. (3) Le montant restant à payer s'affiche ici. Faites une copie d'écran (ou un PDF) et envoyez-la à votre client.

STOCKER TEMPORAIREMENT UN DOCUMENT (LA FEUILLE "TEMP")
C'est LE moyen pour transformer un document, p.ex. une offre en facture. Vous pouvez stocker jusqu'à 10 documents.
Je conseille de faire un PDF, ou mieux, une copie papier de tout document que vous mettez en "Temp".
1.- Réalisez votre document (quantités, rabais, destinataire, etc.), puis imprimez-le et/ou PDF mais ne le passez pas encore à Archive.
2.- Affichez toutes les lignes, sélectionnez toute la colonne C (de la ligne 17 à la ligne 1017) en pressant sur "Qté", Ouvrez le lien (la colonne se sélectionne), tapez doucement la sélection, Copier.
3.- Aller sur feuille "Temp" tapez en B9 (ou C9, etc.), Collage spécial, Valeurs. Les données se collent.
4.- Faites de même s'il y a des rabais avec la colonne G que vous collerez en C9 de "Temp" (dans ce cas un document occupe deux colonnes).
5.- Copiez-collage spécial (Valeurs) de A1-A7 de la feuille "Temp", en B1 de la même feuille.
6.- Refiltrez le document. Passez-le à Archive.

REMETTRE UN DOCUMENT DE FEUILLE "TEMP" À FEUILLE "PRINT"
Faites comme au tutoriel précédent mais dans l'autre sens (mais toujours "Collage spécial", "Valeurs") et colonne par colonne, sélectionnez le mot "Temp" de la colonne, puis "Lien", Ouvrir (la colonne se sélectionne), la col. C de "Temp" en col. C de "Print", la col. D de "Temp" en G de "Print".
Remettez les indications d'en-tête en vous basant sur votre copie papier ou votre PDF, ou encore en haut de colonne B. Le numéro de document sera obligatoirement mis à jour. Veuillez noter enfin qu'il ne faut faire de sortie de stock (col. D) que lorsque vous faites la facture, pas lorsque vous faites l'offre.

LISTE DE PRÉPARATION DE COMMANDES (LA FEUILLE "LOCATION") (sur demande)
La feuille (1) "Location" reprend la liste de vos articles, mais (2) triée par vos emplacements dans votre stock (p.ex. A1, C127), pour avoir une Liste de préparation de commandes (triée par Emplacements, p.ex. "A-B-C..."). Il suffit de (3) filtrer sur les quantités.

Merci de votre attention et bonne chance!

Thank you for your attention and good luck!

Revenir en haut de page



Télécharger toutes les versions Excelgestion dans un ZIP
(Pour ouvrir un fichier ZIP et mettre le contenu sur votre iPhone/iPad depuis Safari, cliquez sur le lien. Une page avec un gros "Zip" s'affiche. Pressez "Partager" (Symbole Carré bleu avec une flèche vers le haut) et choisissez dans la liste un programme qui lit les fichiers ZIP (p.ex. "WPS Office" -conseillé- ou "Polaris Office" ou encore "OfficeSuite", dont l'un doit être installé). Un dossier se crée avec tous les fichiers.)


(>Haut de page)

Q&R Questions-Réponses / Trucs & Astuces

Q: Je voudrais importer mes contacts, comment faire?
R: Voir cette explication simple, contact par contact. Pour d'avantage d'adresses, demandez-moi, je vous fournirai une procédure selon que vous soyez sur Android ou iOS.

Q: Quelles informations supplémentaires peut-on voir pour chaque article?
R: En feuille "Print", sélectionnez la colonne T, puis glissez la sélection de manière à sélectionner jusqu'à la colonne J (à gauche). Cliquez sur "Afficher". Vous pouvez voir: le prix d'achat (PA)*, le poids unitaire*, le fournisseur* (* éditables par vos soins), puis la valeur de la Marge Nette, la valeur du stock au PA, la valeur du stock au PV. Pour masquer ces colonnes sélectionnez les en-têtes de colonne L-S puis cliquez sur "Masquer". Veillez à ce que la colonne J soit/reste masquée.

