ExcelgestionMobile version 4, fichier-programme de facturation fonctionnant sur Android via "WPS/Kingsoft Office v7" et sur PC/Mac via tout logiciel compatible Excel (format XLS)
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Simple et puissant à la fois, même sur Android Avec ExcelgestionMobile version 4 et un minimum de connaissances sur un programme tableur : Depuis plus de 15 ans à votre service avec professionnalisme. Souvent copié, jamais égalé!
• fonctionne sur Android/PC/Mac avec un seul fichier Excel (XLS) que vous pouvez passer d'une plate-forme à l'autre autant de fois que nécessaire
• simple à utiliser, rapide et efficace
• tables des articles (max 254 articles, étendable à 500 env. mais sans statistiques pour les articles supérieurs aux 254 premiers) et stocks, des clients/fournisseurs (max env. 300 sans espace entre les lignes sur la facture), des factures/documents
• devis/facturation pour les biens et les services, simples ou sophistiquées, désignations d'articles sur plusieurs lignes, catégories, rabais individuels
• avec (ou sans) TVA (2 taux + 0)
• archivages des documents et réimpressions de ceux-ci avec ou sans modification(s)
• impressions (A4 ou Letter) via Google Cloud Print et en PDF au look professionnel (votre raison sociale et logo comme vous le voulez), sur plusieurs pages au besoin, affichage d'une 2e monnaie, n° de facture auto, prévisualisation, multiples textes de conditions de vente, affichage de l'adresse du client à gauche sur demande, adresse de livraison sur demande, etc.
• gestion du stock évoluée partiellement automatique et facultative: cumul des entrées et sorties, stock minimal, stock initial, stock actuel
• recherche des articles et des clients par mots-clé et/ou filtrage
• commandes aux fournisseurs (gestion des achats, n° de fournisseur, prix d'achat, entrées en stock)
• nombreuses statistiques: TVA, Balance, CA, Tableaux croisés dynamiques, etc.
• importation/exportation aisée de données (articles, clients, etc.) par simples copier-collage spécial (Valeur)
• bilingue français/anglais (autres langues possibles par vos soins)
• sur Android avec le programme gratuit WPS/Kingsoft Office qui lit les fichiers Excel
• sur PC/Mac, avec Microsoft Office v2007 pour PC, 2011 pour Mac, et suivantes (avec macros) ou un autre programme compatible XLS (sans macros)
• sur Android, l'utilisation d'un stylet et/ou d'un clavier bluetooth/USB peuvent vous aider
• solution souple et évolutive en tout temps (simple fichier Excel/XLS), bas coûts en cas de personnalisations/modifications
• documentation détaillée, tutoriels, aide par e-mail, téléassistance possible, service soigné
• seulement CHF 29.95 / € 24.99, dans le prix est inclus l'ajout de votre raison sociale et de votre logo, ainsi que quelques envois de mails de votre part (et notre réponse) pour débuter
Infos sans engagement: excelgestion@bluewin.ch ou +41 (0)26 401 05 08 (8h-19h30 lu-sa)
Nombreuses réalisations de gestion à notre actif >Exemples >Ce que disent nos clients...
Télécharger ExcelgestionMobile v
4 (version démo pleinement fonctionnelle mais pas à votre nom)
Liste des feuilles et leurs usages
De gauche à droite (le programme fonctionne en passant dans les feuilles de la gauche vers la droite)
Start: présente brièvement le programme. L'Aide de ce programme est sur ce présent site Internet
Partners: répertorie les clients et fournisseurs
FirstData: permet de saisir les premières infos de base sur la facture
Articles: contient les descriptions et les stocks
Print: permet d'imprimer les factures
Stock: n'est à utiliser que pour faire une entrée/sortie, pour toutes les autres utilisations du stock, utiliser la feuille Articles
tmpArch: feuille temporaire pour passer une facture de Print à Archives et de RePrint à Archives
Archives: stocke les documents, inscrire les paiements sur cette feuille, tout à droite
tmpRePrint: feuille temporaire pour passer un document d'Archives à RePrint
Reprint: à utiliser pour RePrinter une facture
TabBord: permet d'afficher de nombreuses statistiques
CdeFourn: permet d'imprimer les Commandes aux fournisseurs
Variables: contient les paramètres du programme.
Table des Tutoriels
1.- Réaliser une facture et l'imprimer en PDF
Faire une recherche d'un article
Vider la feuille "Print" des données de la précédente facture
Facturation
Trouver ou saisir le client
Créer le début de la facture ("FirstData")
Finaliser la facture et l'imprimer en PDF
2.- Lors d'une facture, sortir du stock. Fonctionnement du Stock (voir v1)
3.- Commandes aux fournisseurs
3b.- Passer un document aux Archives, le modifier, le réimprimer puis le repasser aux Archives
4.- Remettre à zéro après avoir réalisé un document (voir v1)
Voir point 1.- "Vider la feuille 'Print...'"
5.- Enregistrer un paiement d'une facture, voir la balance
6.- Statistiques: Tableau croisé dynamique (voir v1)
7.- Faire des sauts de lignes et ajuster la hauteur des lignes dans la feuille "Print" (voir v1)
Un fichier d'aide complet en français/english au format Excel est disponible ici (mais quelques changements dans le programme ont été faits ultérieurement)
ExcelgestionMobile v4, différents moyens pour vous en dire plus
Exemple fictif de document (cliquer pour voir en grand).
Les versions 1,3 et 4 sont identiques à l'impression
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Regardez ces vidéos |
Exemple de facture en pdf réalisée depuis WPS Office/Android avec ExcelgestionMobile v1, 3 ou 4
Comparaison des fonctionnalités entre les versions 1, 3 et 4
| Fonctionnalités | Version 1 | Version 3 | Version 4 |
| Nombre d'articles | 226 (max. théorique possible 254) | env. 3000 | 254 (max possible env. 500) |
| Nombre de lignes de facturation | 226 (max. théorique possible 254) | 20 (max. possible env. 50) | 100 |
| Nombre de partners | approx. 300 | approx. 3000 | approx. 300 |
| Nombre de documents archivables | approx. 300 | approx. 3000 | approx. 300 |
| Programme(s) requis sur Android | WPS Office | PortoDB (pour "manager") WPS Office (pour imprimer) |
WPS Office |
| Programme(s) possible(s) pour utilisation sur PC/Mac | MS Office (avec macros, recommandé) WPS Office PC (sans macros) |
MS Office WPS Office (recommandé) |
MS Office (avec macros, recommandé) WPS Office PC (sans macros) |
| Possibilité de travailler sur PC/Mac | Oui | Oui, essentiellement pour imprimer | Oui |
| Macro, automatisation sur PC/Mac | Oui | Non | Oui |
| Fonctionnalités (liste partielle des fonctions de base) | 1) Facturation
(articles dans l'ordre des numéros) 2) Gestion des clients 3) Gestion du stock 4) Affichage des statistiques 5) Commandes aux fournisseurs 6) Impressions/PDF |
1) Facturation 2) Gestion des clients 3) Gestion du stock (à venir) 4) Affichage des statistiques 5) Commandes aux fournisseurs (à venir) 6) Impressions/PDF |
1) Facturation
(articles dans l'ordre de la saisie) 2) Gestion des clients 3) Gestion du stock 4) Affichage des statistiques 5) Commandes aux fournisseurs 6) Impressions/PDF |
| Tâches manuelles requises sur Android | 3), 4), 5) par copier-coller | Les tables Articles et Factures doivent être copiées-collée dans le fichier XLS pour 3), 4), 5), 6) | 3), 4), 5) par copier-coller |
Sérieux et qualité à prix serré: un tarif extrêmement compétitif
Commander la version avec votre logo et votre raison sociale (veuillez nous envoyer vos coordonnées et votre logo par e-mail pour que nous les ajoutions sur votre exemplaire) seul. CHF 29.95/€ 24.99 tout compris (payables par cartes de crédit via Paypal).
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Pour commander le programme, utilisez l'un des boutons ci-dessous.