Q: Comment Insérer/Supprimer des articles?
R: La feuille "Print" est protégée mais les colonnes que vous devez compléter sont libres.
• Commencez par insérer vos articles au début de la liste puis au fur et à mesure, peu importe l'ordre alphabétique et/ou numérique. Dans la liste de filtrage ils seront présentés par ordre alphabétique et quand vous filtrez, tout apparait quel que soit l'ordre.
• Si vous devez supprimer un article, effacez ses données mais n'essayez pas de supprimer la ligne. Remettez les nouveaux articles dans les "trous". Vous pouvez, lorsque vous supprimez un article, mettre dans la Désignation : "blank" (= vide), comme cela quand vous voulez créer un article, cherchez parmi les "blank" et ajoutez-le.

Q: Autres questions sur la Gestion du stock
R: La valeur du stock au PA et PV s'affichent en F13 et F14 de la feuille "Stats".
• Vous pouvez de même afficher le prix d'achat (PA) et la valeur du stock au PA et PV (prix de vente) en visualisant les col. L à S, puis terminer en les masquant (ne jamais masquer la col. T).

Q: Comment indiquer à quel fournisseur correspond quel(s) article(s)?
R: En sélectionnant la colonne S de la feuille "Print", puis en draguant à gauche sur la colonne J pour sélectionner puis afficher les colonnes L-S. Indiquer en regard de chaque article une abréviation de son fournisseur en colonne N. Remasquer les colonnes L-S quand vous facturez et imprimez; et les rendre visibles, notamment, quand vous préparez une commande fournisseur.

Q: Commandes aux fournisseurs?
R: Faites comme une facture et choisissez comme type de document "Commande fournisseur". Ne modifiez pas le stock avant de recevoir votre marchandise. À ce moment, en col. D de feuille "Print" ajoutez les quantités: si vous avez 3 en stock et que vous recevez 20, mettez "23". Pour les Retours de marchandise, faites de la même façon "Retour marchandise" et soustrayez du stock bien sûr.

Q: Comment gérer le stock des prestations et services (heures, tâches, leçons, etc., à la différence des articles physiques)?
R: Ne mettez pas de quantités dans la colonne du stock (vous n'avez pas un stock d'heures!), ni ne déduisez de quantités lors de ventes. Pour ces articles, mettez le PA au même niveau que le PV.

Q: En alternance, la marchandise facturée est emportée par le client ou envoyée par poste, comment faire?
R: Sur la dernière ligne de facture (la ligne 1017, laissez toujours la quantité à "1") vous pouvez choisir l'un des 5 textes à choix en colonne B (modifiables en col. O de la feuille Set). Si c'est "emporté par le client", mettez le montant de port (col. F) à zéro.

Q: Comment faire les copier-coller à l'intérieur du fichier xlgm8?
R: Sauf rares exceptions faites toujours des copier-collage spécial, Valeurs.

Q: Comment faire les copier-coller depuis un autre fichier pour importer des articles ou des clients
R: Les collages depuis l'extérieur vont sur PC/Mac (collage spécial, Valeurs). Sur iOS et Android il faut utiliser "WPS Office", copier les données d'un fichier, le fermer, ouvrir le fichier cible, et coller les données, puis Partager le fichier avec Excel.

Q: J'ai fait des opérations dont je ne suis plus sûr. Comment revenir en arrière?
R: Pressez "Retour en Arrière" (en haut à gauche de l'écran) le nombre de fois que souhaité pour revenir pas après pas. Puis "Retour en Avant" pour revenir d'où vous étiez parti.

Q: Je veux réaliser un PDF sans connection internet (iOS).
R: Installez le programme "WPS Office" de Kingsoft. Sur Excel, Menu "Envoyer une copie" -> "avec une autre application" -> choisissez WPS Office. Enregistrez le fichier puis créez un PDF, que vous stockerez dans l'app "Fichiers". Procédure très semblable sur Android.

Q: Je veux rentrer des adresses en nombre dans ExcelgestionMobile v8. Comment le faire productivement?
R: Aidez-vous du fichier "MettreVosAdressesDansXlgm8.xls" (dans le fichier ZIP sur internet). Saisissez ou Copiez-collez votre propres champs (au besoin allongez la colonne A), puis copiez-collage spécial (valeurs) la colonne A, dans la colonne A de la feuille "Set" en xlgm8. Triez la liste (cliquez sur A1 pour sélectionner toute les adresses, puis "Trier A-Z"). Voir aussi plus bas pour faire des sauts de ligne: "Q: Je voudrais insérer une/des ligne(s) blanche(s) dans le document-facture."