Le programme vous sera envoyé par retour par e-mail. |
TUTORIELS sur ExcelgestionMobile v4
1.-
DébuterChoisissez "Afficher" (1), puis "Rechercher" (2) et indiquez le mot-clé que vous souhaitez. Indiquez un mot-clé que vous recherchez, quand vous êtes sur le bon article, gardez en mémoire son numéro
VIDER LA FEUILLE "PRINT" DES DONNÉES DE LA PRÉCÉDENTE FACTURE C) Sélectionnez "Cellule" (1), Effacer (2) puis "Contenu" (3). FACTURATION Indiquez "6" en Réf (A17 - 1), "Enter" (2), puis "1" puis "Enter", puis en restant dans le mode clavier, déplacez-vous en Qté (C17 - 3) et indiquez celles-ci soit "18.5" et "29", enfin en % (F17 - 4) indiquez 3 et 5 (pour-cent), toujours en faisant des "Enter", pressez le bouton physique "Retour" de votre Android pour fermer le clavier TROUVER OU SAISIR LE CLIENT CRÉER LE DÉBUT DE LA FACTURE ("FirstData") FINALISER LA FACTURE ET L'IMPRIMER EN PDF Choisissez l'onglet "Fichier" (1), "Imprimer" (2)
Assurez-vous que "Print" est la feuille choisie (1), puis pressez "Imprimer" (2)
Cliquez sur Postscript (1) Contrôler l'emplacement de stockage (1), le nom de fichier (2), et modifier en "PDF" (3), puis "Exporter en PDF" (4)
A l'aide du programme de lecture de PDF, ouvrez le fichier ainsi créé. Comme vous pouvez le voir, le fichier est propre et complet (voir l'original en pdf)
3.- Commandes aux fournisseurs Nous sommes en mode "édition" ("Terminé" s'affiche) (1), sur la feuille "Articles" (2). Le besoin de passer une commande à un fournisseur s'indique dans la col K "Proposition de commande", lorsqu'une valeur positive s'affiche. Ici en K2 le programme propose "43.0" (3), selon le calcul fait d'après les colonnes précédentes G, H, I et J. A noter que le fournisseur a le numéro 3 (voir son identité en feuille "Partners"). Nous allons donc grâce au clavier (5) passer une commande de "50" (6) en ajoutant cette valeur. L'article a une description "fournisseur" (col N), qui n'est pas forcément la même que la description "vente" (en col B) et un prix d'achat unitaire (P.A.U) fournisseur (col O). Remplissez la col L pour tous les articles à commander du fournisseur 3. Au besoin filtrez les valeurs positives de la colonne K et/ou le numéro "3" de la col M pour mieux visualiser quoi commander.
Rendez-vous sur la feuille "CdeFourn" (1), en B15 indiquez le partner (ici c'est un fournisseur) n° 3 (2). Ouvrez le filtre (3), sélectionnez "Multiple", "Sél. tout" (4), décochez le "vu" à côté du "0" (5) puis cliquez à côté du filtre pour valider vos choix et le fermer. A noter l'Unité et le PAU du fournisseur qui s'affichent (6). Vous pouvez, ligne par ligne, ajouter une Remarque (7). Pressez le menu Outil (8) et imprimez ou réalisez un PDF de ce document. A noter qu'en bas du document 3 lignes sont disponibles pour des commentaires. Après impression effacez la col F "Remarques" et ces éventuels commentaires.
(>Haut de page)
3b.- Passer un document aux Archives, le modifier, le réimprimer puis le repasser aux Archives
Vous avez imprimé une Confirmation de commande et maintenant voulez la transformer en Facture Allez sur la feuille de droite "Archives" (1), placez-vous sur la prochaine cellule libre (ici A10) (2) et faites un tap léger pour ouvrir le menu contextuel "Collage spécial" (3). Choissez "valeurs" et le bouton "Coller". Maintenant nous allons le reprendre, le modifier et le réimprimer, puis le repasser à Archives ...et passez dans la feuille de droite "tmpRePrint" (1) et faites un collage spécial (comme nous avons déjà vu) sur la première cellule A2 (2) Déplacez-vous à droite, les cellules aux fonds verts peuvent être changées. Vous ouvrez la liste déroulante en K2 et remplacez "Confirmation de commande" (1) par "Facture" (2). Vous pouvez changer le n° du partner col J, la date col L et d'autres paramètres sur la droite (3) dans les cellules aux fonds verts Allez sur la feuille de droite "RePrint" (1). Vous voyez que le document contient bien les changements, il est devenu une Facture (2). Contrôlez bien le document. Filtrez comme nous avons vu "Multiple", "Sél.tout", décochez les "0" et cliquez en dehors du filtre pour valider votre choix et fermer le filtre. Sélectionnez le menu "Outils" (4) et imprimez ou réalisez un PDF comme nous avons déjà vu Vous allez passer ce document à Archives Sélectionnez les lignes (1 + 2), puis copiez (Menu Outils, etc) (3) Allez sur la feuille de droite "Archives" (1), sur la prochaine cellule vide (2) et faites un collage spécial (3), Valeurs, Coller. Allez sur la feuille "Archives", sur la première ligne du document pour lequel vous recevez un paiement (vous avez la possibilité de trouver cette ligne en filtrant ou par recherche en col. A) cette cellule (ici A2) (1) résume la facture. Le 1er numéro est le numéro de partner, puis les 4 premières lettres du document ("Fact" p.ex.). Puis le n° du document (ici "5") et enfin le montant total (ici "19892.45"). Déplacez-vous à droite sur la col AD, où 4 colonnes sont en rose. Remplissez (2+3+4+5) comme indiqué. Ici nous remplissons les "500" que nous recevons en acompte (5). Mettez dans cette colonne le statut du paiement ("Ok", "Acompte", etc). Si vous recevez plusieurs paiements partiels, saisissez-les tous ici, en col AE, en indiquant, p.ex. "=500+15000". Voir le paiement en Statistiques et la Balance
FAIRE UNE RECHERCHE D'UN ARTICLE
Sur la feuille "Articles" (1), en mode d'édition ("Terminé") (2), vous pouvez soit filtrer : Ouvrir le filtre (3) et choisir un enregistrement (vous pouvez aussi choisir "Personnalisé", choisir "Contient" et donner une chaîne de caractères, puis Ok), soit vous pouvez tout simplement "scrooler" la liste (4) pour trouver l'enregistrement, soit encore vous pouvez faire une recherche, pressez "Outils" (5)
A) Sur la feuille "Print", déplacez-vous au besoin sur la droite de la feuille et cliquez sur i15 "Sél. MàZ" (1), la colonne F se sélectionne (2), puis ouvrez Outils (3).
B) Après avoir fait ce qui vous sera dit dans le print screen suivant, vous aurez à cliquer sur i13 pour sélectionner la col A, et sur i14, pour sélectionner la col C
D) Retournez sur le print screen précédent (vous n'avez pas besoin de fermer l'Outil "Effacer"), et refaites l'opération du point B plus le point C (col A), puis encore une fois (col C)
Toutes les données sont vidées
Cette version 4 d'ExcelgestionMobile demande que vous facturiez dans la feuille "Print" (1) et donc de faire des allers-retours avec la feuille Articles (pour savoir le numéro de l'article à facturer). Vous pouvez aussi imprimer une liste de vos articles et travailler à partir de là.