Q: Comment rentrer les articles dans la feuille "Print"?
R: Commencez par rendre visibles les colonnes qui sont cachées, dans la feuille "Print": Sélectionnez l'entête, colonnes C:E (glissez la Poignée de sélection), puis "Afficher". Puis de même "J:R": Sélectionnez les colonnes, "Afficher". Les champs à remplir sont "Réf. (Numéro d'article, choisissez un numéro, ou p.ex. EAN13), "Désignation", "Stock" (colonne D, votre stock d'inventaire initial), "Catégorie ou Unité", "Prix unitaire" (de vente), "T" soit "1", "2" ou vide si pas de TVA, "Prix d'achat" (col. L) et "Poids unitaire" (en kg, col. M). Remasquez la colonne D: sél. l'entête, puis "Masquer". De même les col. L à Q, "Masquer". Enregistrez votre fichier.

Q: Je veux faire une offre ou un devis, comment être le plus productif?
R: Note: ExcelgestionMobile v8 n'est pas le plus adapté si vous faites systématiquement des offres qui deviennent ultérieurement des factures, ou d'autres documents qui vont évoluer.
Faites votre offre/devis comme vous feriez une facture. Indiquez "Offre" ou "Devis" en A11 de la feuille "Print". Choisissez les textes en en-tête, bas de page et conditions de paiement. Enregistrez-la et imprimez-la (aussi une copie pour vous). Puis voyez le tutoriel: "STOCKER TEMPORAIREMENT UN DOCUMENT (LA FEUILLE "TEMP")".

Q: Je dois non seulement faire une facture, mais aussi un Bulletin de livraison, p.ex.
R: Faites les deux coup sur coup et imprimez-les directement, car il n'est pas possible en xlgm8 d'archiver un document en une étape. Voir aussi la Q&R précédente.

Q: Je tombe en rupture de stock. Je veux informer le client mais garder la commande en attente, puis livrer quand j'aurai reçu cette marchandise. Comment faire?
R: Selon la copie d'écran, indiquez de la façon suivante, en col. B de l'article, (1) indiquez selon l'exemple "Rupture de stock, suivront 4ex. S17": indiquez en col. "C" (2) la quantité que le client commande (ici "4"), filtrez puis terminez la facture en retirant cette quantité (toujours voir (2)). Au besoin indiquez (s'il n'est pas visible à l'écran) (3) le nom du client. Enfin si vous la connaissez vous pouvez indiquer la date (ou la semaine, p.ex. S17) de réapprovisionnement. Faites une copie d'écran ou une copie papier et gardez-là à votre disposition. Lorsque vous commanderez la marchandise puis quand vous la recevrez, reprenez cette fiche de reliquat et livrez au(x) client(s) ce qui reste. Sur iOS vous pouvez extraire la copie d'écran (fichier image png) de "Photo/Pellicule" et la mettre, p.ex. en "Fichiers", puis la nommer de la référence de l'article et de la quantité, ici p.ex. "111-4".

Q: Je veux antidater une facture de 3 jours.
R: Éditez la cell B13, feuille "Print" et ajoutez à la formule qui s'affiche "-3". Puis "Enter". La nouvelle date s'affiche. Terminez votre facture. N'oubliez pas de retirer ce "-3" après.

Q: Je veux chercher un article par son numéro.
R: En feuille "Print", vous pouvez utiliser le filtre sur la colonne A, ça sera le plus rapide. Autre possibilité: sélectionnez la colonne "A", cliquez sur l'Outil "Chercher" et tapez au clavier une portion ou tout le numéro, puis Enter. Vous êtes au numéro recherché. Ou encore peut se faire aussi avec le scanner de votre appareil mobile et via l'app BarcodeFacile (recommandée) d'après un code-barres. Au scanner avec l'app de scannage, scannez un code-barres, pressez "Copier" sur cette app. Basculez sur xlgm8 puis faites l'opération décrite plus haut, en "Collant" la recherche du code-barres dans l'Outil "Chercher", etc.

Q: Je veux mettre mon logo au haut de la feuille "Print".
R: Envoyez-moi votre fichier xlgm8 et votre logo et raison sociale (si vous le voulez avec une présentation sur Word ou Excel). J'ajoute vos indications comme demandé.