Nous voulons facturer l'article 6 et le 1. Placez-vous en A17 (2) et cliquez sur l'icône du menu clavier pour l'ouvrir (3)
En mode d'édition ("Terminé"), sur feuille "Partners" (1), notez le numéro du client (2) que vous voulez facturer (p.ex. "3" "Docteur Dupond"), sinon créez nouveau en remplissant la col A (avons mis "5") et la col B. Nous avons mis "Madame" (3) puis faisons un saut de ligne dans la cellule (4) en faisant un appui prolongé. Quand vous avez saisi toute l'adresse, telle que vous voulez qu'elle s'imprime dans Facture, mémorisez son numéro "5"
Sur la feuille "FirstData", en ligne 3 ouvrez la liste déroulante et choisissez "Facture", en ligne 4 le prochain n° de document proposé est le 6, mettez donc "6" en B4, laissez la date du jour en B5, mettez "No" en Monnaie, en B6, mettez "5" comme N° de partner, "2" comme conditions de paiement (liste en feuille "Variables"), mettez "B5+31" pour l'échéance en B9, ne mettez rien comme Type de paiement en B10, et rien non plus en B11 comme Avance. "FirstData" doit ressembler à cela
Sur la feuille "Print" (1), ouvrez le filtre en A16 (2), activez "Multiple" (3), "Sél. tout" (4) et décochez (enlevez le "vu") à côté de "Blancs" (5), puis validez et fermez le filtre en cliquant à côté (6), enfin tout en bas à gauche (pas d'illustration), pressez sur Outils, non sans avoir contrôlé que votre facture est correcte (naviguez pour la voir en entier)
Vous êtes en mode "édition" ("Terminé" s'affiche) (1) sur la feuille "tmpArch" (2). Veuillez noter en B1 que nous sommes en "Print" (fond bleu) (3). Comme ne le montre pas ce printscreen, nul besoin d'ouvrir le filtre en A1 (4), simplement sélectionnez les lignes 2 et suivantes qui contiennent des données. Cliquez sur l'en-tête de la ligne 2 (5) pour sélectionner cette ligne, puis glissez la poignée verte jusque vers la dernière ligne occupée (ici la ligne 9) (6), Ouvrez le menu Outils (7), choisissez "Afficher" puis "Copier"
Votre document est maintenant stocké dans les Archives. Enregistrez votre document
En feuille Archives (1), sélectionnez les lignes du document à modifier (2) (une Confirmation de commande (3)), puis comme nous avons vu, copiez-le...
Pour vider la feuille, cliquez sur B1 "Clic pour sélectionner" (attention le print screen n'est pas à jour et ne l'indique pas, mais c'est bien ainsi), puis effacez les données: menu Outils, Cellule, Effacer, Contenu
Allez à gauche sur la feuille "tmpArch" (1), filtrez les données visibles (pas les "0") (2) et modifiez "Print" (fond bleu) par "Reprint" (3) fond magenta. Maintenant vous pouvez contrôler que c'est bien le document "reprinté" qui est affiché ici
Le document est maintenant stocké dans les Archives. Enregistrez votre document
Allez en feuille "TabBord" (= Statistiques) (1), avec les dates de départ (ligne 2) et de fin (ligne 3) (2), un numéro de partner (ligne 4) qui ici n'a pas d'importance, mais un type de document (ligne 5) en "Facture" (5) (ouvrez la liste au besoin) et un numéro d'article (ligne 6) "3", en ligne 7 (qui ici n'a pas d'importance), vous voyez que le montant des factures est de 20392.47 (4) mais le montant dû (=Balance) est de "19892.47" (5) car "500.-" ont déjà été payés par l'acompte
8.- Liste des macros VBA
| Macros/Commandes automatiques (sur Microsoft Excel PC/Mac) Veuillez presser le raccourci clavier indiqué et suivre les instructions |
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| Fonction/Tâche | Nom macro | Raccourci |
| Imprimer devis/facture | PrintDocument_P | CTRL+Maj+P |
| Remettre à zéro devis/facture | PrintReset_R | CTRL+Maj+R |
| Valider Sortie du stock | AddQteSortie_S | CTRL+Maj+S |
| Valider Entrée en stock | AddQteEntree_E | CTRL+Maj+E |
| De tmpArch à Archives | DeTmpArchToArchives_T | CTRL+Maj+T |
| De Archives à RePrint | DeArchivesToRePrint_A | CTRL+Maj+A |
| Remettre à zéro CdeFourn | CdeFournReset_C | CTRL+Maj+C |
Liste chronologique (inverse) des ajouts et correctifs
06.06.15 Version 28, permet d'effacer les données en feuille "Print" de façon plus simple
11.05.15 Une version complète (v018) est maintenant publiée. 2 tutoriels sont ajoutés
01.05.15 Débuts de la version 4 qui est la version qui se rapproche le plus de la version PC/Mac full, le 2.5 publication d'une version beta
31.07.14 Pour les versions 3 et 4, si en passant le programme d'une plate-forme à une autre on a le message ci-dessous, simplement donner un nom
28.06.14 version 014 Lancement sur www.excelgestion.com/mobile, de la version 1, démo et tutoriel sur youtube (voir plus haut).
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