Q: Un article qui tient sur plusieurs lignes s'affiche sur 1 ligne et est tronqué. Comment l'afficher juste?
R: Sélectionnez la/les cellule(s) en question, en feuille "Print", col. "B". En menu "Accueil", cliquez sur "Dimensions de la cellule" puis "Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne", l'article s'affiche en entier. À noter que les articles s'affichent toujours en entier à l'impression/PDF, même s'ils sont tronqués sur la feuille "Print".

Q: Mon document fait plus qu'une page et je veux gérer l'endroit de la césure page 1-page 2
R: Ajoutez dans le dernier article de la 1ère page quelques sauts de lignes dans la colonne B, "Désignation", de façon à "pousser" l'article suivant sur la page suivante. Regardez l'effet en prévisualisant le ficher (>fichier >imprimer). Après impression ou pdf, effacez ces sauts de lignes.

Q: Vous devez monter ou descendre rapidement en haut/bas sur une feuille. Comment faire?
R: Excel dispose d'une barre de défilement verticale (à droite sur l'écran). Glissez légèrement la page verticalement puis utilisez la barre de défilement pour descendre ou monter rapidement et de façon précise (la ligne active s'affiche).

Q: Je suis au milieu de la feuille "Print" et veux rapidement aller en haut ou en bas, sans avoir à scrooler.
R: Sélectionnez la colonne C, cliquez sur l'Outil "Chercher" et tapez au clavier "Q", puis Enter (une ou deux fois) pour aller tout en haut ou tout en bas. Voir aussi la Q&R précédente.

Q: Lorsqu'on fait une copie du document pour un tiers (p.ex. adresse de livraison ou bulletin de livraison), comment supprimer les indications de prix?
R: En "Fichiers" (sur iOS) dupliquez le fichier PDF. Sur l'une des copies, avec l'outil "Stabilo blanc", effacez tout ce qui concerne les prix. Envoyez ce fichier au destinataire de la livraison.

Q: Comment lorsque l'on fait la caisse, le soir, séparer les paiements par type?
R: En feuille "Stats", la cellule B11 indique les paiements. En B5, vous pouvez indiquer (l'un après l'autre) les types de paiements que vous voulez comptabiliser (cash, mc, visa, bq, paypal, etc. -Créez les vôtres). Il ne s'affichera que le paiement sélectionné. Ne mettez rien en B5 et tous les paiements s'affichent. Mais il faut que vous ayez rempli en feuille "Archive" les col. Q, R et S pour chaque facture.

Q: Comment organiser les fichiers PDF que je crée?
R: Je vous conseille de nommer les fichiers avec les 4 chiffres donnés par le programme (1000, 1001, etc), Si vous faites une offre ou un devis, p.ex., ajoutez ainsi: "1017o" ou "1234d". Mettez les fichiers toujours dans le même et unique dossier. Sur iPad, mettez-les dans l'app "Fichiers", dans "/Excel". Gardez vos fichiers ici tant que les factures ne sont pas payées et une fois de temps en temps mettez/videz les vieux fichiers (payés) sur un ordi. Vous pouvez en tout temps voir quel numéro de fichier appartient à qui d'après votre feuille "Archive".

Q: À quoi sert la feuille "Note"?
R: À indiquer vos accords (notamment de prix, de rabais, etc), avec vos clients et fournisseurs. Ainsi lors d'une commande d'un client, affichez sa/ses fiche(s) et appliquez ce que vous avez convenu avec lui.

Q: À quoi sert la feuille "Debt"?
R: À totaliser vos achats (Debts) à vos fournisseurs/créanciers. Le total de "Debt" est reporté en cellule B18 de la feuille "Stats".

Q: Trier les articles sur la feuille "Print"?
R: Sur la version payante à votre nom vous pouvez trier la feuille "Print" et changer l'ordre des articles.

Q: Y a-t-il des opérations à ne pas faire avec ExcelgestionMobile v8?
R: Utilisez xlgm8 comme indiqué plus haut sur cette page (à lire). N'effacez pas les formules existantes. Ne modifiez pas la structure du fichier, les noms des feuilles, n'ajoutez ou ne supprimez pas des lignes et des colonnes. Pas de couper-coller, que des copier-collage spécial (Valeurs) et effacer au besoin.



(>Haut de page)

Conception & réalisation © 2000-2019 Christian Roux (c.roux@bluewin.ch), informatique, photographie et graphisme, 1753 Matran (Suisse)

Visites depuis le 09.11.2018 : 1205